История 85: Сказки на монтаже

Как‑то раз на сложном мероприятии шел монтаж. Стояла зима, на улице шел снег, и непогода задерживала прибытие одного из главных подрядчиков в огромный зал, где он должен был установить свои огромные экраны. Все находились в напряжении. Другие подрядчики ждали своей очереди, волновались, пока машины с оборудованием пытались пробиться по ледяной дороге, сквозь пургу.

В это же время в углу зала представитель пожарной инспекции пообещал отменить мероприятие, если ему не предоставят сертификаты безопасности напольного покрытия. Продюсер звездного ведущего заявил, что ведущий отказывается выступать, пока французский коньяк в гримерке не заменят на другую марку. В общем, шла обычная работа.

К мастеру Бу подошел представитель Клиента – симпатичная девушка‑блондинка. Она спросила:

– Все ли у нас в порядке?

– Да, конечно. Посмотрите, как все красиво! Мы готовимся, и скоро все будет просто великолепно!

– Меня немного беспокоит, что салфетки на столах разложены рядом с тарелками, а не на них.

– О! Это правильно, так даже лучше. Позвольте, я вам объясню…

Менеджер Ли Ля вопросительно посмотрел на мастера Шу. Тот невозмутимо улыбнулся и прошептал ему на ухо:

– Организовывать мероприятие – это как рассказывать сказку ребенку. Что бы на самом деле ни происходило вокруг, вы должны вести себя так, как будто все прекрасно. Никто не должен заподозрить наличие проблем, которые вы обдумываете и решаете. Event‑менеджеров нанимают ровно для того, чтобы не волноваться. Умные люди знают: проблемы всегда есть, и верят, что вы их решите.

Действительно, подрядчики успели, пожарному инспектору показали сертификаты, коньяк заменили и решили тысячи других серьезных проблем. Мероприятие прошло великолепно, как и обещал мастер Бу.

История 86: 300 пакетов

Однажды мастер Шу и мастер Бу участвовали в организации конференции, на которой присутствовали первые лица государства И‑Го. Подготовка шла по плану, пока вдруг в три часа ночи они не обнаружили себя в прекрасном зале, где перед ними стояло 300 пустых пакетов и содержимое для них – подарки и буклеты.

Вокруг не было помощников, вспомогательного персонала. Были только они, два мастера мероприятий, и 300 пакетов, и несколько часов свободного времени в середине ночи. На счастье, к ним присоединился их коллега и партнер По Ли.

Они приступили к упаковке.

– О чем вы думаете, мастер Бу?

– Вот о чем, уважаемый мастер Шу. Даже если вы президент целого государства и вовлечены в подготовку мероприятия, однажды случится так, что вокруг не будет никого, ни одного человека. Только пакеты, которые обязательно нужно упаковать к утру. И вы будете упаковывать. Таковы законы организации процессов. Они выше должностей, выше званий.

Упаковка подарков – форма медитации евентиста.

Пакет, ручка, подарок, буклет. Пакет, ручка, подарок, буклет. Хаос превращается в порядок.

Сознание успокаивается, и в мире становится больше гармонии.

Это случилось в городе Мо в ночь с 22 на 23 декабря.

История 87: Мнимая гордость

Как‑то раз команда агентства Пре‑Мо готовилась выполнить проект по организации мероприятия для одной розовой компании, продающей косметику… Подготовка шла тяжело, согласование тянулось очень долго. Клиент сам не знал, чего хочет, и поэтому «предоставил свободу творчества дизайнеру».

Проблема в том, что Клиент все время вмешивался в выбор той или иной штуки и требовал выполнить так, как он сказал (даже не написал, а просто сказал). Дизайнер, сделавший в макете очередного плаката уже 200 или 300 изменений, вспылил, бросил в сердцах о землю свой боевой стилус и высказался:

– Все! Они меня достали! Это неуважение! Я не буду для них больше ничего делать.

– Но это отличная компания! Нам повезло, что мы работаем с ними!

