Характерные особенности проектных работ

Проекты, независимо от сферы деятельности, обладают целым рядом одинаковых особенностей. Распределение затрат времени и ресурсов в проекте описывается S-образной кривой (см. рис. 1.5), причем до 90% затрат приходится на этапы разработки-реализации.

Рис. 1.5.Типовое распределение затрат времени и ресурсов при выполнении проекта

Степень неопределенности оценок затрат на выполнение проекта изменяется в зависимости от этапа проекта, на котором такая оценка производится, и возможная величина погрешности сильно варьируется в зависимости от предметной области. Для проектов внедрения информационных систем можно воспользоваться "конусом неопределенности", рекомендованным для ИТ-проектов в методологии MSF [ 5 ] (см. рис. 1.6).

Рис. 1.6.Относительные значения погрешности в оценке параметров проекта

Стоимость внесения изменений в проект экспоненциально нарастает к концу проекта (см. рис. 1.7), а значит, выполнение всех рискованных работ необходимо планировать на ранние стадии проекта.

Рис. 1.7.Типовой график нарастания стоимости внесения изменений в проект

Следующей общей для всех проектов характеристикой является их зависимость от окружения, в котором проекты исполняются. "Успех проекта зачастую определяется не столько логическим или эффективным распределением ролей, обязанностей и ресурсов, сколько созданием работоспособной структуры связей различных внутренних частей проекта с внешними участниками" [ 4 ] . Зачастую снижение эффективности проектов, появление трудностей в их реализации связано с тем, что их цели, организация и методы управления несовместимы или конфликтуют с ключевыми элементами окружения. Относительно ИТ-проектов можно выделить следующие элементы окружения, оказывающие на них наиболее существенное влияние: структура организации, степень ее знакомства с используемыми технологиями, конкуренция с другими проектами, местные, региональные и национальные организации, поставщики продуктов и услуг, пользователи результатов проекта.

Менеджеру необходимо перед началом проекта сформировать представление об окружении, организовать взаимодействие с его элементами и отслеживать изменения окружения, происходящие в процессе исполнения проекта.

Обзор окружения может осуществляться в разных формах, от случайного наблюдения до запланированного систематического обследования. Для структурированного представления информации может быть использован шаблон [ рис. 1.4], показанный на рис. 1.8.

Рис. 1.8.Шаблон документирования обзора окружения

На шаблоне вся область окружения делится на секторы - сферы, влияющие на проект. Концентрическими окружностями разделяются группы элементов окружения в зависимости от возможности влияния на эти элементы со стороны проекта.

В соответствующих областях шаблона размещаются обозначения субъектов и факторов, важных с точки зрения проекта.

Под субъектом (или действующим лицом ) понимается личность, группа, организация или учреждение, способное выполнить какое-либо действие и тем самым повлиять на проект. Примеры действующих лиц окружения для проектов внедрения информационных систем [ 6 ] :

· руководство - лица, отвечающие либо за выделение бюджета разработки, либо за бюджет организации, где система будет использоваться; ответственные за стратегию развития компании;

· инвесторы - лица, которые вкладывают средства в организацию, разрабатывающую или использующую систему;

· пользователи - лица, которые непосредственно заинтересованы в возможностях или сервисах, предоставляемых системой; возможно существование таких пользователей, которые не взаимодействуют с системой напрямую, но используют результаты ее работы;

· обслуживающий персонал - обеспечивает эксплуатацию системы после запуска;

· утилизаторы - обеспечивают соблюдение требований законодательства по защите окружающей среды;

· обучающий персонал - организует подготовку специалистов для эксплуатации системы;

· покупатели - лица, которые платят за систему, но не участвуют в ее разработке и последующей эксплуатации;

· продавцы (маркетологи) - лица, во многом определяющие требования к системам массового спроса;

· эксперты по эргономике и эффективности - лица, заинтересованные в удобном и эффективном использовании системы;

· правительство - принимает официальные документы органов власти, регулирующие возможности использования системы;

· органы стандартизации - принимают стандарты (международные, национальные, корпоративные), влияющие на систему;

· общественное мнение - отражает географические и национальные особенности среды создания или применения системы;

· регулирующие органы - сертифицируют и разрешают эксплуатацию систем.

Факторы - это элементы окружения, которые не могут совершать действия, но влияют на проект самим фактом своего существования. Примерами факторов являются законы, постановления, традиции, тенденции, экономические, физические или какие-то другие условия и пр.

Для успешности проекта необходимо обеспечить его связи с окружением посредством организационных мероприятий и процедур управления.

К организационным мероприятиям относятся: создание формальных комитетов для координации, планирования и управления проектами; включение основных участников проекта в совет директоров, в группу советников или комитеты заинтересованных организаций; введение в проекте должности менеджера по взаимодействию с ключевыми фигурами окружения.

В процедурах управления целесообразно предусмотреть: приглашение ключевых действующих лиц для участия в совещаниях по проекту; рассылку им копий отчетов по проекту.

Работа менеджера проекта с выявленными факторами окружения предусматривает: учет влияния факторов при планировании и обосновании проекта; мониторинг изменения ключевых факторов и отражение изменений в планах проекта.

Пример специальных мероприятий, направленных на обеспечение взаимосвязи проекта с его окружением, приведен в таблице 1.3.

Таблица 1.3. Взаимодействие проекта с окружением

Задачи управления проектами	Мероприятия, направленные на действующих лиц	Мероприятия, направленные на ключевые факторы
1. Определение проекта	Вовлечь действующих лиц в процесс определения; если можно, использовать их идеи; объяснить им суть проекта; определить проблемы и негативные реакции	Включить первостепенные факторы в допущения планирования, идентифицировать налагаемые ими ограничения, которые влияют на определение проекта
2. Организация и формирование команды	Установить формальные, рабочие и неформальные отношения с действующими лицами; рассматривать их как членов команды проекта, при необходимости приглашать на совещания по проекту	Включить влияние факторов в организационную структуру; сообщить членам команды все ключевые факторы и прояснить их влияние на успех проекта
3. Создание плана, расписания и бюджета	По возможности привлечь действующих лиц к подготовке планов, расписаний и бюджетов; удостовериться, что планы отражают реальность, определяемую ключевыми действующими лицами	Внести информацию, имеющую отношение к ключевым факторам, в планы, бюджеты и расписания
4. Авторизация работ и начало исполнения	Постоянно информировать действующих лиц о ходе выполнения проекта, особенно когда операции напрямую влияют на них	По возможности вести мониторинг факторов во избежание возникновения прямых конфликтов и проблем
5. Контроль исполнения работ, расписания и бюджета	Постоянно информировать действующих лиц о ходе выполнения проекта, особенно когда операции напрямую влияют на них	По возможности вести мониторинг факторов во избежание возникновения прямых конфликтов и проблем
6. Оценка хода работ и руководство проектом	По возможности включить действующих лиц в процесс оценки; заранее предоставлять им информацию об основных изменениях	Периодически обновлять данные по каждому ключевому фактору и включать их в процесс оценки хода работ
7. Закрытие проекта	Привлечь действующих лиц к планированию и операциям закрытия; продолжать информирование	Продолжать следить за факторами и вносить изменения в планы закрытия