Второй шаг - информация об аудитории

Информация о вашей аудитории еще при подготовке презентации является очень важным шагом к успеху. Вам необходимо знать, кто будет Вашим слушателем. Тогда Вы сможете настроиться на аудиторию и тем самым задать нужный лад.

Рекомендации, ориентированные на презентацию коммерческого характера.

Соберите необходимую информацию о ваших будущих слушателях, руководствуясь предлагаемым списком наиболее важных вопросов.

 Сколько человек будет присутствовать?

 Возрастная группа.

 Социальное положение.

 Уровень жизни.

 Образование.

 Каково их знание обсуждаемого предмета?

 Причины присутствия на презентации.

 Есть ли у них опасения, проблемы? Какие?

 Каковы их цели?

 Каковы их ожидания?

 Ценят ли они юмор?

 Как хорошо они знают вас?

Чтобы получить необходимую Вам информацию о будущей аудитории, воспользуйтесь следующими способами:

· запросите список слушателей и их должности;

· вышлите список Ваших вопросов организаторам;

· поговорите со слушателями до презентации;

· поинтересуйтесь мнением тех, кто знает аудиторию;

· изучите всю доступную информацию об организации (реклама, журналы, Интернет).

Даже если Вы собираетесь делать презентацию перед хорошо знакомой Вам аудиторией, попытайтесь мысленно дать её обобщенный портрет.

Более того, если Вы готовитесь к выступлению, представьте себе реакцию на Вашу презентацию со стороны каждого слушателя. Ваша презентация должна доходить до каждого. Если есть "трудные" слушатели - запланируйте хоть один какой-то момент, когда будет обращение и к этим людям тоже... Ведь то, что трудно сделать при подготовке обычного выступления, возможно при подготовке визуального материала, каким и будет являться Ваша презентация!

Поставьте себя на место аудитории - постарайтесь понять, насколько слушатели понимают вас, какова их карта действительности, и предугадать, что они хотят узнать. Если вам удастся это определить, вы сможете разобраться, как наиболее выгодно раскрыть преимущества вашего выступления.

Выделение основных идей презентации

Выделив основные идеи, Вы поможете слушателям легче следить за ходом вашей презентации. Чтобы выделить основные идеи вашей презентации, подумайте, как бы вы ответили на следующие два вопроса:

· какие идеи будут соответствовать целям моей презентации?

· какие идеи мои слушатели должны запомнить лучше всего?

Основные идеи должны:

· служить конкретным целям,

· содержать умозаключения,

· быть интересными,

· и их не должно быть много (обычно не более четырех - пяти).

Существует много способов выделения основных идей презентации. Например, с помощью приемов, заимствованных из теории рекламы и продаж товара. Проверьте себя – отвечая на вопросы:

1. Кто?

2. Что?

3. Где?

4. Почему?

5. Когда?

6. Как?

Подбор дополнительной информации

Речь идет о том, что очень полезно включить какую-то дополнительную информацию, которую Вы будете использовать для поддержки основных идей. То есть - после того как Вы выделите основные идеи презентации, Вам необходимо подобрать материал, сопровождающий эти идеи.

Такой дополнительной информацией могут быть:

· примеры,

· сравнения,

· цитаты,

· открытия,

· статистика,

· графики,

· аудио и видеоматериалы,

· экспертные оценки.

Планирование вступления

Слушатели формируют мнение о Вас уже в первые несколько минут. После этого очень сложно изменить это мнение. Сделайте все возможное, чтобы это мнение было позитивным. У Вас не будет второго шанса произвести первое впечатление! Подумайте о том, что Вам нужно сказать во вступлении.

Как минимум необходимо:

· представиться (имя, должность, организация);

· сказать, сколько будет длиться ваша презентация;

· договориться о том, когда можно задавать вопросы - во время презентации или после;

· представить тему вашей презентации;

· установить доверительные отношения со слушателями;

· заставить аудиторию слушать Вашу презентацию.

