Завершение работы с Microsoft Excel

Пособие для начинающих

Данное учебное пособие посвящено табличному процессору Microsoft Excel 2000, который входит в пакет Microsoft Office 2000. Пособие содержит описание основных операций создания и обработки таблиц с помощью Microsoft Excel.

Пособие рассчитано на пользователей, которые имеют минимальный опыт работы в среде Windows.

Содержание

Общие сведения........................................................................................ 3

Окно программы.................................................................................... 3

Меню....................................................................................................... 3

Панели инструментов............................................................................ 4

Буфер обмена......................................................................................... 5

Рабочая книга......................................................................................... 5

Выделение элементов таблицы.............................................................. 6

Заполнение ячеек.................................................................................... 6

Отмена операций.................................................................................... 7

Создание рабочей книги........................................................................ 7

Открытие рабочей книги....................................................................... 7

Сохранение рабочей книги.................................................................... 8

Закрытие рабочей книги........................................................................ 8

Завершение работы с Microsoft Excel................................................... 9

Работа с формулами................................................................................ 9

Основные сведения................................................................................. 9

Функции................................................................................................ 10

Массивы формул.................................................................................. 11

Сообщения об ошибках....................................................................... 11

Операции с элементами таблицы........................................................ 12

Вставка элементов таблицы................................................................. 12

Удаление элементов таблицы.............................................................. 12

Удаление содержимого элементов таблицы....................................... 13

Копирование и перемещение данных................................................. 13

Поиск данных....................................................................................... 14

Зaменa данных..................................................................................... 14

Операции с листами рабочих книг...................................................... 15

Формат данных...................................................................................... 15

Формат чисел....................................................................................... 15

Маски форматов................................................................................... 16

Выравнивание содержимого ячеек..................................................... 18

Установление шрифта.......................................................................... 19

Изменение размеров строк и столбцов............................................... 20

Оформление таблиц............................................................................. 22

Группирование элементов таблицы.................................................... 23

Работа с окнами..................................................................................... 24

Разделение окон................................................................................... 24

Создание нового окна.......................................................................... 24

Фиксация подокон................................................................................ 25

Присвоение имени ячейке, диапазону или формуле.......................... 25

Создание примечаний.......................................................................... 26

Работа с базами данных........................................................................ 27

Сортировка данных............................................................................. 27

Формы данных..................................................................................... 28

Установление диапазона критериев.................................................... 29

Автофильтр.......................................................................................... 30

Расширенный фильтр.......................................................................... 31

Создание диаграмм............................................................................... 33

Печать таблиц........................................................................................ 34

Общие сведения

Окно программы

Microsoft Excel 2000 – табличный процессор, программа для создания и обработки электронных таблиц. Ярлык Microsoft Excel 2000 имеет вид на рис.1.

Microsoft Excel позволяет работать с таблицами в двух режимах:

¯ Обычный – наиболее удобный для выполнения большинства операций.

¯ Разметкастраниц–удобен для окончательного форматирования таблицы перед распечаткой. Границы между страницами в этом режиме отображаются синими пунктирными линиями. Границы таблицы – сплошной синей линией, перетягивая которую, можно изменять размеры таблицы.

Для перехода между режимами Обычный и Разметкастранициспользуются соответствующие пункты меню Вид.

Рис.2. Окно Microsoft Excel

Меню

Под заголовком окна находится строка меню, через которую можно вызвать любую команду Microsoft Excel. Для открытия меню необходимо щелкнуть мышью на его имени. После этого появятся те команды этого меню, которые используются наиболее часто (рис.3). Если щелкнуть по кнопке в нижней части меню то появятся все команды этого меню (рис.4).

Панели инструментов

Под строкой меню расположены панели инструментов, которые состоят из кнопок с рисунками. Каждой кнопке соответствует команда, а рисунок на этой кнопке передает значение команды. Большинство кнопок дублирует наиболее часто употребляемые команды, доступные в меню. Для вызова команды, связанной с кнопкой, необходимо щелкнуть мышью на этой кнопке. Если навести указатель мыши на кнопку, рядом появится рамка с названием команды.

