Возможности компьютерной презентации

Занятие 4. Назначение и интерфейс Microsoft Power Point 2007. Требования к презентации.

Возможности компьютерной презентации

Современные компьютерные технологии оказывают влияние не только на методы организации научной и производственной де­ятельности, они также изменяют образ различных мероприятий, связанных с обменом информацией: семинаров, конференций, совещаний и т. п., на которых происходит обмен новыми идеями, формирование имиджа различных фирм, технологий, взглядов. Ме­роприятия, направленные на представление результатов деловой, научной, политической и иной деятельности, принято называть презентациями.

Обмен информацией предполагает использование различных де­монстрационных материалов, сопровождающих текст оратора. Пре­зентация использует различные способы передачи информации, опирающиеся на соответствующие технологии. Здесь находят при­менение и печатные материалы (брошюры, буклеты, рекламные и информационные листки и т. п.), и натурные экспонаты (стенды, теле- и фотофрагменты), и звуковое сопровождение, и др. Их общий недостаток в том, что они подготовлены заранее, их редакция прак­тически невозможна.

Этого недостатка лишен метод использования компьютерных презентаций. Его суть в том, что менеджер (выступающий) исполь­зует комплект слайдов, заранее созданных с помощью специальной компьютерной системы подготовки презентаций и размещенных в памяти компьютера, и непосредственно выводит их на экран с помо­щью специального проектора (LCD-проектора) или жидкокристал­лической проекционной панели (LCD-панели).

Технология компьютерной презентации позволяет:

- создавать слайды, сопровождающие выступление и содер­жащие текст, графику, видео, с помощью специальных инс­трументов и других редакторов (текстовых, графических и т. п.);

- планировать последовательность (структуру) демонстрации, организуя дополнительные (скрытые) слайды, оперативно изменяя содержание слайдов;

- используя курсор в качестве указки, обращать внимание ауди­тории на различные участки представленной информации;

- иметь невыводимый на экран текст выступления или приме­ров (заметки выступающего);

- создавать формы для раздаточного материала.

Материал презентации состоит из следующих основных частей:

- комплект слайдов, содержащих основные положения (в форме текста), схемы, диаграммы, рисунки;

- структура презентации;

- раздаточные материалы;

- заметки выступающего.

Редактор презентаций представляет собой инструмент, позволяю­щий сообщить о достигнутых результатах или о планируемых дости­жениях. Его применение требует овладения навыками работы в среде редактора презентаций: формирование слайдов, содержащих текст, таблицы, рисунки; разработка структуры презентации; организация переходов между слайдами; передача информации в другие докумен­тные системы; демонстрация слайд-фильмов; методы применения электронной указки; вывода на экран текста выступления (заметки выступающего); печать раздаточного материала и др.

2 Назначение и основные элементы Microsoft PowerPoint 2007

Microsoft PowerPoint — это полный графический пакет для созда­ния презентаций и слайд-фильмов. Он предоставляет пользователю мощный набор средств по комплектованию и оформлению демон­страционных материалов, необходимых для представления доклад­чиком заданной темы аудитории.

Программа Microsoft PowerPoint 2007 дает возможность пользователям быстро создавать эффектные динамические презентации, обеспечивает интеграцию процесса документооборота и удобного совместного использования этой информации. Усовершенствованный интерфейс пользователя с новыми графическими средствами и средствами форматирования Microsoft PowerPoint 2007 позволяет полностью контролировать процесс создания профессионально оформленных презентаций.

Microsoft PowerPoint – самый широко применяемый пакет для подготовки презентаций. Популярность эта объяснима наличием Microsoft Office на большинстве корпоративных и домашних компьютеров и тем, что даже при минимальной компьютерной подготовке с помощью этого пакета можно разрабатывать презентации профессионального уровня.

Презентация PowerPoint — это набор слайдов и спецэффектов (слайд-фильм), раздаточные материалы, а также конспект и план до­клада, хранящиеся в одном файле PowerPoint.

