Значение и сущность информации в процессе управления

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Значение и сущность информации в процессе управления

2. Информационно–управляющие системы

Заключение

Список используемой литературы

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность исследования данной темы непосредственным образом связана с тем обстоятельством, что главным направлением перестройки управления и его радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий.

Средства и методы прикладной информатики используются в менеджменте и маркетинге. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования компаниями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыта.

Предмет исследования - процесс принятия управленческого решения.

Объект исследования – информационно–управляющие системы и технологии.

Цель данной работы - выявить особенности информационного обеспечения процесса управления.

Достижение данной цели предполагает решение следующих задач:

1. Охарактеризовать значение и сущность информации в процессе управления.

2. Охарактеризовать сущность информационно-управляющих систем.

3. Описать технологию принятия управленческих решений с использованием информационных технологий.

В процессе рассмотрения данной темы нами были использованы следующие методы:

1. Теоретический анализ литературы и вторичных данных.

2. Сравнительный метод.

В процессе написания данной работы нами в основном была использована учебная и монографическая литература.

Значение и сущность информации в процессе управления

Для обеспечения адекватного функционирования блока «Принятие решений» в процессе управления определяющее значение имеют информационные процессы, то есть процессы сбора и хранения, обработки и передачи данных с целью управления производственным процессом и соответствующими структурными подразделениями [4, с. 103].

Традиционные методы управления производственным процессом базируются на документировании информации, являющейся входной и выходной для лиц и органов, принимающих управленческие решения.

Таким образом, можно сделать вывод, что управленческая информация – это одна из сложнейших, еще полностью не раскрытых областей современной науки [4, с. 103].

В теории управления целесообразно применять определение информации, как совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте, это обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом [4, с. 103].

Информация, используемая в системах управления, должна удовлетворять определенным требованиям [4, с. 110]. К числу этих требований относятся:

1. Необходимое и достаточное количество и качество информации, причем доминирующее значение имеет качественная сторона.

2. Достоверность и точность информации. Содержание данного требования непосредственно связано с тем, что совершенно недопустимо пользоваться недостоверной и неточной информацией. Если информация является недостаточной или приблизительной, возможно принятие решения с катастрофическими последствиями.

Противоречие заключается в том, что абсолютно достоверной и точной информации не существует, а приближающаяся к ней информация мало пригодна для принятия управленческих решений — она довольно быстро устаревает.

Недостоверность информации обусловливается не только источниками ее получения, неправильной или неэффективной методикой ее обработки, но и целевыми установками ее преобразования, интерпретацией применения.

3. Своевременность получения информации.

Информация, необходимая для управления, должна быть своевременной.

Требование более раннего представления информации часто может быть связано со значительными материальными и финансовыми затратами, (повышенные скорость обработки на ЭВМ и пропускная способность каналов связи, экспертная обработка массивов информации). С другой стороны, и запоздалая информация также не представляет практического интереса.

4. Полнота информации.

В распоряжение руководителя должна поступать информация в достаточном объеме, обеспечивающем эффективное решение всех задач. Редуцированная (усеченная) информация способна резко снизить эффективность управления или даже привести к ошибкам в управлении. Вместе с тем требование полноты информации может граничить с ее избыточностью. Как полнота информации, так и ее неполнота не имеют объективных критериев и ограничений, что не следует относить к достоинствам или недостаткам информации. Это объективное противоречие, которое разрешается в процессе творческого труда каждого руководителя.

5. Полезность.

Для принятия решения необходима определенная, конкретная информация, остальная образует информационный шум. Выделение полезной информации из шума является сложной аналитической работой и требует больших затрат.

4. Технологические характеристики информации,к которым следует отнести плотность ее размещения, возможность сохранения в различных условиях, скорость обработки, извлечения, распечатки, представления, формы сервиса.

Здесь весьма важны техническое и технологическое совершенство систем, унификация терминологии, порядок составления документов и их представления. Информация должна быть разделена по уровням и звеньям управления, а также по нормативно-справочным, расчетно-аналитическим и другими направлениям.

Важной характеристикой является помехоустойчивость информации — способность противостоять как активным, так и пассивным помехам. Высокая помехоустойчивость обеспечивает устойчивое управление, его необходимую конфиденциальность (сохранение коммерческой и государственной тайны).