Обычно под строкой меню находятся две панели инструментов – Стандартная и Форматирование. Чтобы вывести или убрать панель с экрана, следует выбрать в меню Видпункт Панели инструментов,а затем щелкнуть на имя нужной панели. Если панель присутствует на экране, то рядом с ее именем будет стоять метка a.

Если для отображения всех кнопок на панели не достаточно места, то выводятся кнопки, которые были использованы последними. Если нажать на кнопку в конце панели, то появятся остальные кнопки (рис.5). При нажатии на кнопку Добавить или удалить кнопки появится меню (рис.6), в котором можно вывести или убрать кнопку с панели.

Также для изменения состава панели инструментов, используется окно Настройка из меню Сервис. В диалоговом окне необходимо выбрать вкладыш Команды. В списке Категориивыбирается группа кнопок, после чего в списке Командыпоявляются кнопки этой группы. Чтобы добавить кнопку на панель инструментов, следует перетянуть ее из диалогового окна в нужную позицию меню. Процесс установления кнопки завершается щелчком кнопки Закрыть. Для удаления кнопки с панели инструментов необходимо перетянуть ее в диалоговое окно Настройка.

Управлять панелями инструментов удобно с помощью контекстного меню (рис.7), которое вызывается нажатием правой клавиши мыши на любой кнопке.

Под панелями инструментов Microsoft Excel обычно находится строка формул, а в нижней части окна – строка состояния. Чтобы вывести или убрать эти строки, следует в меню Вид выбрать соответствующие пункты: Строка формул (рис.8) или Строка состояния.

Рабочая книга

Файл Microsoft Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга состоит из рабочих листов, имена которых (Лист1, Лист2, …) выведены на ярлыках в нижней части окна рабочей книги (рис.2). Щелкая по ярлыкам, можно переходить от листа к листу внутри рабочей книги. Для прокручивания ярлыков используются кнопки слева от горизонтальной координатной линейки:

	переход к ярлыку первого листа;
	переход к ярлыку предыдущего листа;
	переход к ярлыку следующего листа;
	переход к ярлыку последнего листа.

Рабочий лист представляет собой таблицу, состоящую из 256 столбцов и 65536 строк. Столбцы именуются латинскими буквами, а строки – цифрами. Каждая ячейка таблицы имеет адрес, который состоит из имени строки и имени столбца. Например, если ячейка находится в столбце F и строке 7, то она имеет адрес F7.

Выделение элементов таблицы

Одна из ячеек таблицы всегда является активной. Активная ячейка выделяется рамкой. Чтобы сделать ячейку активной, необходимо клавишами управления курсором подвести рамку к этой ячейке или щелкнуть в ней мышью.

Для выделения нескольких смежных ячеек необходимо установить указатель мыши в одну из ячеек, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, растянуть выделение на всю область. Для выделения нескольких несмежных групп ячеек следует выделить одну группу, нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, выделить другие ячейки.

Чтобы выделить целый столбец или строку таблицы, необходимо щелкнуть мышью на его имени. Для выделения нескольких столбцов или строк следует щелкнуть на имени первого столбца или строки и растянуть выделение на всю область.

Для выделения нескольких листов необходимо нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкать на ярлыках листов.

Рис.8

Заполнение ячеек

Для ввода данных в ячейку необходимо сделать ее активной и ввести данные с клавиатуры. Данные появятся в ячейке и в строке редактирования (рис.8). Для завершения ввода следует нажать Enter или одну из клавиш управления курсором. Процесс ввода данных закончится и активной станет соседняя ячейка.

Чтобы отредактировать данные в ячейке, необходимо:

¯ сделать ячейку активной и нажать клавишу F2 или дважды щелкнуть в ячейке мышью;

¯ в ячейке появится текстовый курсор, который можно передвигать клавишами управления курсором;

¯ отредактировать данные;

¯ выйти из режима редактирования клавишей Enter.