Слайд — это отдельная «страница» презентации. Слайды могут включать заголовки, текст, диаграммы, таблицы, рисованные объек­ты и фотографии, фильмы и звук.

MS PowerPoint предоставляет богатые возможности по представ­лению презентации. Презентацию можно демонстрировать на экране компьютера или на настенном экране с помощью мультимедийно­го проектора, слайды презентации можно распечатать на прозрачной пленке. С помощью PowerPoint можно подготовить для слушателей раздаточный материал в виде распечатанных в компактном виде на бумаге слайдов и конспекта доклада. PowerPoint позволяет создавать автономные слайд-фильмы, демонстрирующие материал без вме­шательства докладчика. Такая форма демонстрации особенно удоб­на для организации электронной рекламы на выставках. С помощью PowerPoint можно организовать демонстрацию материала через Ин­тернет в режиме электронной конференции.

Технология подачи материала с помощью презентации достига­ется за счет выполнения четырех общепринятых этапов: планирова­ния, подготовки, практики и презентации. Планирование определяет основные содержательные моменты доклада. На этапе подготовки выполняются формулировка и оформление слайдов доклада, подго­товка структуры и времени показа презентации. Практика предпо­лагает репетицию и получение отзывов у аудитории и приобретение уверенности в презентации. На этапе презентации достигается абсо­лютное владение данной темой, максимальное привлечение внима­ния аудитории.

3 Интерфейс программы

Программа Microsoft Power Point входит в состав Ms Office и имеет такой же интерфейс, что и другие офисные программы.

Интерфейс программы MS PowerPoint спроектирован с учетом описанной технологии создания презентации. В Office PowerPoint 2007 реализованы те же новые возможности Microsoft Office 2007, что и в других приложениях пакета — пользо­вательский интерфейс, наборы команд с контекстными командны­ми вкладками, инструменты, необходимые при выполнении той или иной конкретной задачи. Чтобы запустить программу Microsoft Power Point 2007, выполните команду Пуск > Все программы > Microsoft Office > Microsoft Office PowerPoint 2007. На рисунке 1 отмечены основные компоненты окна программы MS PowerPoint.

Рисунок 1 –Окно программы MS PowerPoint 2007

Изначально на ленте отображаются 7 вкладок. Путем щелчка мыши на одной из вкладок, можно отобразить на экране набор элементов управления, присущий этой вкладке.

Командные вклад­ки пользовательского интерфейса соответствуют обычным этапам работы над презентацией:

- вкладка Главная содержит команды, которые чаще всего используются при создании и работе со слайдами, например, команды для добавления и удаления слайдов, выбора струк­туры слайдов, выбора шрифтов и параметров абзаца, а также поиска текста в определенном слайде;

- вкладка Вставка позволяет добавлять в слайды ряд элемен­тов — таблиц, изображений, диаграмм, графиков, фигур Office, ссылок, объектов WordArt, текстовых объектов и роликов;

- вкладка Дизайн содержит все необходимое для настройки вне­шнего вида презентации. Команды на этой вкладке предна­значены для выбора ориентации страницы, темы презентации, оформления фона слайда и упорядочивания объектов слайда;

- вкладка Анимация содержит инструменты для добавления ани­мационных объектов и звуков, эффектов перехода и выбора временных интервалов;

- вкладка Показ слайдов предоставляет команды для настройки, репетиции и показа слайд-шоу. Здесь также есть команды для записи голоса, настройки сдвоенных мониторов и изменения разрешения изображения;

- вкладка Рецензирование содержит инструменты для проверки орфографии и тезаурус, а также средства перевода и исследо­вания. Кроме того, здесь вы найдете команды для добавления, просмотра и обработки комментариев в документе;

- вкладка Вид содержит набор различных опций представления презентации. С их помощью можно выбирать традицион­ные представления PowerPoint, применять сетку и линейку, настраивать цвета и оттенки серого, а также работать с окнами презентации.

