Презентация для представителей некоммерческих организаций

1. Исходное отношение аудитории к презентации почти всегда доброжелательное.

2. Презентация могут изобиловать разного рода «бантиками» – эффектными цитатами, лирическими отступлениями, неизвестными аудитории приемами выступления. Даже если все эти «бантики» будут совершенно бесполезны с точки зрения эффективности раскрытия темы – аудитория воспримет их очень хорошо.

3. В презентации важна эмоциональная составляющая, очень эффективны контрасты и противопоставления.

В принципе, в отдельную группу можно было бы выделить и презентации, представляемые иностранной аудитории, но в такой классификации можно было бы уйти достаточно далеко, отделяя, например, китайских студентов и эстонских бизнесменов от ирландских программистов. Отметим лишь, что если вам предстоит делать такую презентацию, постарайтесь найти человека, знакомого с аудиторией, и проконсультируйтесь с ним. Результаты могут быть самими неожиданными. Вам, например, могут посоветовать убрать из презентации большую часть графиков, потому что на иностранцев, выросших в другой «диаграммной культуре», они производят гораздо меньшее впечатление.

* * *

Безусловно, предложенная классификация весьма условна и может быть легко изменена, однако ее цель в данной книге – продемонстрировать достаточно эффективный прием, с которого удобно начинать работу над презентацией. Заключается этот прием в ответе на заданный в самом начале вопрос: «А что, собственно говоря, предстоит сделать?»

Кроме требований к презентациям, сформулированных для различных их классов, могут быть еще и требования, сформулированные, например, заказчиком. Или установленные форматом, по которому должна создаваться презентация (если, например, она участвует в каком-либо конкурсе). Предвидеть содержание таких требований не представляется возможным, однако процесса создания презентации они не усложняют, а, напротив, уточняют ответ на все тот же вопрос: «Что делать?»

Цели и задачи презентации

Целью любой презентации является визуальное представление замысла автора, максимально удобное для восприятия конкретной аудиторией и побуждающее ее на позитивное взаимодействие с объектом и/или автором презентации.

Задачи презентации вытекают из ее вида и способов ее представления аудитории и, благодаря этому, формулируются достаточно просто. Пример «вытекания» представлен в таблице.

Презентация поддержки выступающего, несущая основную информацию
Особенности	Задачи
Исходный интерес аудитории к презентации неизвестен.	Привлечь внимание аудитории.
Презентация полностью или частично может использоваться без постоянного сопровождения докладчиком.	Включать всю необходимую информацию, достаточную для восприятия аудиторией без пояснений.
Внимание аудитории сосредоточено на информации, содержащейся в презентации.	Предоставлять информацию аудитории максимально комфортно.
В подавляющем большинстве случаев используется презентационное оборудование.	Учесть специфику презентационного оборудования.
Презентация представляется группе слушателей.	Учесть особенности восприятия информации группой слушателей.
Время представления презентации чаще всего ограничено.	Представить информацию в удобном аудитории темпе, оставляя в конце демонстрации время ответов на вопросы или отдых.
Возможно, что кроме вашей презентации, аудитории будет предложено еще несколько презентаций.	Выделить презентацию среди презентаций-конкурентов.

Прокомментируем поставленные перед презентацией задачи.

1. Привлечь внимание аудитории. Представьте себе две совершенно разные аудитории. Первую – аудиторию коллег-единомышленников, которым вы собираетесь рассказать о том, какая работа проделана вами за последний год. И вторую – аудиторию чиновников, которых нужно раскрутить на финансирование вашего проекта и которых такие как вы уже, мягко говоря, не удивляют. В первом случае для привлечения внимания аудитории достаточно будет адекватного содержания. Во втором – придется прибегать к приемам, выбивающих чиновников из привычной колеи «ты тут проси – а я послушаю». Этого эффекта можно достигнуть необычным содержанием презентации, грамотно выстроенной информационной структурой, эффектным дизайном или необычной подачей материала – это вы уже решите в процессе разработки.

2. Включать всю необходимую информацию, достаточную для восприятия аудиторией без пояснений. Решая эту задачу, просто представьте, что докладчику срочно пришлось покинуть конференц-зал, а презентация просто запущена на автоматическую демонстрацию и в безмолвии воспринимается аудиторией.