Внимание! Перед выполнением любой команды Microsoft Excel следует завершить работу с ячейкой, т. е. выйти из режима ввода или редактирования.

Отмена операций

Для отмены последней операции над данными необходимо в меню Правкавыбрать команду Отменить… или щелкнуть кнопку . Если щелкнуть на стрелке 6 рядом с этой кнопкой, то откроется список операций, выполненных в текущем сеансе. Щелкнув на имени одной операции, можно отменить ее и все операции, выполненные после нее.

Чтобы вернуть последнюю отмененную операцию, следует в меню Правкавыбрать команду Повторить…или щелкнуть кнопку . Для просмотра списка отмененных операций следует щелкнуть на стрелке 6 рядом с этой кнопкой.

Создание рабочей книги

Для создания новой рабочей книги следует в меню Файлвыбрать команду Создать. В открывшемся диалоговом окне (рис.9) выбрать вкладыш, а затем шаблон, на основе которого будет создана рабочая книга; после чего щелкнуть кнопку OK. Обычные рабочие книги создаются на основе шаблона Книга. Для создания рабочей книги на основе шаблона Книга можно щелкнуть кнопку .

Рис.9

Рис.10

Открытие рабочей книги

Для открытия существующей рабочей книги необходимо в меню Файл выбрать команду Открытьили щелкнуть кнопку , после чего откроется диалоговое окно Открытиедокумента (рис.10). В поле списка Папка следует выбрать диск, на котором находится нужная рабочая книга. В списке, расположенном ниже, выбрать (двойным щелчком) папку с книгой и саму книгу.

По умолчанию в списке выводятся только файлы с книгами Microsoft Excel, которые имеют расширение xls и значки на рис.11. Для вывода других типов файлов или всех файлов необходимо выбрать соответствующий тип в поле списка Типфайлов.

Рис.12

Сохранение рабочей книги

Для сохранения рабочей книги необходимо вызвать команду Сохранитьменю Файлили щелкнуть кнопку . При первом сохранении появляется диалоговое окно Сохранениедокумента (рис.12). В поле списка Папкаследует выбрать диск, а в списке, расположенном ниже – папку, в которой необходимо сохранить книгу. В поле списка Типфайла – формат, в котором будет сохранена книга. В поле Имяфайлаввести имя книги и щелкнуть кнопку Сохранить.

При повторном сохранении диалоговое окно Сохранениедокумента не выводится, книга автоматически сохраняется в том же файле. Чтобы сохранить книгу под другим именем или в другой папке, следует в меню Файл выбрать команду Сохранитькак, после чего появляется окно Сохранениедокумента.

Закрытие рабочей книги

Для закрытия рабочей книги необходимо выбрать в меню Файлкоманду Закрытьили щелкнуть кнопку r окна книги.

Работа с формулами

Основные сведения

Вычисления в таблицах выполняются с помощью формул. Формула может состоять из математических операторов, значений, ссылок на ячейку и имена функций. Результатом выполнения формулы есть некоторое новое значение, содержащееся в ячейке, где находится формула. Формула начинается со знака равенства "=". В формуле могут использоваться арифметические операторы + - * / Порядок вычислений определяется обычными математическими законами.

Примеры формул: =(А4+В8)*С6, =F7*С14+B12.

Константы – текстовые или числовые значения, которые вводятся в ячейку и не могут изменяться во время вычислений.

Ссылка на ячейку или группу ячеек – способ, которым указывается конкретная ячейка или несколько ячеек. Ссылка на отдельную ячейку – ее координаты. Значение пустой ячейки равно нулю.

Ссылки на ячейки бывают двух типов:

относительные – ячейки обозначаются относительным смещением от ячейки с формулой (например: F7).

абсолютные – ячейки обозначаются координатами ячеек в сочетании со знаком $(например:$F$7).