При запуске программа PowerPoint 2007 открывается в так называемом обычном режиме, который позволяет создавать слайды и работать с ними.

Рисунок 2 - Обычный режим окна PowerPoint 2007

1 - В этой области Слайда можно работать непосредственно с отдельными частями слайда.

2 - Пунктирные линии показывают (Поля с пунктирными границами, являющиеся частью макетов большинства слайдов. Эти поля содержат заголовки и основной текст либо такие объекты, как диаграммы, таблицы и рисунки.) , в которые можно ввести текст или вставить изображения, диаграммы и другие объекты (Объект. Таблица, диаграмма, рисунок, формула или данные другого типа. Объекты, созданные в одном приложении (например, электронные таблицы), а затем связанные или внедренные в другом приложении, являются объектами OLE.) .

3 - Вкладка Слайды содержит эскизы (Эскиз. Миниатюрное представление рисунка.) всех полноразмерных слайдов, отображаемых в области Слайд. После добавления других слайдов для появления нужного слайда в области Слайд можно щелкнуть соответствующий эскиз на вкладке Слайды. Можно также перетаскивать эскизы, чтобы изменить порядок слайдов в презентации. Кроме того, вкладка Слайды позволяет добавлять и удалять слайды.

4 - Область Заметки (Область заметок. Область в обычном режиме для ввода заметок к слайду, распечатываемых в режиме страниц заметок или отображаемых на экране при сохранении презентации в формате веб-страницы.) позволяет ввести заметки о текущем слайде. Можно раздать заметки аудитории или обращаться к ним во время показа презентации в режиме докладчика. (см. рис 2)

Режим сортировщика слайдов позволяет одновременно охва­тить взглядом все слайды презентации в уменьшенном масштабе. Миниатюры слайдов разложены в рабочей зоне окна, как страницы доклада. В этом режиме удобно переупорядочивать, добавлять, копировать, удалять слайды, определять способы смены слайдов, устанавливать интервалы времени отображения слайдов для автоматического показа презентации. Это упрощает добавление, уда­ление и перемещение слайдов, задание времени показа слайдов и вы­бор способов смены слайдов.

При создании презентации в любой момент можно запустить проб­ный показ слайдов и просмотреть презентацию. Для этого нужно пе­реключиться в режим показа слайдов. Каждый слайд в этом режиме занимает весь экран. При этом PowerPoint воспроизводит переход­ные эффекты между слайдами, анимацию отдельных объектов слай­дов, их звуковое сопровождение, отрабатывает временные задержки, установленные в режиме сортировщика слайдов. Когда презента­ция готова, этот режим используется для демонстрации презентации аудитории.

В правой части окна находится полоса прокрутки. На полосе нахо­дятся два вида кнопок и бегунок. Кнопки с двойными стрелками ис­пользуются для перехода от одного слайда к другому. Кнопки с оди­нарными стрелками служат для прокрутки при просмотре отдельного слайда.

Внизу окна находится строка состояния, в которой выводятся со­общения о состоянии системы и действиях пользователя.

На стройке состояния находятся кнопка Масштаб и Ползунок масштабирования. В PowerPoint осуществляется автоматическая коррекция масштаба, благодаря чему, при выбранном режиме отображения слайдов в рабочей области отображается весь слайд. Размеры слайдов можно легко изменить с помощью ползунка масштабирования. Вы можете схватить левой кнопкой мыши ползунок масштабирования и, удерживая кнопку, перетаскивать влево, либо вправо до нужного вам размера. Обратите внимание, что в начале и в конце шкалы масштабирования находятся 2 кнопки в виде знаков «плюс» и «минус». Нажав на эти кнопки, вы будете увеличивать, либо уменьшать масштаб на 10%.

Рядом со шкалой масштабирования находится кнопка, которая называется Вписать слайд в текущее окно. Нажав эту кнопку, слайд впишется в текущее окно.