Классификация и унификация документов в организации.

Ответ:

Классификация документов – деление документов на классы по наиболее общим признакам.

Классификация документов повышает оперативность работы аппарата управления и ответственность исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей. Повышается рационализация труда за счет использования информационно-справочного аппарата. Классификация документов необходима для проведения комплекса работ по унификации документов. Группировка исполненных документов в дела (дело – совокупность документов по одному вопросу) невозможна без их классификации.

Классификаторы документов учреждений составляются на основе положений об учреждении.

Унификация документов – установление единого комплекса их видов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.

Унификация видов и разновидностей документов проводится на основе классификации участков и вопросов деятельности учреждения и создания классификатора управленческой документации.

Служебные документы по своему ВИДУ условно делятся группы:

1. Организационно-распорядительные документы (ОРД) — уставы, положения, инструкции, приказы, решения, распоряжения, договоры и т.д. Эти документы регламентируют деятельность организации, определяют цели, принципы и правила её функционирования.

2. Информационно-справочные документы — письма, телеграммы, справки, акты, докладные и объяснительные записки и т.д. Эти документы содержат разнообразные сведения о производственных событиях, происходящих в организации и за её пределами. Информационно-справочные документы носят вспомогательный характер, обеспечивая информационную поддержку руководителей, принимающих управленческие решения.

3. Документы по личному составу ( кадровые документы) — контракты, трудовые книжки, заявления, приказы по кадрам, личные карточки и дела и т.д. В этих документах фиксируются сведения о приёме, увольнении, перемещении работников, предоставлении им отпусков, поощрениях и взысканиях, повышении их квалификации.

4. Производственно-управленческие документы — чертежи, схемы, технические инструкции, описания производственных операций, бизнес-планы, финансовые документы и т.д. С их помощью документируются технологические процессы, ведётся учёт работы предприятия, осуществляется внутренний и внешний контроль, фиксируется собственно управленческая деятельность.

Билет 15.

1. Понятие менеджмента. Классификация подходов и школ менеджмента.

Ответ:

Ме́неджмент — разработка и создание (организация), максимально эффективное использование (управление) и контроль социально-экономических систем. По институциональным сферам ориентирован на: предпринимательство, государственные социально-экономические системы, некоммерческие организации и т. д. Менеджмент также — академическая дисциплина, социальная наука, предметом которой является изучение социальной организации.

К настоящему времени известны четыре важнейших подхода, которые внесли существенный вклад в развитие теории и практики управления.

Процессный подход рассматривает управление как непрерывную серию взаимосвязанных управленческих функций.

В системном подходе подчеркивается, что руководители должны рассматривать организацию как совокупность взаимозависимых элементов, таких как люди, структура, задачи и технология, которые ориентированны на достижение различных целей в условиях меняющейся внешней среды.
Ситуационный подход концентрируется на том, что пригодность различных методов управления определяется ситуацией. Поскольку существует такое обилие факторов, как в самой организации, так и в окружающей среде, не существует единого «лучшего» способа управлять организацией. Самым эффективным методом в конкретной ситуации является метод, который более всею соответствует данной ситуации.

Процессный подход рассматривает управление как непрерывную серию взаимосвязанных управленческих функций.

Можно выделить четыре основные сложившиеся школы:

1. Школа научного управления (Важным вкладом этой школы было систематическое использование стимулирования с целью заинтересовать работников в увеличении производительности и объема производства. Ключевым элементом в данном подходе было то, что люди, которые производили больше, вознаграждались больше.)(Ф. Тейлор, А.Смит)

2. Административная или классическая школа (Цель этой школы - создание универсальных принципов управления, реализация которых обязательно приведет к успеху (можно выделить работы Г. Эмерсона, А. Файоля, Л. Урвика, М. Вебера, Г. Форда.)

3. Школа человеческих отношений (Отличительной чертой школы «человеческих отношений» является анализ на уровне малых групп, а еще чаще на уровне индивидов.) (Э.Мейо, Д. Макрегор, А. Маслоу)

4. Математическая школа управления (Математическая школа характеризуется использованием в менеджменте исследований операций и моделирования. По существу эта школа количественных методов для решения управленческих и производственных проблем.) (Р Акофф, С. Бир, Д.Форрестер)