Информационная система управления предприятием

Информационная система управления предприятием – это совокупность средств и методов, обеспечивающих реализацию всего комплекса операций информационного процесса для выполнения управленческих функций. Она исполняет следующие функции:

· определение потребности каждого конкретного руководителя и органа управления в необходимой информации;

· обслуживание информационного процесса управления предприятием;

· установление тенденций и направлений развития технологии обработки информации на предприятии.

Информационная система управления предприятием включает субъектов коммуникации, каналы и носители информации, а также технические средства информационной работы. Современное направление автоматизации информационного процесса – применение так называемых “корпоративных информационных систем”.

Корпоративная информационная система (КИС) – это совокупность специализированного программного обеспечения и вычислительной аппаратной платформы, на которой инсталлировано и настроено программное обеспечение.

Современные КИС имеют различные варианты построения, архитектуры и приложений. Среди них и их разработчиков наиболее известны на российском и белорусском рынках такие фирмы, как SAP, Baan, Oracle, Computer Associates, IFS, Columbus IT Partners, Maconomy, Robertson & Blums, АйТи, Атлант-Информ, Галактика, Парус, Интеллект-сервис, Интерфейс, Инфософт, 1С и др. Цена КИС зависит от ее функциональных возможностей и колеблется от 5 тыс. до 1 млн. и более долларов США.

Система «Галактика» ориентирована на автоматизацию решения задач, возникающих на всех стадиях управленческого цикла: прогнозирование и планирование; учет и контроль, стиль изложения и его эмоциональная окраска. реализации планов; анализ результатов; коррекция прогнозов и планов. Система имеет модульную структуру. Модули, в свою очередь, объединены в функциональные контуры (рис.15.1.).

Рис. 15.1.Система «Галактика»

Пунктиром изображены модули, находящиеся в стадии разработки. Объединение модулей в контуры Логистики, Финансовый, Управления персоналом выполнено по виду ресурсов, над которыми совершается управленческая деятельность. В Контур управления производством и Контур управления взаимоотношениями с клиентами модули включены в соответствии с автоматизируемым видом деятельности. Понятие «модуль» не следует отождествлять с привычным для сотрудников служб автоматизации термином АРМ. В каждом модуле присутствуют функции, предназначенные для использования как непосредственными исполнителями, так и управленцами различного уровня, а, с другой
стороны, -- для решения задач, относящихся к различным видам управленческой деятельности.

Функциональный состав системы «Галактика» позволяет для любого предприятия определить набор компонентов, обеспечивающий решение задач управления хозяйственной деятельностью в трех глобальных разрезах: по видам ресурсов, по масштабам решаемых задач (уровню управления), по видам управленческой деятельности (рис.15.2.).

Рис.15.2.Решение задач управления с помощью Галактики

При четко налаженной технологической схеме эксплуатации системы «Галактика» каждый работник выполняет определенные для него инструкцией действия, получая информацию в объеме, необходимом и достаточном для осуществления своих должностных обязанностей. В результате работы всех пользователей системы происходит наполнение базы данных предприятия (организации) оперативной информацией о ходе выполнения конкретных хозяйственных операций, относящихся к различным направлениям деятельности.

Администрация предприятия, используя для управления хозяйственной деятельностью систему «Галактика», получает возможности:

1) своевременного получения достоверной информации о текущей деятельности предприятия;

2) оперативного контроля и управления финансами, материальными и трудовыми ресурсами;

3) формирования обоснованных планов на основании анализа данных об имеющихся ресурсах;

4) контроля выполнения планов и взаимных обязательств;

5) анализа результатов деятельности и формирования управляющих воздействий.

Повышение эффективности организационных коммуникаций. В процессе управления руководителю важно знать, насколько эффективны его управленческие действия, т. е. как поняли его подчиненные. Существует в связи с этим понятие обратной связи.

Под обратной связьюпонимают сигнал, направляемый получателем информации отправителю сообщения как подтверждение факта получения сообщения и характеризующий степень понимания или непонимания содержащейся в нем информации

Наибольшей эффективностью обладают горизонтальные потоки информации – до 90 %. Такая эффективность достигается тем, что люди, работающие на одном и том же уровне управления, хорошо понимают характер работы своих коллег и их проблемы.

Вертикальные коммуникации менее эффективны, чем горизонтальные. Исследования показывают, что, например, при семиуровневой организационной структуре управления только 20–25 % информации, исходящей от руководства организации, доходит до нижнего уровня (рабочего).

Еще менее эффективны коммуникации «снизу-вверх».

Эффективность коммуникаций зависит от наличия межличностных барьеров и преград в организационных коммуникациях.

Коммуникационные помехи. На уровне межличностных организационных коммуникаций выделяют следующие барьеры.

1. Барьеры, обусловленные восприятием. Люди могут интерпретировать одну и ту же информацию в зависимости от имеющегося опыта, уровня образования, культуры.

2. Семантические барьеры – это преграды в коммуникациях, обусловленные словами. Поскольку слова (символы) могут иметь разные значения, то интерпретация информации тоже будет разной. Например, полный словарь английского языка приводит 14 тысяч возможных определений к 500 наиболее употребительным словам, 79 значений такого простого слова как round (круг). Семантические вариации часто становятся причиной неверного понимания. Значение символа выявляется через опыт и варьируется в зависимости от контекста, ситуации, в которой использован символ. Поэтому для устранения семантических барьеров необходимо избегать двусмысленностей в возможном толковании информации. Особенно это актуально в многонациональных средах.

3. Невербальные преграды. В невербальной коммуникации используются любые символы, кроме слов. Обмен взглядами, выражение лица, мимика, жесты – все это примеры невербальной информации.

4. Плохая обратная связь. Обратная связь важна, т. к. нужно знать, как истолкована информация. Обратная связь может быть плохой, потому что не все умеют слушать.

5. Умышленное или непреднамеренное искажение информации. При движении информации вверх-вниз смысл ее может искажаться непреднамеренно в силу затруднений межличностного общения, а также сознательно в случаях, когда руководитель не согласен с сообщением. Проблемы искажения могут возникнуть и вследствие фильтрации информации. Необходимость фильтрации существует при переходе информации с уровня на уровень для отсева ненужной.

6. Информационные перегрузки. Руководитель или специалист, занятый переработкой имеющейся информации, неспособен эффективно использовать вновь поступающую информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию по его оценкам, которые могут оказаться субъективными.

7. Неудовлетворительная структура организации. В организациях многоуровневого типа вероятность искажений информации выше. Поэтому некоторые организации видят выход в структурах с малым числом уровней управления и каналами сравнительно прямого информационного обмена.