3. Предоставлять информацию аудитории максимально комфортно. Если слушателю придется всматриваться в буквы, чтобы прочесть их, постоянно разгадывать ребусы, чтобы понять смысл слайда и на ходу переводить английские цитаты неизвестных людей – он очень быстро перестанет быть слушателем. Если внимание слушателя сосредоточено на презентации и он готов воспринимать информацию – пусть он делает это, не напрягаясь.

4. Учитывать специфику проекционного оборудования. Очень многие графические эффекты, заливки, сочетания цветов не воспроизведутся или искажаются презентационным оборудованием. Не стоит делать презентации, которая на экране вашего компьютера при представлении заказчику будет выглядеть шикарно, а при демонстрации подведет вашего клиента нечитаемыми надписями и невидимыми картинками.

5. Учесть особенности восприятия информации группой слушателей. Если вы в тексте презентации допустите маленькую техническую неточность и ее будет просматривать один человек – он ее проигнорирует или вообще не заметит. В аудитории он обязательно ошибку заметит и поделится своим наблюдением с соседом, после чего по залу пробежит злорадный гул – лучший вид радости. Разрабатывая презентацию, необходимо прогнозировать уровень аудитории и прикладывать значительные усилия к тому, чтобы содержание и демонстрация презентации этому уровню удовлетворяли.

6. Предоставлять информацию в удобном аудитории темпе, оставляя в конце демонстрации время для ответов на вопросы или отдых. Если у вас 10 минут – не нужно делать презентацию на 70 слайдов и молниеносно пролистывать ее перед изумленной аудиторией, надеясь на паранормальные способности слушателей. Оцените время, необходимое для нормального восприятия каждого слайда и, если общая продолжительность презентации выходит за рамки отведенного вам регламента – сокращайте презентацию. И постарайтесь «уложить» презентацию в 75-80% отведенного регламентом времени. Даже если у аудитории не возникнет никаких вопросов по содержанию презентации – люди будут благодарны вам или за сэкономленное время, или за простую паузу.

7. Выделить презентацию среди презентаций-конкурентов. При подготовке презентации необходимо будет спрогнозировать решения, к которым могут прибегнуть ваши конкуренты. Или просто знать их. И, естественно, отличаться. Знание того, чему будут посвящены презентации конкурентов и как они будут преподноситься позволят вам, во-первых, воровать хорошие идеи. Во-вторых, обыгрывать чужие ошибки с необходимой степенью корректности. В-третьих, использовать презентации конкурентов для подтверждения тезисов собственной.

* * *

Формулировка задач презентации, несмотря на всю свою банальность, позволяет к однозначному ответу на вопрос «Что делать?» добавить не менее однозначный ответ на вопрос «Зачем делать?» Этот ответ поможет вам и при работе над презентацией и при объяснении заказчику необходимости использования тех или иных решений.

Естественно, что механизм формулировки задач презентации на основе требований к ней применим не только в том случае, когда требования вытекают из классификации презентаций. Если требования формулирует заказчик, если они обусловлены форматом презентаций и в других подобных случаях, способ построения задач остается неизменным. Следует только четко представлять, какие задачи можно ставить перед презентацией, а какие нельзя.

Давайте представим, что речь идет о презентации какого-либо товара или услуги. Организация, поставляющая этот товар, естественно, заинтересована в его активной реализации и, соответственно, в увеличении собственной прибыли. Возникает вопрос: можно ли рассматривать увеличение прибыли организации, как цель или одну из задач презентации?

Пожалуй, нельзя. Из-за несоответствия масштабов. Увеличение прибыли – глобальная категория, которая может являться целью или одной из задач рекламной кампании, но не конкретной презентации. Конечно, презентация может являться элементом этой рекламной кампании – но ее цель и задачи должны соответствовать ее реальному месту в рамках общей рекламной деятельности.

Содержание презентации

Создать и описать универсальную схему разработки содержания презентации, конечно, невозможно – в каждом конкретном случае каждый разработчик делает это по-своему. Однако некоторые общие моменты могут быть выявлены и в этом исключительно творческом процессе. Остановимся на них подробнее.

Содержание презентации появляется на пересечении четырех категорий (Рисунок 1).

1. Задачи, которые стоят перед презентацией.

2. Идея разработчика.

3. Информация, имеющаяся в распоряжении разработчика.

4.