Комбинация предыдущих типов (например:F$7).

При копировании формул относительные ссылки изменяются на размер перемещения.

Для обращения к группе ячеек используются специальные символы:

: (двоеточие) – формирует обращение к блоку ячеек. Через двоеточие указывается левая верхняя и правая нижняя ячейки блока. Например:С4:D6 – обращение к ячейкам С4, С5, С6, D4, D5, D6.

; (точка с запятой) – обозначает объединение ячеек. Например, D2:D4;D6:D8 – обращение к ячейкам D2, D3, D4, D6, D7, D8.

Для ввода формулы в ячейку следует ввести знак '=' и формулу для вычисления. После нажатия клавиши Enter в ячейке появится результат вычисления. При выделении ячейки, содержащей формулу, формула появляется в строке редактирования.

Функции

Функциямив Microsoft Excel называют объединения нескольких вычислительных операций для решения определенной задачи. Функции в Microsoft Excel представляют собой формулы, которые имеют один или несколько аргументов. В качестве аргументов указываются числовые значения или адреса ячеек.

Например:

=СУММ(А5:А9)–сумма ячеекА5, А6, А7, А8, А9;

=СРЗНАЧ(G4:G6)–среднее значение ячеекG4, G5, G6.

Функции могут входить одна в другую, например:

=СУММ(F1:F20)ОКРУГЛ(СРЗНАЧ(H4:H8);2);

Для введения функции в ячейку необходимо:

¯ выделить ячейку для формулы;

¯ вызывать Мастер функций с помощью команды Функция меню Вставка или кнопки ;

¯ в диалоговом окне Мастер функций (рис.13), выбрать тип функции в поле Категория, затем функцию в списке Функция;

¯ щелкнуть кнопку ОК;

Рис.13

¯ в полях Число1, Число2 и др. следующего окна ввести аргументы функции (числовые значения или ссылки на ячейки);

¯ чтобы указать аргументы, можно щелкнуть кнопку , находящуюся справа от поля, и выделить мышью ячейки, содержащие аргументы функции; для выхода из этого режима следует щелкнуть кнопку , которая находится под строкой формул;

¯ щелкнуть ОК.

Вставить в ячейку функцию суммы СУММ можно с помощью кнопки .

Массивы формул

Массивы формул удобно использовать для введения однотипных формул и обработки данных в виде таблиц. Например, для вычисления модуля от чисел, размещенных в ячейках B1, C1, D1, E1, вместо ввода формул в каждую ячейку можно ввести одну формулу – массив для всех ячеек. Microsoft Excel добавляет вокруг массива формул фигурные скобки { }, по которым его можно отличить.

Для создания массива формул необходимо:

¯ выделить ячейки, в которых должен находиться массив формул (рис.14);

¯ ввести формулу обычным способом, указав в качестве аргументов группу ячеек-аргументов;

¯ в последнем окне вместо кнопки ОК нажать комбинацию клавиш Ctrl+Shift+Enter.

Для редактирования массива формул необходимо:

¯ выделить ячейки, в которых находится массив;

¯ щелкнуть мышью внутри строки редактирования и отредактировать формулу;

¯ нажать комбинацию клавиш Ctrl+Shift+Enter.

Рис.14

Сообщения об ошибках

Если формула в ячейке не может быть правильно вычислена, Microsoft Excel выводит в ячейку сообщение об ошибке. Если формула содержит ссылку на ячейку, которая содержит значения ошибки, то вместо этой формулы также будет выводиться сообщение об ошибке. Значение сообщений об ошибках следующее:

#### – ширина ячейки не позволяет отобразить число в заданном формате;

#ИМЯ? – Microsoft Excel не смог распознать имя, использованное в формуле;

#ДЕЛ/0! – в формуле делается попытка деления на нуль;

#ЧИСЛО! – нарушены правила задания операторов, принятые в математике;

#Н/Д – такое сообщение может появиться, если в качестве аргумента задана ссылка на пустую ячейку;

#ПУСТО! – неверно указано пересечение двух областей, которые не имеют общих ячеек;

#ССЫЛКА! – в формуле задана ссылка на несуществующую ячейку;

#ЗНАЧ! – использован недопустимый тип аргумента.