Для того чтобы достичь целей вступления, помните о четырех советах, весьма полезных при подготовке вступления вашей презентации.

1. Привлеките внимание. (Привлечь внимание во вступлении можно цитатой или интересными данными.)

2. Укажите основные идеи. (Перечень основных идей необходим для того, чтобы настроить слушателей на тему Вашей презентации).

3. Укажите интересы аудитории. (Для чего аудитория пришла Вас слушать? Что полезного в Вашей презентации для слушателей? Расскажите об этом, и Вас будут слушать с еще большим вниманием.)

4. Используйте уместные слова и жесты. (Заранее продумайте – насколько естественна для данной аудитории привычная Вам жестикуляция, а также привычный Вам стиль общения, не будут ли они чужды для данной аудитории?)

Вот несколько распространенных типов вступлений, которые Вы можете использовать в своей презентации:

- цитаты,

- риторические вопросы,

- декларативные заявления,

- ситуации из жизни,

- текущие события,

- план действий,

- истории из жизни замечательных людей.

Выбор в первую очередь зависит от Вас, Вашего материала и специфики аудитории.

Если вы не хотите настроить вашу аудиторию негативно (или даже обидеть) с самого начала, соблюдайте ряд правил. Прежде всего, избегайте замечаний по поводу пола, расы, религии, политики.

Пять «смертных грехов» вступления включают:

· извинения;

· длинные и медленные предложения;

· очевидные наблюдения;

· банальные вопросы;

· истории и анекдоты, не относящиеся к предмету выступления.

Хорошо, если Вы скажете что-нибудь приятное собравшимся, это всегда будет воспринято положительно. Но стоит ли начинать Ваше знакомство с аудиторией с шутки – это сложный вопрос. Аудитория может оказаться неожиданно более ранима к Вашим шуткам, чем Вы ожидаете, и сочтет это панибратством. Поэтому пока у Вас не установился контакт с аудиторией, держите себя предельно корректно.

Из сказанного следует, что Вам имеет смысл подготовить несколько возможных вступлений, даже на одном и том же материале.

Учтите: программа PowerPoint позволяет Вам делать разветвлённых презентации, и Вы можете управлять уже во время доклада – по какой из ветвей Вы пойдете. Поэтому в случае необходимости и при наличии некоторого опыта Вы сумеете легко «подстраиваться» к настроению зала – для того, чтобы повести аудиторию за собой и добиться своей цели.

Логика и переходы

Для того чтобы логика подачи материала не нарушалась, а слушателям было легко за ней следить, Вам необходимо продумать переходы:

- от вступления к основной части презентации,

- от одной основной идеи к другой,

- от одного слайда к другому.

Переход - это связь между окончанием одной важной идеи и началом другой.

Обязательно продумайте – каким образом Вы будете давать аудитории понять, что Вы закончили обсуждение одного тезиса Вашего доклада и переходите к следующему. Помогите слушателям сформулировать для себя понимание того, КАК увязаны в Вашем выступлении эти части.

С помощью переходов создается естественный ход презентации, что позволяет аудитории легко следить за Вашим рассказом. Для обозначения перехода можно:

· использовать короткие фразы,

· найти привлекающее внимание высказывание,

· привести актуальную статистику,

· использовать шутку или шокирующее заявление,

· выдержать паузу,

· изменить тон голоса.

Если Ваша презентация следует за чьей-либо, или Вас представляет кто-нибудь из организаторов, постарайтесь встретиться с этим человеком накануне и выяснить, о чем он будет говорить. Так Вы сможете подготовить красивый переход от его речи к своему выступлению.

Структура

Очень важно, чтобы за структурой презентации стояла логика подачи материала. Только тогда можно говорить с уверенностью о том, что Ваши идеи будут понятны слушателям.