– Мне все равно! Я сделаю себе харакири!

В агентстве «харакири» называли чай с лимоном. Угроза была серьезной.

Дизайнер был юн и горяч. Тогда мастер Шу взял его под руку и увел на кухню пить чай. Он сам сделал дизайнеру харакири, отрезав большой ломтик лимона. Тут же собрались и другие менеджеры, знавшие, что за чаем будет увлекательная история. И они не ошиблись.

– Случилось это несколько лет назад. Мы готовили предложение для автомобильной компании Пор‑Ше. Работать с ними хотели все агентства города Мо. Мы были настроены решительно и готовы к любым испытаниям! Их замок находится далеко, но мы поехали туда, чтобы поговорить с сотрудниками Пор‑Ше, лично выслушать бриф. Мы потратили две недели на подготовку предложения. Оно было идеально продумано. С прекрасным дизайном. Повар разработал специальное меню. Диджей написал специальную музыку. Мы сделали специальный ролик о наших идеях, дразнящий, интригующий. Также специальный интерактивный сайт, где показали наши идеи лучшим образом. Мы перевели наше предложение на английский и немецкий язык, распечатали на прекрасной тонкой бумаге и в назначенный час приехали на встречу, чтобы представить результаты наших трудов.

– Пока звучит очень привлекательно, мастер.

– Но начались проблемы. Они задержали встречу на два часа.

– Печально.

– Вместо управленцев нас выслушали стажеры.

– О. Это значит, что команда работала зря.

– Да, точно. И знаете, что случилось потом? Через неделю они сказали, что отменили тендер и хотят провести новый. Встал вопрос, нужно ли нам участвовать? Нам показалось, что компания проявила неуважение к нашей работе и такая ситуация повторится вновь. У многих имелись сомнения!

– Что же вы решили?

– Мы задали себе несколько вопросов. Например, чем мы тут занимаемся?

– Мы организовываем прекрасные мероприятия, мастер.

– Мы хотели бы работать с такой компанией, как Пор‑Ше?

– Ответ «да», мастер.

– Если бы тендер проходил через год, стали бы мы участвовать? Тоже да. Так зачем же ждать целый год? Это правильная компания, правильный Клиент, с ними нужно работать. Поэтому отриньте мнимую гордость и в этот раз сделайте свою работу лучше других! Это наша работа – делать крутые предложения, выигрывать тендеры и удивлять всех прекрасными мероприятиями. И знаете, что мы сделали тогда? Команда Пре‑Мо собрала всю свою кротость и все свои таланты воедино и приняла участие в тендере. И хотя на пути агентства были и успехи, и поражения, в тот раз команда Пре‑Мо блистательно выиграла тендер. Руководители Пор‑Ше выслушали идеи и согласились с ними. И мероприятие прошло великолепно.

– Я понял, мастер!

Дизайнер доделал макет, и в этот раз Клиент остался доволен.

История 88: Бабушки слон‑банка

Как‑то раз мастер Шу участвовал в дискуссии за круглым столом. Агентства жаловались на заказчиков. Говорили, что заказчики не знают, чего хотят, заказывают старые идеи и простой дизайн. Когда микрофон дошел до мастера Шу, он сказал:

– Знаете, в нашей замечательной стране И‑Го есть один великолепный банк, чей символ – танцующий слон. Вы все знаете этого лидера – Слон‑банк. Нужно признать, организация удивительная. Огромная система, старающаяся быть гибкой. Руководство вводит новые услуги, интернет‑банк, мобильный банк, автоматизированные терминалы, прекрасные и удивительные финансовые услуги. В этом банке все хорошо, мешают только Клиенты. Это какие‑то бабушки, по привычке приходящие в блестящий офис. Являются группками, выстраиваются в очередь и не пользуются прекрасными онлайн‑системами инноваций Слон‑банка. Ах‑ах, гадкие Клиенты все портят. Какой был бы прекрасный банк, если бы не они!