Вставка элементов таблицы

Для вставки ячеек следует выделить ячейки, на месте которых будут вставлены новые, и вызвать командуЯчейки из меню Вставка.В появившемся диалоговом окне (рис.15) выбрать тип вставляемого элемента:

ячейки, со сдвигом вправо – вставить ячейки, сдвинув все вправо;

ячейки, со сдвигом вниз – вставить ячейки, сдвинув все вниз;

строку – вставить строку;

столбец – вставить столбец.

Щелкнуть ОК.

Для вставки строк или столбцов необходимо:

¯ выделить строки или столбцы, на месте которых будут вставлены новые;

¯ в меню Вставка выбрать пунктСтроки или Столбцы.

Удаление элементов таблицы

Для удаления элементов таблицы следует выделить их и в меню Правка выбрать команду Удалить.Столбцы и строки удаляются без запросов, а при удалении ячеек появляется диалоговое окно, в котором необходимо выбрать вариант удаления элемента:

ячейки, со сдвигом влево – удалить ячейки, сдвинув все влево;

ячейки, со сдвигом вверх – удалить ячейки, сдвинув все вверх;

строку – удалить строку;

столбец – удалить столбец.

Поиск данных

Чтобы найти некоторую текстовую строку или число, необходимо:

¯ в меню Правка выбрать пункт Найти;

¯ в поле Что диалогового окна Найти (рис.18) указать, что необходимо найти;

¯ для того, чтобы Microsoft Excel учитывал при поиске регистр символов (нижний – строчная буква, верхний – прописная), введенных в поле Что, следует установить флажок Учитывать регистр;

¯ для того, чтобы Microsoft Excel искал только те ячейки, все содержимое которых отвечает шаблону поиска, следует установить флажок Ячейка целиком;

¯ в поле Просматривать необходимо выбрать направление поиска по срокам или по столбцам;

¯ в поле Область поиска следует выбрать формулы, значения или примечания (поиск будет вестись только в указанных компонентах ячеек);

¯ щелкнуть кнопку Найти далее (после чего будет выделено первое слово, отвечающее условиям поиска);

¯ для поиска следующего фрагмента, отвечающего условиям, повторно щелкнуть кнопку Найти далее;

¯ для замены выделенных символов необходимо щелкнуть кнопкуЗаменить, после чего появится диалоговое окно Заменить.

Рис.18

Зaменa данных

Команда Заменить менюПравка аналогична команде Найти, но она позволяет найденные данные заменять на другие. В поле Что следует указать, что нужно искать, а в поле Заменить на указать, на что необходимо заменить найденный фрагмент. После нажатия кнопки Найти далее будет выделено первое слово, отвечающее условиям поиска. Для его замены следует щелкнуть кнопку Заменить.

Формат данных

Формат чисел

Каждое число в таблице можно представить в разных форматах (с различным количеством десятичных позиций, незначащих нулей и пр.). Для изменения формата содержимого ячейки необходимо:

¯ выделить ячейки;

¯ выбрать команду Ячейки меню Формат;

¯ в диалоговом окне Формат ячеек выбрать вкладыш Число (рис.21);

¯ в списке Числовые форматы выбрать тип формата содержимого ячейки, а в полях справа – параметры формата;

¯ в поле Образец будет отображаться пример содержимого ячейки в выбранном формате;

¯ чтобы ввести новый формат, следует выбрать пункт все форматы, а затем в поле Тип ввести новый формат;

¯ щелкнуть ОК.

Рис.21

Маски форматов

Маски форматов чисел позволяют управлять отображением значений в ячейках. Значение масок следующее.

Основной – числа выводятся в том формате, в котором они были введены.

