Изготовление и расположение надписей и указателей

Персонал

Технический персонал (электрик, радист и т.д.) Видеогруппа

Обслуживающий персонал (гардеробщики, уборщики)

Охрана

Официанты

Оформление зала

Технический секретариат (прием и регистрация

журналистов и гостей)

Сценарий проведения церемонии

Место Малый зал Академического Малого театра

Дата 15 декабря

Сбор гостей и регистрация журналистов — 16.30
Церемония вручения призов — 17.00

Фанфары — 17.00-17.03

Ведущие объявляют о начале церемонии — 17.03—17.10

Выступление председателя жюри

- 17.10-17.17 - 17.17-17.20 - 17.20-17.55

конкурса

Музыкальная заставка

Театрализованная церемония

вручения призов

Заключительное слово председателя

— 17.55-18.00 — 18.00-19.30 — 19.30-20.00

Вид деятельности

Срок

2 ноября 20 ноября

Бронирование помещения Написание сценария цере­монии

жюри конкурса Прием Разъезд гостей

Продолжение

Вид деятельности	Срок	Ответственный
Заказ призов	10 ноября	В. В. Веселовский
Подготовка речи председателя жюри	10 декабря	Е. М. Карцева
Подготовка пресс-релиза и приглашения	1 декабря	Е. М. Карцева
Рассылка пресс-релиза	5 декабря	М. Силин
Рассылка приглашения	5 декабря	М. Силин
Приглашение победителей и членов жюри	25 декабря	В. В. Веселовский
Подготовка пресс-пакета	13 декабря	Е. М. Карцева
Заказ сувениров и подарков	20 ноября	В. В. Веселовский
Подготовка банкета	10 декабря	В. В. Веселовский
Украшение зала	14 декабря	Л. А. Фомина
Приглашение режиссера
и актеров, участвующих
в театрализованной части церемонии	20 ноября	Л. А. Фомина
Приглашение ведущих	1 декабря	Л. А. Фомина
Репетиция церемонии	14 декабря	Л. А. Фомина
Инструктаж технического секретариата	12 декабря	В. В. Веселовский
Инструктаж обслуживающего персонала	12 декабря	В. В. Веселовский
Проверка готовности церемонии	14 декабря	Л. А. Фомина
Проведение церемонии	15 декабря	Л. А. Фомина, В. В. Веселовский

Итоговый отчет должен отражать основные этапы подготовки и ход проведения мероприятия. Но главное — оценка эффективности меропри­ятия, поэтому в отчете отмечаются наиболее удачные моменты мероприя­тия и недостатки в его проведении, которые следует учесть в дальнейшем.

В отчет также включаются публикации в СМИ, в которых упоминает­ся или каким-либо образом комментируется проведенное мероприятие. При этом учитываются те же показатели, что и при проведении монито­ринга прессы, т.е. тираж издания или охват зрительской/слушательской аудитории, статус СМИ, общий тон публикаций и их объем и т.д.

Задание 1.Ваш факультет через два месяца планирует провести День открытых дверей. Обычно на этом мероприятии выступает декан фа­культета, организуется выставка, показываются рекламные ролики об университете и факультете и т.д. Напишите детальную программу этого мероприятия, включая календарь его подготовки.

Задание 2,Составьте график подготовки студенческой конференции по проблемам связей с общественностью, которую планирует провес­ти ваш университет. Продумайте и подготовьте сценарий торжествен­ной церемонии открытия конференции.

Задание 3.Продумайте и предложите свой сценарий проведения Дня города.

Задание 4.Местный музей принимает выставку картин художников-пе­редвижников из фондов Третьяковской галереи. Продумайте и предложите сценарий проведения презентации по поводу открытия этой выставки. Напишите приглашение на презентацию. Обратите внимание на его дизайн.

Задание 5.Планируется провести выставку рисунков детей — воспитан­ников местного детского дома, посвященную Дню защиты детей (1 июня). Составьте график подготовки и напишите сценарий цере­монии открытия выставки, в которой примут участие мэр города и генеральный спонсор — представитель компании «Интеллект», про­изводящей школьное оборудование.

__________________ Глава 4 _______________

ГОДОВОЙ ОТЧЕТ

К ежегодному собранию акционеров служба связей с общественнос­тью готовит годовой отчет организации. Когда-то это был довольно объем­ный печатный текст, содержавший большой объем фактической и финан­совой информации, дававший акционерам и инвесторам представление о результатах работы компании в прошедшем году. В настоящее время годо­вой отчет — это красочный буклет, который не только распространяется на собрании акционеров, но и информирует о деятельности организации другие целевые аудитории, например, финансовые круги, государствен­ные структуры, а также клиентов, настоящих и потенциальных.

Итак, первое, что следует подчеркнуть, — это мультимодусность тек­ста годового отчета: использование фотографий и рисунков, диаграмм и графиков, разнообразие цветового и шрифтового оформления требу­ет привлечения к созданию годового отчета художника, фотографа, ре­дактора. Именно поэтому многие компании обращаются в PR-агент­ства с заказом на изготовление годового отчета. PR-агентства либо имеют в своем штате соответствующих сотрудников, либо постоянно сотруд­ничают со специалистами, которые могут профессионально разработать дизайн и составить годовой отчет.