Хорошо структурированная презентация построена в соответствии со спецификой аудитории с учетом ее интересов. В такой презентации детали сообщения взаимосвязаны как части конструкции здания. Одни элементы ведут к другим. Некоторые части поддерживают другие. Каждая часть хорошо структурированного сообщения служит целям и задачам презентации.

Презентация должна содержать следующие компоненты, в перечисленном порядке:

1. Титульная часть (название, заставка)

2. Открывающая часть (аннотация, делающая аудиторию восприимчивой)

3. Введение (предвосхищает основные мотивы презентации, это мост, ведущий к основной части)

4. Основная часть (представляет собой сообщение)

o Ключевые пункты (главные идеи основной части)

o Поддерживающий материал (информация, объясняющая и поддерживающая основные пункты)

o Переход (подводит итог одному ключевому пункту и представляет следующий)

5. Обзор (вновь перечисляет ключевые пункты сообщения)

6. Заключение (должно призывать и побуждать аудиторию, подводит черту кратким утверждением)

Какие бывают типы логической последовательности?

Материал можно излагать:

- в хронологическом порядке,

- в порядке приоритета,

- в территориальном порядке,

- в тематической последовательности,

- структурируя его по принципу «проблема-решение».

Какой бы метод Вы ни выбрали, самое главное, чтобы он соотносился именно с Вашим материалом. Подкрепляйте Ваши идеи дополнительной информацией в виде примеров, цитат, статистики, историй, определений, сравнений и т.д.

Хронологический порядок - один из типов логической последовательности структуры Вашей презентации:

· сначала Вы описываете события в прошлом;

· затем рассказываете о ситуации в настоящем;

· потом предполагаете, что произойдет в будущем.

Второй тип логической последовательности - это подача материала в порядке приоритета:

· сначала Вы фокусируете внимание аудитории на самых важных вещах;

· затем переходите к менее значительным.

·

Территориальный порядок изложения материала довольно специфичен. Он может быть полезен в том случае, если в Вашей презентации обсуждаются идеи или проблемы различных географических областей. Например, Вы можете использовать территориальный порядок, когда говорите о внедрении информационных технологий в образование в различных регионах России.

Тематический подход - четвертый тип логической последовательности подачи материала. Еще его можно назвать противоположным способу подачи материала в порядке приоритета. Вы начинаете презентацию с менее важных идей, затем переходите к более интересным, а заканчиваете самыми значительными. Такой подход дает возможность Вашим слушателям запомнить самую важную информацию, так как о ней Вы будете говорить в конце презентации.

Вы можете также структурировать Ваш материал по принципу «проблема - решение»:

· сначала Вы обращаете внимание аудитории на существующую проблему;

· затем объясняете, почему эта проблема возникла;

· только после этого предлагаете свои рекомендации или решение проблемы.

Здесь же, если Вы считаете уместным, можно дать аудитории подумать над своим собственным решением этой проблемы.

Заключение

Подготовка яркого и запоминающегося заключения – последний шаг планирования презентации. Хорошее заключение очень важно для успеха всей презентации. Еще раз выскажите основную мысль Вашей презентации. «Бросьте вызов» аудитории. Призовите к действию или пригласите на следующую презентацию.

Ниже приведены ключевые составляющие заключения:

· яркое высказывание - переход к заключению;

· повторение основных идей презентации;

· подведение итогов;

· короткое и запоминающееся высказывание в конце.

Ваше заключение должно быть позитивным и уверенным. Избегайте пяти «смертных грехов» заключения:

1. Изменения стиля ведения презентации;

2. Признания в том, что Вы что-то забыли рассказать.

3. Заключения без подведения итогов.

4. Извинений.

5. Бессвязной речи.

Так же как и для вступлений, существует несколько типов заключений:

- возвращение к теме вступления;

- призыв к действиям;

- «вызов»;

- рассказ о том, что последует за этой презентацией.

Вы также можете использовать все те приемы, которые подходят для вступления: цитаты, риторические вопросы, ситуации из жизни, текущие события или истории из жизни замечательных людей.