# – если число имеет справа от десятичной запятой большее количество цифр, чем указано знаков # в правой части формата, то число округляется до указанного количества десятичных знаков после запятой. Если число имеет слева от запятой большее количество десятичных знаков, чем знаков # в левой части формата, то выводится большее количество цифр.

0 (нуль) – тоже что и #, но если в числе меньшее количество цифр, чем указано знаков 0 в шаблоне, выводятся отсутствующие нули.

? – тоже что и знак 0, за исключением того, что Microsoft Excel выводит пробел вместо незначащих нулей с обеих сторон от десятичной запятой, таким образом, что число оказывается выровненным по десятичной запятой. Можно также использовать этот символ для рациональных дробей, которые имеют различное число десятичных знаков.

, (запятая) – этот символ определяет, сколько цифр (соответственно количеству символов 0 и #) выводится справа и слева от десятичной запятой. Можно также использовать запятую в шаблонах времени дня для того, чтобы создать форматы времени дня, отображающие части секунды.

%% – число умножается на 100 и добавляется знак %.

(пробел) – разделитель тысяч. Тысячи разделяются пробелами, если шаблон содержит пробелы, окруженные с обеих сторон знаками # или 0. Пробел, который идет вслед за знаком шаблона, масштабирует число, округляя его до тысяч. Шаблон, в котором за символами 0,0 следуют два пробела, будет отображать число
43 500 000 как 43,5.

E+00 – экспоненциальный формат числа.

грн. – + / ( ) : – отображаются эти символы.

\ – отображается следующий за ним символ формата. Сам символ "обратная косая черта" не отображается. Действует так же, как если бы следующий за ним символ был заключен в двойные кавычки.

Таблица 1. Примеры использования масок

Введенное число	Маска	Отображение числа
76, 364	000, 000	076, 364
44, 894	###, ###	044, 894
7636, 4	####, #	7636, 4
781,7	$###,	$782,
7,6	#,000	7,600
2,4	000,#	002,4
3,25	#??? /???	13/4
0,8	?,#	,8
0,2	0,00	0,20
0,7	#,00	,70
0,4	?,#%	40%

* – повторяет следующий за ним символ формата столько раз, сколько нужно, чтобы заполнить всю ширину столбца. В каждой секции формата не может быть больше одного символа " * ".

подчеркивание (_) – делает пробел шириной, соответствующей следующему символу шаблона. Например, для того, чтобы Microsoft Excel делал пробел на ширину символа скобок и положительные числа оказывались выровненными так же, как и отрицательные числа, заключенные в скобки, следует ввести _) в конце секции формата для положительных чисел.

"meкcm" – отображает любой текст, заключенный в двойные кавычки.

@ – если в ячейке есть текст, то этот текст отображается в том месте формата, где находится символ @.

Рис.22

Установление шрифта

Для установления шрифта необходимо:

¯ выделить группу ячеек;

¯ в меню Формат выбрать команду Ячейки;

¯ выбрать вкладыш Шрифт (рис.23);

¯ в списке Шрифт выбирается тип шрифта;

¯ в поле Начертание выбирается начертание шрифта:

обычный – обычное начертание;

курсив – курсивное начертание;

полужирный – жирное начертание;

полужирный курсив – жирное курсивное начертание.

¯ в поле Размер – размер шрифта в пунктах (1 пункт = 0,375мм).

¯ в поле Подчеркивание–тип линии подчеркивания:

Нет – подчеркивание не используется;

Одинарное, по значению–подчеркивание символов одинарной линией;

Двойное, по значению–подчеркивание символов двойной линией;

Одинарное, по ячейке–подчеркивание одинарной линией по ширине ячейки;

Двойное, по ячейке–подчеркивание двойной линией по ширине ячейки;

Рис.23

¯ в поле Цвет–цвет символов;

¯ в рамке Эффектыможно установить флажки:

зачеркнутый–зачеркивание текста одинарной линией;

верхний индекс–размер символов уменьшается, текст располагается выше;

нижний индекс–размер символов уменьшается, текст располагается ниже;

¯ если установить флажок Обычный, то в ячейке установится шрифт по умолчанию;

¯ щелкнутьОК.

