Документы в деловом общении

Официальные отношения физических и юридических носят формализованный характер, в этом случае необходима систематизация документационного потока. Достижению этой цели способствуют унификация и стандартизация текстов делового общения.

Унификация – это приведение текстов к единообразию. Унифицированные формы документов разрабатываются министерствами, ведомствами для сокращения количества используемых форм (средств) документов и удобства работы с ними.

Стандартизация – юридическое закрепление принятых унифицированных образцов.

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Информацию в документе несут не только текстовые фрагменты,нои все элементы оформления текста, носящие обязательный характер, — реквизиты.

Реквизит — это обязательный информационный элемент докумен­та, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе.

Для каждого вида документов существует свой набор рекви­зитов, предусмотренный государственным стандартом — ГОСТом. Число реквизитов бывает различным и зависит от вида и содержа­ния документов. Формуляр-образец устанавливает максимальный со­став реквизитов и порядок их расположения.

К эле­ментам оформления документа относятся его реквизиты, а к элемен­там содержания — структурные части основного текста. Докладная за­писка, акт, лицензия, контракт, деловое письмо имеют только им при­сущие индивидуально разработанные ГОСТом формы.

Реквизиты необходимы для придания документу юридической силы. Обязательными реквизитами документов, которые имеют юридическое значение, являются: наименование организации – должностного, юридического лица – автора документа, наименование вида документа или жанр документа (заявление, доверенность, расписка); дата документа; регистрационный номер; гриф утверждения документа (гриф – специальная на книгах и документах); текст; подпись; печать.

В качестве примера рассмотрим правила оформления даты документа. Дата – один из важных реквизитов любого документа, так как её отсутствие делает документ недействительным и юридически неправомочным. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Дату оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год.

Например: 01.02.2007 Допустимый вариант 01 сентября 2007 г.

Подпись является обязательным юридическим реквизитом любого документа, её отсутствие делает документ юридически несостоятельным.

Каждый документ имеет определенную текстовую форму. Различают пять типов записи текстов документов:

1. Линейная или свободная запись. Предназначена для личных (индивидуальных, неунифицированных) документов, имеющих свободную форму изложения (объяснительная записка, заявление).

2. Трафаретные документы – документы с напечатанной на бланке постоянной частью и пробелами для заполнения изменяющихся данных (справка, контракт).

3. Запись в виде анкеты (личный листок по учету кадров).

4. Запись в виде таблиц, совокупность данных, представленных в цифровой или словесной форме и заключенных в графы.

5. Запись в виде текстов-аналогов – образцов, предназначенных для составления текста нового документа.

Формализованные типы текстов – трафареты, анкеты, таблицы – являются одним из главных средств унификации документов.

Личные документы

Заявление— документ, адресованный должностному лицу, с просьбой о приёме на работу, увольнении, переводе, предостав­лении отпуска. Оно пишется, как правило, от руки, в произволь­ной форме или на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.

Заявление состоит из следующих частей (реквизитов):

1) наименование адресата (должность, инициалы, фамилия);

2) наименование заявителя (должность, фамилия, инициалы; предлог «от» можно пропустить);

3) наименование документа (в центре строки, с заглавной бу­квы, без точки);

4) формулировка просьбы с краткой аргументацией (если нужно);

5) подпись;

6) дата.

Образец

Начальнику ПМС 216

С.Г. Алексееву

(от) дорожного мастера

Смирнова И.И.

Заявление

Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы на 3 (три) календарных дня с 22 марта 2012 г.

Подпись

19.03.2012

Докладная записка — документ, который составляется с це­лью информирования руководства компании или структурного подразделения о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побуждения к принятию определенного решения.

Докладная записка содержит следующие части (реквизиты):

1) наименование адресата - должность, инициалы, фамилия (справа);

2) наименование структурного подразделения (слева);

3) наименование документа (слева, с заглавной буквы или полностью заглавными буквами, без точки);

4) дата составления и номер регистрации документа;

5) подзаголовок к тексту документа (слева, начинается с предлога «о»);

6) непосредственно текст докладной записки;

7) персональные данные составителя (должность, инициалы, фамилия);

8) подпись составителя.

Образец

Отдел рекламы Генеральному директору

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА ООО «Мечта»

20.01.2012 № 10 В.Л. Горюнову

О командировании специалистов для участия в семинаре

В соответствии с полученным 19.01.2012 от ООО «Экспо» официаль­ным приглашением сотрудникам ООО «Мечта» посетить организуемый ООО «Экспо» международный семинар, посвященный развитию рекламы и ее роли в маркетинге, прошу командировать на семинар (г. Кострома) на срок с 01.02.2012 по 07.02.2012 следующих специалистов: маркетолога Короткова А.М. и художника-дизайнера Сорокину А.В.

Начальник отдела Подпись М.Ю. Железнов

Объяснительная записка — документ, содержащий объяснение причин какого-либо нарушения в производственном процессе.