Менеджер по связям с общественностью, работающий в организа­ции, должен контролировать эту работу и быть в состоянии Qe оценить. Кроме того, в его функции входит помощь PR-агентству в проведении исследования и сборе необходимой информации. Следовательно, вто­рое, что следует знать специалисту по связям с общественностью, — ка­кого рода информация должна быть представлена в годовом отчете.

Обычно в годовой отчет включаются данные о результатах произ­водственной деятельности организации в прошедшем году, изложение общей стратегии деятельности организации, описание ситуации на рын­ке и планов на будущее. При этом информация подается как в тексто­вой, так и в числовой форме.

Структура годового отчета включает в себя следующие компоненты: 1. Обращение главы организации к акционерам(Chairman's

Statement), которое сопровождается его фотографией. Обращение представляет собой краткое изложение основных резуль­татов работы организации за отчетный период и намечает перспективы ее деятельности в будущем году. Этот текст является образцом устно-пись­менной речи, который близок по своей стилистике к заявлению для прес­сы (см. выше: Часть 1. Глава 6). Его объем невелик: обычно одна страница в типографском варианте. Как правило, чтобы подчеркнуть персонифи­цированный характер текста, в конце ставится факсимильная подпись гла­вы организации, от чьего имени написано обращение.

УВАЖАЕМЫЕ АКЦИОНЕРЫ!

j 2005 год стал еще одним знаменательным периодом в жизни акцио-

нерного общества «Завод "Русский квас"». Цели, поставленные собра­нием акционеров и годовым планом, достигнуты. Основная стратегия завода осталась неизменной и в этом году — расширение производства и увеличение объемов выпуска высококачественного безалкогольного на­питка. Наш коллектив справился с этой задачей: изготовлено более трид­цати миллионов декалитров знаменитого русского кваса.

Завод по-прежнему оставался большой стройкой: работы шли на семи площадках. Назову лишь два крупнейших объекта, введенных в строй в прошедшем году — автобаза и спортивно-оздоровительный ком-

плекс. Продолжалось техническое переоснащение предприятия, были
внедрены новейшие технологии. Освоено новое направление нашей про­
дукции — выпуск целебных вод. Появившиеся в 2005 г. минеральная вода
«Снежная вершина» и минерализованный «Морозный напиток» пользу­
ются большим спросом у потребителей. М

Пристальное внимание мы уделяли продвижению нашей торговой ■
марки. В 2005 г. акционерное общество приобрело Костинский завод по Щ
производству пива и безалкогольных напитков, что позволит нам значи- Щ
тельно расширить производство. Щ

Эти успехи стали возможными благодаря прогрессивной системе Щ трудовых отношений, сложившейся на заводе. Здесь творческий иници- ■ ативный подход к делу каждого сотрудника определяет конечный резуль- ™ тат труда всего коллектива.

Высочайшим признанием культуры труда и торговой марки «Русский квас» стало награждение семи сотрудников компании высокими госу­дарственными наградами за заслуги перед страной и многолетний доб­росовестный труд, присуждение торговой марке «Русский квас» премии Правительства Российской Федерации в области качества.

Я могу заверить акционеров нашей компании, что коллектив «Заво- I
да "Русский квас"» будет стремиться повышать качество своей работы. I
Так, в 2006 г. мы планируем... «__.. л

2. Раздел, посвященный производственной деятельности организации в отчетном году(Business Performance).

В этом разделе речь идет о ситуации на рынке и положении на нем организации, о деятельности организации (общие результаты, достиже­ния, объяснение неудач), какие изменения в структуре бизнеса произош­ли за минувший год. Здесь же формулируются задачи менеджмента на следующий год.

Если организация работает в нескольких направлениях, например, крупные корпорации занимаются производством разных видов продук­тов (продукты питания, косметика, напитки и т.д.), то каждое направ­ление должно быть освещено. Иногда в этом случае целесообразно раз­мещать информацию в отдельных главах. Например, банки посвящают отдельные главы отчета работе с корпоративными клиентами, с физи­ческими лицами, кредитной политике и т.д. Компания Bass PLC, кото­рая занимается гостиничным бизнесом (ей принадлежит сеть гостиниц Holiday Inn), производством безалкогольных напитков, пива, индустри­ей развлечения и имеет собственную сеть пабов, каждому направлению деятельности посвятила в своем отчете отдельную главу и кратко, но достаточно полно описала ситуацию, сложившуюся в каждом сегменте рынка. В этом разделе приводятся графики и диаграммы, которые об­легчают восприятие информации.

3. Раздел, посвященный работе с персоналом(Human Resources).

Каждая компания стремится показать в отчете, что одна из ее главных ценностей — это ее сотрудники. Поэтому в специальном разделе расска-126

зьшается о том, что сделано для работников организации в отчетном году: как выглядит социальный пакет, какие виды повышения квалификации были организованы, как сотрудники участвуют в управлении компанией и т.д. Приведем в качестве примера фрагмент этого раздела.

