Роль вопросов в деловом общении

Так как диалог контролирует спрашивающий, то с помощью вопросов он может направить беседу или переговоры в русло, соответствующее его планам. Умение задавать вопросы – ключевой инструмент для получения необходимой информации. Вопросы можно классифицировать по разным основаниям:

По характеру ожидаемых ответов – открытые и закрытые. По заключенному в вопросах содержанию – вопросы о фактах и вопросы о мнениях, желаниях, установках. По функции – контрольные (для проверки достоверности ответов); уточняющие (следуют за поставленным вопросом, уточняя или перепроверяя его смысл); зондирующие (проясняют причины поведения или эмоционального состояния собеседника). Кроме того, существуют некоторые другие оппозиции и типы вопросов (зеркальные, косвенные, эстафетные, вопросы-мосты, заключающие). Общие правила задавания вопросов и реагирования на них:

-не задавайте вопросов, порочащих личное достоинство собеседника;

-взвешивайте вопросы в контексте (извлекайте информацию о цели вопроса из коммуникативной ситуации);

-различайте вопросы, помогающие доминировать в разговоре, и содержательные вопросы (в которых действительно запрашивается информация);

-распознавайте вопросы, восполняющие дефицит информации, и необязательные, избыточные вопросы. Подумайте, почему они заданы.

Рекомендации по ведению деловых бесед и переговоров (материал взят из Интернет-источника.URL: http://spiridonov.ru/post/3964.

1) Еще до встречи ясно сформулируйте для себя цель переговоров. Иногда ее можно представить в трех вариантах: в виде самого желательного, приемлемого и нежелательного исхода переговоров. Оптимально продумать стратегию своего поведения в каждом из этих случаев.

2) Формулируя цель, исходите не только из своих интересов. Постоянно ставьте себя на место партнера по переговорам. Достижение вашей цели должно быть выгодно и для него. Идеально, если у вас будет множество аргументов, чтобы это доказать.

3) Назначайте переговоры в приличном месте. Нет офиса? Пусть это будет хорошая кофейня. Странно, но нередко этим правилом пренебрегают. Место, где вы предлагаете встретиться, уже характеризует вас.

4) Продумайте свой гардероб. Ваш внешний вид будет диктовать отношение собеседника к вам. И не только в первые минуты, но, скорее, и в последующем. Если вы не сведущи в моде, то не стремитесь поразить. Оденьтесь просто и аккуратно, в то, в чем вам будет удобно.

5) С начала и до конца встречи поддерживайте позитивный настрой. Поверьте, это резко увеличивает вероятность положительного для вас исхода переговоров. Улыбайтесь. Не натужно, конечно, а искренне. Если боитесь и волнуетесь, то попробуйте перевести эти чувства в драйв и азарт, в блеск в глазах. Только не переусердствуйте, чтобы не сойти за человека, который немного не в себе.

6) В начале беседы дайте собеседнику визитку и расскажите о себе и своей компании. Коротко, но внятно. После этого…

7) …плавно перейдите к тому, зачем вы хотели провести эту встречу. Формулируйте свои мысли предельно точно и лаконично. Если внятность не ваш конек, то продумайте и подготовьте некое summary заранее. Помните, что неспособность внятно объяснить чего вы хотите – это реальный шанс получить на свои предложения один ответ — «нет».

8) Не затягивайте переговоров. Пусть беседа будет компактной.

9) Завершая разговор, четко сформулируйте и озвучьте резюме типа: «…значит, мы с Вами договорились о том-то и том-то, я вам пришлю такие-то документы и позвоню в пятницу…». У переговоров должен быть внятный результат.

Рекомендации по проведению деловых презентаций

Деловые презентации проводят с одной из следующих целей: убеждение, информирование,обучение. Если вас просят провести презентацию, то скорее всего эта просьба – деловое поручение, которое может исходить от руководства фирмы, факультета (если вы студент) и т.д. Поручение не обязательно может иметь вид подробного документа – это может быть телефонный разговор или беседа в коридоре.

Следует сформулировать поручение своими словами и обсудить свое понимание задания с тем, кто поручил Вам презентацию. На этом этапе Вы должны задать себе и тому, кто дал Вам поручение, необходимые вопросы. Спросите себя, точно ли Вы уяснили себе:

-свою цель

-свой конечный результат

-в какой степени аудитория осведомлена о предмете

-приблизительную численность аудитории

-продолжительность презентации

-место

-время

-кто именно проводит (я один или группа людей?)

-каково распределение обязанностей (кто о чем расскажет, кто что покажет и т.д.)

-список визуальных материалов, которые вы намерены или хотели бы использовать.

Рекомендации, касающиеся аудиторииделовыхпрезентаций:

Враждебная аудитория. Сосредоточьтесь на позитивных моментах; используйте помощь других участников презентации. Тех, кто задает вопросы, попросите называть имена.

Нейтральная аудитория. Утверждайте её в мысли о важности информации.

Доброжелательная аудитория. Такая аудитория может попросить рассказать о чем-нибудь сверх программы или охотно беседовать с Вами. Поэтому лучше предусмотреть всё заранее и ознакомить слушателей с регламентом презентации. Держитесь дружелюбно, но постоянно следите за временем.

Настороженная аудитория. Постарайтесь расположить слушателей к себе. Создайте доверительную атмосферу, ознакомьте слушателей с позитивной деловой информацией.

Скучающая аудитория. Не позволяйте слушателям думать, что они зря здесь оказались. Говорите кратко, подготовьте какую-нибудь неожиданность, вовлеките слушателей в дискуссию, демонстрируйте наглядные пособия.

Слишком активная аудитория. Можете подготовить побольше статистических данных. Устройте вместе с коллегами мозговой штурм, чтобы подготовиться к вероятным вопросам. Ответы на вопросы необязательно включать в выступление – просто держите их наготове.