Для быстрого форматирования символов используется панель инструментов Форматирование.

Оформление таблиц

Таблицы в Microsoft Excel можно обрамить рамкой и заполнить различными цветами. Для обрамления необходимо:

¯ выделить ячейки, которые необходимо обрамить;

¯ в меню Формат выбрать команду Ячейки;

¯ выбрать вкладыш Граница (рис.26);

¯ в поле тип линии выбрать тип линии рамки;

¯ в списке цвет – цвет линии;

¯ для обрамления выделенных ячеек извне следует щелкнуть кнопку внешние;

¯ для обрамления внутренних границ ячеек следует щелкнуть кнопку внутренние;

¯ для снятия обрамления выделенных ячеек следует щелкнуть кнопку нет;

¯ с помощью группы кнопок Отдельные можно устанавливать и убирать отдельные линии; это также можно делать щелчком мыши в образце обрамления, представленного в окне;

¯ щелкнуть ОК.

Создавать рамки можно также с помощью скрытого списка Границы - :

¯ выделить ячейки, которые необходимо обрамить;

¯ щелкнуть на стрелке рядом с кнопкой Границы;

¯ выбрать тип обрамления в палитре рамок.

Выбранный тип обрамления можно применить и для других ячеек, выделив эти ячейки и щелкнув на кнопке Границы. Для удобства использования палитру рамок можно вытянуть за заголовок с панели инструментов.

Элементы таблицы можно заштриховать различным цветом и узорами:

¯ выделить ячейки;

¯ выбрать в менюФормат команду Ячейки;

¯ выбрать вкладыш Вид;

¯ в палитре цветов выбрать цвет (в рамке Образец будет представлен образец с выбранными параметрами);

¯ в спискеУзор выбрать узор;

¯ щелкнуть кнопку ОК.

Для оформления элементов таблицы различными цветами можно использовать панель инструментов Форматирование:

¯ выделить нужные ячейки;

¯ для изменения цвета фона щелкнуть по стрелке рядом с кнопкой и в палитре цветов выбрать цвет;

¯ для изменения цвета символов щелкнуть по стрелке рядом с кнопкой и выбрать цвет.

Рис.26

Работа с окнами

Разделение окон

Иногда необходимо одновременно просматривать различные части большой таблицы. Для этого следует разделить окно таблицы на подокна одним из следующих способов.

¯ Установить указатель мыши на горизонтальную или вертикальную вешку разбиения (рис.28) (он примет вид двунаправленной стрелки) и перетянуть в нужное место. Размеры подокон можно изменять, перетягивая вешку разбиения.

¯ Выделить столбец или строку, по которой следует разделить окно. Для разделения окна на 4 части необходимо выделить ячейку, по которой нужно выполнить разделение. Затем в меню Окно выбрать команду Разделить. Окно разделится горизонтально по строке над выделенной ячейкой и вертикально по столбцу слева от нее.

Чтобы отменить разделение окон, следует в меню Окно выбрать команду Снять разделение или дважды щелкнуть на вешке разбиения.

Создание нового окна

С помощью команды Новое меню Окно можно создать дополнительное окно для активной рабочей книги, чтобы просматривать различные части рабочей книги одновременно. В этом случае в заголовке окна после имени рабочей книги через двоеточие указывается номер нового окна. Например, второе окно рабочей книги Отчет будет названо Отчет:2.

Упорядочить окна рабочей книги можно следующим способом. В меню Окновыбрать команду Расположить.В диалоговом окне Расположение окон (рис.29) выбрать подходящий вариант:

рядом – окна будут занимать равные части экрана;

сверху вниз – упорядочение горизонтальными полосами;

слева направо – упорядочение вертикальными полосами;

каскадом – упорядочение каскадом.