Объяснительная записка состоит из следующих частей (рек­визитов):

1) наименование адресата (должность, инициалы, фамилия);

2) наименование составителя (должность, фамилия, инициа­лы; предлог «от» можно пропустить);

3) наименование документа (в центре строки, с заглавной бу­квы, без точки);

4) текст объяснения с указанием причин случившегося;

5) подпись;

6) дата.

Образец

Начальнику ПМС 216

С. Г. Алексееву

(от) дорожного мастера

Петрова В.И.

Объяснительная записка

25 января 2012 г. на перегоне Карасук 1 - Чебачий произошла экс­тренная остановка грузового поезда по причине несвоевременного осво­бождения пути рабочими моей бригады.

Подпись

26.01.2012

Доверенность - документ, удостоверяющий поручение кому-либо определенных действий, передачу определенных прав дове­рителя.

В ней указываются следующие реквизиты:

1) наименование документа (в центре строки, с заглавной бу­квы или полностью заглавными буквами);

2) наименование доверителя (фамилия, имя, отчество, долж­ность);

3) точное и исчерпывающее определение круга доверяемых полномочий или прав;

4) наименование доверенного лица (фамилия, имя, отчество, должность, адрес, паспортные данные);

5) подпись;

6) дата;

7) заверение подписи доверителя какой-либо организацией (подпись должностного лица и печать организации).

Образец

ДОВЕРЕННОСТЬ

Я, Смирнова Надежда Владимировна, специалист отдела маркетин­га, доверяю получить причитающуюся мне заработную плату за март 2012 г. в сумме 26 257 (двадцати шести тысяч двухсот пятидесяти семи) рублей ведущему специалисту отдела маркетинга Тихонову Николаю Ивановичу, проживающему по адресу: г. Новосибирск, ул. Ватутина, д. 17, кв. 27, паспорт: серия 4009 № 145676, выдан ОВД Калининского района г. Новосибирска 10 марта 2000 г.

Подпись Н.В. Смирнова

05.03.2012

Подпись Смирновой Н. В. удостоверяю.

Инспектор отдела кадров Подпись Н.А. Иванова

Расписка — документ, удостоверяющий получение чего-либо (денег, ценных вещей, доку­ментов и т.д.).

Реквизиты расписки:

1) наименование документа (в центре строки, с заглавной буквы или полностью заглавными, без точки после него);

2) наименование автора документа (фамилия, имя, отче­ство, год рождения, паспортные данные);

3) наименование подразделения или лица, от которого получено что-либо (если получается денежная сумма, то указываются год рождения и паспортные данные) обычно при написании расписки используется клишированная форма: кто? + получил
+ от кого? + что?;

4) точное наименование полученного с указанием количества или суммы (сначала цифрами, затем в скобках прописью);

5) дата, обязывающая вернуть ценности в определенный срок (указывается в некоторых случаях).

6) дата;

7) личная подпись.

Если расписка имеет особо важное значение, то подпись лица, давшего расписку, заверяется в учреждении по месту ра­боты (учебы) или у нотариуса.

Образец

Расписка

Я, Алексеев Петр Максимович, студент группы УП-32 техно­логического факультета Государственного института техничес­ких наук, получил от декана машиностроительного факультета Сергеева М.Ю. для оформления кабинета машиностроительных технологий следующие материальные ценности:

1) магнитную доску — 1 (одну);

2) плакаты — 3 (три);

3) книжные полки — 2 (две).

18.02.2007 (подпись) Алексеев П.М.

Расписка

Мною, Ивановой Марией Владимировной, студенткой группы ЭУ-24 факультета экономики и управления Государственного ин­ститута технических наук, получены деньги в сумме 3045 (три ты­сячи сорок пять) рублей из кассы ГИТН на приобретение празд­ничных плакатов для оформления актового зала к Новому году.

20.12.2007 (подпись) Иванова М.В.

Автобиография - последовательное изложение пишущим ос­новных этапов его жизни. Она составляется от первого лица и на­чинается словами: «Я, фамилия, имя, отчество, родился (роди­лась) ...» (указываются дата и место рождения - область, район, город, село, деревня и т.д.).

Далее идет следующая информация:

1) приводятся сведения о том, какое образование получил пишущий, какие учебные заведения, где и когда окончил;

2) называются место работы в настоящее время и занимаемая должность;

3) указываются семейное положение, место жительства в на­стоящее время;

4) если автор менял фамилию (по причине замужества и пр.), то указывается предыдущая фамилия и дата ее изменения;

5) автобиография подписывается автором и датируется.

Образец

АВТОБИОГРАФИЯ

Я, Симонова Ольга Дмитриевна, родилась 27 февраля 1986 г. в г. Новосибирске. Окончила среднюю школу № 178 Дзержинского района Новосибирска. В 2006 г. окончила Новосибирский техникум железнодо­рожного транспорта по специальности 190701 «Организация перевозок и управление на железнодорожном транспорте», диплом с отличием. Во время обучения регулярно принимала участие в олимпиадах и конкур­сах по специальности и неоднократно занимала призовые места.