Менеджеры внимательно слушали.

– Так и агентства. Вас послушать, так мы могли бы быть очень инновационными, четкими, креативными. Единственное, что мешает нам быть идеальными, – это Клиенты, верно? Ах‑ах, они не утверждают дизайн, подобранный с высочайшим вкусом, срывают дедлайны, не дают денег на блистательные идеи, выдуманные креативным директором. Но… весь мир не совершенен, и Клиенты тоже. Совершенны только агентства, но и им приходится соответствовать пожеланиям Клиентов. Такова мудрость мира. Несмотря на все инновации, нужно соответствовать требованиям Клиентов, ибо они платят по счетам.

Эта короткая речь мастера Шу тронула зал. Представители агентств задумались, а представители заказчиков одобрительно закивали.

Выводы из четвертой главы

• Мысли о Клиентах всегда полезны.

• Евентиста нанимают, чтобы он успокаивал, а не пугал.

• Не всегда нужно доказывать, что ты прав. Достаточно это знать.

• Социальное окружение значительно влияет на наше поведение.

• Клиенты не портят сервис. Сервис существует ради них.

Глава пятая

Организация мероприятий

История 89: Смыслы

Как‑то раз менеджер Ю Ля спросил мастера Шу:

– Скажите, мастер, почему вы так часто спрашиваете о целях мероприятия? Это же дело заказчика – знать, зачем делается мероприятие. Агентство тут ни при чем, нам нужно лишь хорошо реализовать задуманное. Зачем нам это?

– Отчасти вы правы. Для агентства цель сама по себе не важна и не очень сильно влияет на нашу работу. Если есть бриф, мы можем сделать мероприятие и просто для веселья, и для выполнения стратегических целей компании. Однако, спрашивая, я проверяю, знает ли сам менеджер эти цели. Насколько он уверен в них, насколько убежден, что они важны. Другими словами, я проверяю, цела ли цепочка смысла.

– Что это значит?

– Видите ли… все не однозначно. Задумайтесь. Есть мероприятия, которые проводят время от времени, например из года в год. Это стало традицией. Смысл давно уже умер, но традиция жива. В бюджете есть строка с названием мероприятия, у менеджера есть задача сделать его, провести тендер, показать экономию. Всем весело. Мероприятие не отменяют. Все это отлично, пока не наступит темное время сокращения бюджетов. Специалисты отделов закупок будут урезать печеньки в офисе, бесплатный кофе на кухне, авиабилеты и… Как вы думаете, что случится с таким мероприятием?

– Его отменят?

– Возможно. Тут важно, понимает ли менеджер, зачем проводится мероприятие. Есть ли в нем смысл. Если понимает, то сам сможет защитить свой проект перед серьезной комиссией, отстоять его необходимость перед лицом руководства. И спасти проект. Если же менеджеры не понимают цели и не очень сильны в отстаивании идей, то возникает высокая вероятность, что проект закроют. Они просто не смогут убедить шефов, что мероприятие нужно. И тогда эту строку вычеркивают из общей сметы расходов организации.

– Почему же вас это заботит, мастер?

– Для нас это важно. Если в проекте нет смысла, значит, риск отмены мероприятия выше. Мы потратим время, деньги, таланты сотрудников на проект, который не состоится. Это обидно. Наша организация не будет процветать. Но не только это важно.

– Что же еще?

– Если мероприятия отменяют, то тогда внутренний заказчик тоже не нужен, и его тоже со временем увольняют. Проектов становится меньше, безработица выше. Тогда не будет процветать наша прекрасная страна И‑Го. А я бы хотел жить в эпоху всеобщего процветания. Поэтому мы всегда спрашиваем – какова цель мероприятия. Есть ли в нем смысл? Это проявление заботы о карьере нашего заказчика.

Сказав это, мастер Шу достал смартфон и погрузился в медитацию. А менеджер Ю Ля – в мысли о Клиентах и смысле их мероприятий.