«Постоянно расширяющаяся сеть филиалов и отделений Банка ABC, введение новых видов услуг вызвали новый приток клиентов Банка, а сле­довательно, и потребность в новых квалифицированных специалистах и повышении квалификации уже работающих в Банке менеджеров. Поэтому в 2005 г. особое внимание уделялось кадровому составу сотрудников.

Набор новых сотрудников велся преимущественно из числа перспектив­ной вузовской молодежи и учащихся специализированных средних учебных заведений. Образовательный уровень работников Банка в минувшем году заметно повысился: 98% сотрудников имеют высшее образование в таких областях, как финансы, экономика, право. [...]

В 2005 г. 80% сотрудников повышали квалификацию, участвуя в семи­нарах и курсах, организованных ведущими мировыми банками. Обучение персонала, повышение его квалификации ведется и в собственном Учебном центре, который располагает необходимой технической и учебно-методичес­кой базой, квалифицированными преподавателями и отлаженной системой подготовки, разработанной специалистами Банка. [...]

Важнейшее направление кадровой политики Банка — повышение при­влекательности труда банковского работника путем создания оптимально­го морально-психологического климата, развития корпоративной культу­ры, повышения социальной защищенности банковских служащих. В Банке успешно действует Профессиональный союз сотрудников Банка, который выражает и защищает интересы работников, их социально-экономические права. [...]»

4. Раздел, посвященный благотворительной деятельности организа­ции(Social Activity).

Социальная ответственность стала нормой деятельности каждой круп­ной компании, что, естественно, отражено в ее годовом отчете. Многие организации выступают спонсорами различных спортивных и культурных мероприятий, оказывают помощь социально незащищенным группам населения: детям-сиротам, ветеранам, пенсионерам, инвалидам. Некото­рые поддерживают большие социальные программы, направленные на решение сложных проблем, с которыми сталкивается общество. Напри­мер, компания «Нестле» поддерживает образовательную программу для детей «Разговор о правильном питании», разработанную Институтом воз­растной физиологии Российской Академии образования.

Результаты благотворительной деятельности также находят отраже­ние в годовом отчете. Как правило, в этом разделе много фотографий,

иллюстрирующих участие организации в общественной жизни города или региона, где она функционирует.

5. Раздел, посвященный финансовому положению организации

(Financial Review).

Это очень важный раздел отчета, свидетельствующий о стабильнос­ти развития организации. Финансовую информацию будут изучать и инвесторы, кредитные организации, и потенциальные акционеры ком­пании. Поэтому помимо текстового финансового обзора в годовой от­чет включаются в составе отдельной главы такие финансовые докумен­ты, как балансовый отчет (Balance Sheet), отчет о прибылях и убытках (Profit and Loss Statement), отчет о чистом доходе, т.е. после выплаты всех налогов (Net Income Statement), и т.д. Эти сведения представлены в виде таблиц с соответствующими заголовками.

В этот раздел включается и официальное заключение независимой аудиторской компании (Auditors' Report), проводившей проверку фи­нансового состояния организации, на бланке с факсимильной подпи­сью главы аудиторской компании и указанием даты проверки.

6. Реквизиты организации.

Годовой отчет обязательно содержит официальный адрес организа­ции, ее телефон, факс и адрес электронной почты. На обложке отчета должен быть указан логотип. Иногда на внутренней стороне первой стра­ницы обложки указывают миссию организации.

Если тактическая задача годового отчета заключается в информирова­нии целевой аудитории о деятельности компании за истекший год, то стра­тегическая — в продвижении ее положительного имиджа как процветаю­щей и стабильно развивающейся организации. Поэтому менеджер по связям с общественностью должен стремиться к тому, чтобы и содержа­ние, и оформление годового отчета оставили у его читателя наиболее бла­гоприятное впечатление. Безупречность стиля, грамотность и четкость; изложения наряду с оригинальным дизайном служат залогом успеха. ',.

Задание 1.Используя следующую информацию, напишите для нефте­добывающей компании «Черное золото» раздел годового отчета, посвященный ее благотворительной деятельности.

Поддержка ветеранов Великой Отечественной войны:

— организован прием для ветеранов Великой Отечественной войны в честь 65-летия Победы над фашистской Германией;

— спонсирована публикация памятного альбома «Они воевали за Ро­дину».

Помощь детским домам:

— детскому дому г. С-ва подарен компьютерный класс на 12 мест;

— в три детских дома к Новому году были направлены в подарок книги и игрушки;

— регулярно направляются билеты на детские спектакли для воспи­танников детского дома г. С-ва.

Поддержка культурных проектов:

— организована выставка «Русский пейзаж» в пяти городах Централь­ного федерального округа;

— компания является Генеральным спонсором Театра оперы и балета

г. С-ва.

Задание 2.Зайдите на сайт крупной корпорации и, собрав необходимую информацию, напишите обращение к акционерам от имени ее гла­вы для годового отчета.