В 2007 г. поступила на заочный факультет Сибирского государствен­ного университета путей сообщения, в настоящее время учусь на пятом курсе по специальности 190701.

В 2009 г. прошла обучение на курсах повышения квалификации по охране труда, а в 2010 г. - на курсах повышения квалификации руководи­телей структурных подразделений.

К работе приступила сразу после окончания техникума в должности начальника смены на станции Новосибирск-главный. С тех пор место рабо­ты и должность не меняла. Общий стаж работы - 4 года.

Вхожу в состав профсоюзного комитета, занимаюсь вопросами по ра­боте с молодежью на железнодорожном транспорте.

За время работы замечаний не имею. Неоднократно по итогам года была премирована за качественное и безаварийное выполнение своих должностных обязанностей. Дважды принимала участие в комиссионном осмотре предприятий начальником дороги. В 2009 г. участвовала в кон­курсе по специальности, заняла первое место, была отмечена руководством как грамотный, целеустремленный специалист.

В период 2007—2009 гг. исполняла обязанности начальника станции. За это время нарушений и отказов в работе станции не было.

Замужем, двое детей (дочь 2009 г.р. и сын 2011 г.р.).

Проживаю в Новосибирске по адресу: ул. Дуси Ковальчук, д. 179, кв. 65.

Подпись

12.02.2012

Резюме (от фр. resume - излагать вкратце) — краткое изложе­ние сути написанного, сказанного или прочитанного; краткий вывод, заключительный итог чего-либо. Кроме названного, суще­ствительное «резюме» обладает и другим значением: деловой до­кумент, краткая профессиональная самоаттестация претендента на какую-либо должность. Краткостью и четкой структурированно­стью резюме отличается от более обстоятельной автобиографии.

Автор резюме должен предоставить работодателю сведения о своем образовании, специальности и квалификации, о профес­сиональном опыте. Также следует указать, на какую должность претендует автор и на какую зарплату он рассчитывает.

Структура резюме традиционно складывается из девяти ком­понентов.

1. Фамилия, имя, отчество.

2. Контактная информация: адрес, телефон, e-mail.

3. Дата рождения (возраст).

4. Семейное положение: женат/не женат, замужем/не заму­жем; дети.

5. Цель поиска работы: интересующая вакансия (важный мо­мент: никогда не указывайте сразу несколько устраивающих вас вариантов, особенно если они не из смежных областей; для каж­дой интересующей вас должности составьте отдельное резюме).

6. Образование: основное образование по той специальности, которая позволяет претендовать на должность, указанную в раз­деле «цель»; дополнительное образование (повышение квалифи­кации, курсы, тренинги и т.п.) имеет смысл указывать только в том случае, если оно соответствует цели. Образование указывает­ся в обратной хронологической последовательности. Не реко­мендуется использовать аббревиатуры при указании учебного за­ведения.

7. Опыт работы: описывается в обратном хронологическом порядке (последнее место работы вначале); указывается период работы, название предприятия, сфера деятельности фирмы, затем следуют должность, описание обязанностей, которые приходи­лось выполнять, личные достижения. Резюме — это четкая кон­статация фактов, поэтому рассказ о каждом месте работы должен быть лаконичным, не следует включать в него всю трудовую биографию. Если стаж работы достаточно велик, рекомендуется написать о двух-трех последних местах работы, можно указать стаж за последние 5 – 7 лет.

8. Дополнительная информация: степень владения компью­тером и иностранными языками, наличие водительских прав.

9. Личные качества: следует указать качества, особенно цен­ные для выполнения работы, например, готовность к ненормиро­ванному рабочему дню, командировкам и т.п.

Слово резюме при составлении данного документа писать не рекомендуется.

Образец

Рощин Пётр Иванович

Дата рождения: 18 января 1985 г.

Адрес, телефон: г. Кемерово, ул. Осенняя, д. 46, кв. 1

Тел. 8-913-564-87-13

Семейное положение: женат, сын 2005 г.р.

Цель: начальник станции

Образование:

2005 – 2010 гг.

Сибирский государственный университет путей сообщения

(г. Новосибирск), факуль­тет «Управление процессами перевозок», специальность «Организация перевозок и управление на транспорте»

Опыт работы:

2010 – по наст. время

станция Кемерово-Сортировочная Западно-Сибирской железной дороги, дежурный по станции

Обязанности:

• обеспечение безопасности движения поездов;

• исполнение графика движения;

• организация маневровой работы на станции;

• обеспечение выполнения плана формирова­ния поездов

Дополнительная информация:

уверенный пользователь офисной техникой

и персональным компьютером (Microsoft Windows 98/2000/ХР, Office); свободное владение китайским языком;

Личные качества:

способность к обучению, работе в команде, стрессоустойчивость, быстрая адаптация к изменениям условий работы, аналитический склад ума, отсутствие вредных привычек.


Наши рекомендации