Стоимость информации в системах управления постоянно возрастает, что обязывает стремиться к постоянному повышению эффективности ее получения и использования [5, с. 278].

Большое разнообразие информации, используемой в практике управления, нуждается в развитии классификационных подходов. Классификация информации преследует разнообразные цели:

1) развитие системного и комплексного подхода к управлению;

2) совершенствование технологии управленческой деятельности;

3) совершенствование системы профессиональных знаний руководителей;

4) поиски путей повышения эффективности управления. Классифицировать информацию, используемую для управления, можно по самым разнообразным признакам.

Наиболее часто применяются следующие принципы классификации [4, с. 104]:

1) по различным аспектам управления (характеру возникающих задач);

2) по характеру восприятия человеком;

3) по форме представления;

4) по источникам возникновения;

5) по времени использования;

6) по отношению к хозяйственному субъекту;

7) по возможности использования.

В зависимости от характера возникающих задач и соответствующего им аспекта управления информации делиться на организационно-экономическую, собственную управленческую, технико-технологическую, социально-психологическую, идейно-воспитательную.

По характеру восприятия человеком можно выделить различные органолептические формы информации: визуально (зрительную), аудиоинформацию (звуковую), тактильную, обонятельную, а также комбинированные формы, например аудиовизуальную.

По форме представления различают знаковую информацию, имеющую в определенной степени абстрактную форму, и аналоговую, образную. Знаковая информация выражается в цифровой, буквенной и кодированной форме.

Используемая в управлении информация по источникам может быть подразделена на внешнюю и внутреннюю.

Следующей классификацией является классификация информации по видам источников.Выделим три источника, из которых информация может поступать к лицу, принимающего решение либо в решающую систему.

Первым является исследовательская деятельностьи в более широком смысле деятельность, основная на активном поиске информации, как во внешней среде, так и в среде, сохраняющей полученный опыт, например в долговременной памяти компьютеризованной информационной системы.

Вторым источником информации является канал обратной связи,по которому поступает информация о результатах предшествующих решений. В этом случае человек или орган, принимающий решение, не выполняя специальных исследовательских или поисковых операций, получает информацию при совместной реализации управленческого и производственного процессов. Например, он узнает, выполнен квартальный план работ. Эта информация может влиять на ого дальнейшие решения.

Определение третьего источника информации требует некоторых дополнительных пояснений. Достаточно часто решение, принятое в интервале времени [t1, t2], влияет на будущее решение, принимаемое в интервале времени [t1,t2].

При этом нужно помнить не только о непосредственном результате принимаемого решения, но и о том, что реализация этого решения может быть исходной точкой, для принятия последовательных решений сходного типа. Иначе говоря, нужно помнить, что, когда мы в будущем будем принимать те или иные решения, мы можем попасть непосредственно в результате принятия некоего решения как в лучшую, так и в худшую ситуацию в зависимости от того, какими были ранее принятые решения. Может случиться так, что принося определенные преимущества в настоящий момент, в дальнейшем данное решение приведет к безвыходной ситуации.

Ситуации этого типа имеют динамичный характер, поскольку информация о будущих, отдаленных последствиях принимаемого решения оказывает большое влияние на процесс выбора. Будем называть такую информацию информацией предвидения.

В то время, как рассмотренная ранее информация о результатах предшествующих решений, поступая по каналу обратной связи, влияет на будущее поведение человека, принимающего решение, информация предвидения, базируясь на представлении человека о будущем, влияет на его нынешние решения.

Иными словами, в последнем случае ситуация в данный момент определяется тем, что ожидается в будущем. Информация предвидения играет принципиальную роль в процессе принятия многоступенчатых решений.

Информация, поступающая как из внешней среды, так и из долговременной памяти или тому подобных источников, изменяет ситуацию.

Во-первых, эта информация может изменять предметное представление о ситуации.

Во-вторых, новые данные изменяют субъективную вероятность подтверждения гипотез о положении дел.

В-третьих, данные, полученные в процессе решения, могут изменять полезность, приписываемую их результатам. Например, обнаружение в процессе и в результате строительства факта неблагоприятных геологических условий может привести к переоценке привлекательности данного проекта.