Рисунок 1. Разработка идеального содержания презентации

Ограничения, накладываемые на презентацию. Например, объем информации, который может быть эффективно воспринят пользователями, быстродействие компьютера, на котором будет демонстрироваться презентация, возможности демонстрационного оборудования и т.п. Ограничения могут быть не только «запрещающие» (слабый компьютер, видео будет тормозить), но и «требующие» – определяющие условия, которые необходимо выполнить при разработке содержания. Источником таких «требующих» ограничений очень часто является заказчик. Например, руководитель может потребовать, чтобы в презентации организации постоянно мелькала его физиономия.

При этом всегда – и при генерации идеи, и при оценке ограничений, и при обработке информации – должна учитываться цель презентации. Ее можно напечатать большими буквами и повесить над рабочим столом каждого из разработчиков. С учетом цели, схема, приведенная на Рисунок 1, может быть трансформирована в следующую формулу.

Рассмотрим подробнее влияние задач, информации, идеи и ограничений на содержание презентации.

Во-первых, в процессе разработки содержания две категории – задачи и ограничения – остаются неизменными (если принципиальным не меняются условия представления презентации). Две другие категории (идея презентации и информация для презентации) могут совершенно произвольно изменяться в процессе работы. Идея может поменяться и по воле разработчика и под влиянием объективных причин (в ходе разработки содержания может выявиться неэффективность исходной идет). Информация, предназначенная для ввода в презентацию, может перерабатываться, сокращаться или просто создаваться разработчиками в процессе создания содержания.

Во-вторых, четыре перечисленные категории неравноправны с точки зрения влияния на содержание презентации. Принципиально важными являются задачи и идея. Значительно менее важными – ограничения и информация (как это ни странно). Только при наличии четко сформулированных задач презентации или суперидеи у разработчика может начаться работа над содержанием.

Однако. Без «менее важных» информации и ограничений презентация просто не состоится (без любой из этих категорий). Тогда как из «принципиально важных» категорий (задачи и идеи) для создания презентации достаточно всего одной. Возможны презентации, содержание которых проистекает только из идеи автора, или является всего лишь тупым следствием сформулированных задач.

В-третьих, иногда при разработке содержания могут возникать противоречия между идеей и задачами и между информацией и ограничениями. Так как мы уже определили, что идея и информация являются категориями изменяемыми, то именно их и следует трансформировать для разрешения этих противоречий. Нежелание разработчиков изменять идею (потому что она своя и ее жалко) или информацию (потому что ее, скорее всего, придется сокращать – тоже жалко) является одной из основных причин неудач при создании презентаций.

Способы «подгонки» информации под ограничения будут рассмотрены в разделе, посвященном содержанию слайдов. С идеями и задачами разберемся прямо сейчас.

Как уже отмечалось, и идея, и задачи являются базовыми категориями, с которых, собственно, и начинается создание презентации. Безусловно, при разработке презентации они обе оказывают определенно влияние на содержание. Случаи, когда содержание презентации строится на чистой идее или исключительно на задачах, возможны, но достаточно редки.

Однако и случаи, когда задачи и идея оказывают совершенно одинаковое влияние на содержание (идеальная схема построения содержания) также встречаются нечасто. Чаще всего на содержание презентации определяющее внимание оказывает какая-либо одна категория, вторая же учитывается в большей или меньшей степени. Чуть позже варианты разработки содержания презентации «от идеи» и «от задач» будут рассмотрены более подробно.

Как бы ни создавалось содержание презентации, рано или поздно возникнет необходимость в каком-либо способе его записи. Запись содержания будет полезна даже в том случае, когда презентация создается одним человеком. В случае же создания презентации группой разработчиков она становится жизненно необходимой для эффективной коммуникации между специалистами.

Содержание презентации удобно записывать в форме набора тезисов, кратко излагающих информацию, которую разработчики решили донести до пользователей. Естественно, слово «запись» в данном случае имеет прямое значение. Тезисы лучше излагать на листах бумаги. И тоже вешать над столом – вкупе с уже висящей там целью презентации они создадут вокруг разработчиков деловую и содержательную атмосферу.

Посмотрим, как получаются тезисы из идеи и задач презентации. Сначала рассмотрим «чистые» случаи – когда содержание строится на основе только идеи или только задач, стоящих перед презентацией. Как уже отмечалось, такие «чистые» случаи исключительно редки, однако их изучение позволяет продемонстрировать некоторые полезные приемы разработки содержания презентаций.