Если установить флажок только окна текущей книги, то размещаться будут только окна активной рабочей книги.

Для возврата к однооконному изображению необходимо развернуть активное окно на весь экран, щелкнув на кнопке восстановления окна.

Фиксация подокон

Иногда необходимо зафиксировать одну часть таблицы. Например, зафиксировать заголовок таблицы, чтобы он всегда присутствовал на экране. Для фиксации только вертикальных или только горизонтальных заголовков следует:

¯ чтобы зафиксировать горизонтальные заголовки, выделить строку ниже заголовков;

¯ чтобы зафиксировать вертикальные заголовки, выделить столбец справа от заголовков;

¯ в меню Окно выбрать команду Закрепить области.

Для фиксации и вертикальных, и горизонтальных заголовков необходимо:

¯ выделить ячейку, по которой следует зафиксировать заголовки (все строки выше выделенной ячейки и все столбцы слева от выделенной ячейки будут зафиксированы);

¯ в меню Окно выбрать команду Закрепить области.

Если разделить окно до фиксации подокон, они зафиксируются по их текущему месту, а не по активной ячейке.

Отменяется фиксация окон и подокон командой Снять закрепление областейменюОкно.

Рис.30

Создание примечаний

Microsoft Excel позволяет добавлять текстовые примечания к ячейкам. Это особенно полезно в одном из следующих случаев:

¯ рабочий лист используется совместно несколькими пользователями;

¯ рабочий лист большой и сложный;

¯ рабочий лист содержит формулы, в которых потом будет тяжело разобраться.

После добавления примечания к ячейке в ее верхнем правом углу появляется указатель примечания (красный треугольник). Для добавления текстового примечания необходимо:

¯ выделить ячейку, к которой следует добавить примечание;

¯ вызывать команду Примечание из меню Вставка;

¯ в поле, которое появилось, ввести примечание (размер поля можно изменить, перетягивая маркеры размера);

¯ щелкнуть мышью за пределами поля.

Примечание присоединится к ячейке и будет появляться при наведении на него указателя мыши. Для изменения текста примечания следует выделить соответствующую ячейку и в меню Вставка выбрать пункт Изменить примечание. Также для этого удобно использовать контекстное меню.

Чтобы увидеть одновременно все примечания и работать с ними, можно перейти в режим Примечания через соответствующий пункт в меню Вид. При этом появляется панель Рецензирование (рис.30), содержащая кнопки для работы с примечаниями.

Работа с базами данных

С помощью Microsoft Excelможно создавать и обрабатывать базы данных. База данных в Microsoft Excel – таблица, состоящая из однотипных записей (строк). Столбцы таблицы являются полями записи в базе данных. Под имена полей выделяется первая строка базы данных. Например, если базой данных считать телефонный справочник, то полями записи будут фамилии, номера телефонов и адреса абонентов.

Для работы с базой данных необходимо сначала создать соответствующую таблицу. Если выделить ячейку в таблице и выбрать одну из команд обработки баз данных в меню Данные, Microsoft Excel автоматически определяет и обрабатывает всю таблицу. Данные, расположенные в столбцах и строках рабочего листа, обрабатываются как набор полей, которые образуют записи (рис.32).

Рис.32

Сортировка данных

Сортировка позволяет переупорядочить строки в таблице по любому полю. Например, чтобы отсортировать данные по цене изделия. Для сортировки данных следует выделить одну ячейку таблицы и вызвать команду Сортировка меню Данные.

В поле списка Сортировать по (рис.33) выбирается поле, по которому будут отсортированы данные, и тип сортировки:

по возрастанию – цифры сортируются по возрастанию, текст – в алфавитном порядке, логические выражения – ЛОЖЬ предшествует ИСТИНА.

по убыванию – сортировка в обратном порядке.

В поле списка Затем по указывается поле, по которому будут отсортированы данные, имеющие одинаковые значения в первом ключевом поле. Во втором поле Затем по указывается поле, по которому будут отсорти