Оформление перевозочных документов при организации выдачи и выгрузки грузов, прибывших во внутриреспубликанском сообщении

Перевозочные документы (накладная, дорожная ведомость, вагонный лист и товаросопроводительные документы) с прибывшего поезда или передачи поступают в СТЦ, где они обрабатываются по прибытию. После разметки натурного листа и проставления календарного штемпеля прибытия они записываются в Книгу сдачи перевозочных документов в товарную контору. Затем перевозочные документы установленным на станции порядком передаются в товарную контору под расписку в Книге сдачи документов с указанием времени приема документов.

Товарный кассир сверяет полноту и соответствие перевозочных документов в комплекте (накладная, дорожная ведомость, вагонный лист и другие товаросопроводительные документы), проверяет наличие календарного штемпеля прибытия, номера поезда и времени его прибытия, вводит данные с перевозочных документов в АРМ ТВК (при наличии его на станции), изымает вагонные листы и делает запись в Книгу сдачи вагонных листов приемосдатчикам. Товарный кассир регистрирует прибывшие перевозочные документы в Книге прибытия грузов формы ГУ-42, указывает на лицевой стороне дорожной ведомости порядковый номер записи в Книге прибытия. Затем товарный кассир (информатор) уведомляет грузополучателя по имеющимся средствам связи (телефакс, телефон, телеграф и т.п.) о прибытии груза в его адрес, о чем делает запись в Книгу уведомлений. В соответствии с заключенными договорами может производиться предварительная информация о прибытии местных вагонов в адрес клиентуры.

Перевозочные документы после уведомления товарной кассир раскладывает по клеткам шкафа для хранения документов, которые в зависимости от технологии работы специализируются по получателям груза, районам обслуживания, экспедиторам, месту нахождения груза на грузовом дворе, по датам прибытия груза и т.д.

Вагонные листы установленным на станции порядком доставляются на грузовые пункты (грузовые фронты).

Для получения груза грузополучатель должен предъявить в кассу выдачи товарному кассиру доверенность (разовую или постоянную) и документ, удостоверяющий его личность.

Товарный кассир по выдаче должен проверить личные документы грузополучателя и разовую или постоянную доверенность на получение груза. Затем товарный кассир находит перевозочный документ на получаемую отправку, производит контрольную таксировку перевозочного документа и определяет сумму причитающихся провозных платежей и дополнительных сборов, в т.ч. и за хранение груза.

Для оплаты провозных платежей и дополнительных сборов за перевозку грузополучателю выдается счет-фактура формы № 868. Оплата указанных платежей производится получателем груза до раскредитования перевозочных документов одним из способов расчетов, предусмотренных Правилами перевозок грузов: наличными деньгами, предоплатой с предъявлением копии платежного поручения, чеками, почтовым переводом.

После предъявления получателем документов, подтверждающих оплату провозных платежей и дополнительных сборов, возникающих при транспортировке и выдаче груза на станции назанчения, он заполняет необходимые данные в дорожной ведомости и расписывается в получении груза. Товарный кассир проставляет календарный штемпель в накладной и дорожной ведомости, выдает получателю груза накладную, на основании которой грузополучатель получает груз.

Разовая доверенность прикрепляется товарным кассиром к дорожной ведомости. При расчете грузополучателя за перевозку наличными деньгами выписывается квитанция разных сборов формы ГУ-57, в которой указывается начисленная сумма.

Дата выдачи груза отмечается в Книге прибытия грузов.

Вагонный лист, памятка приемосдатчика и уведомление об окончании грузовой операции (в случае выгрузки грузополучателем) доставляются в товарную контору.

Все раскредитованные дорожные ведомости на выданные грузы в конце отчетных суток брошюруются в один блок и включаются в сопроводительную ведомость ФДУ – 91, которая составляется в четырех экземплярах. Один экземпляр отчета хранится в архиве товарной конторы. Три экземпляра сопроводительной ведомости отправляются в ОРЦ, где после обработки дорожных ведомостей один экземпляр ФДУ – 91 с отметкой ОРЦ возвращается в товарную контору станции назначения в подтверждение поступления документов. Второй и третий экземпляры с оригиналами дорожных ведомостей через ОРЦ отделения дороги передается в ГП «Белжелдоррасчет».

Данные о выгрузке по форме макета 242 передаются в ГВЦ Белорусской железной дороги.

График обработки в товарной конторе документов на грузы, прибывшие во внутриреспубликанском сообщении, схема документооборота по прибытию приведены соответственно на рисунках 5 и 6.

Наименование операций	Продолжительность выполнения, мин	Исполнители
Прием и проверка документов, полученных из СТЦ, запись в Книгу сдачи вагонного листа приемосдатчикам		Товарный кассир по выдаче
Ввод данных с перевозочных документов в АРМ ТВК (таксировка, заполнение Книги прибытия грузов формы ГУ-42, проставление порядкового номера из Книги в дорожную ведомость)		Товарный кассир по выдаче
Уведомление грузополучателя о прибы­тии груза в его адрес с регистрацией долж­ности и фамилии принявшего уведомление		Товарный кассир по выдаче (информатор)
Раскладка документов по ячейкам картотеки		Товарный кассир по выдаче
Выдача с помощью АРМ ТВК счета-фактуры для оплаты провозных платежей и дополнительных сборов, вру­чение ее грузополучателю, котрольная таксировка перевозочных документов		Товарный кассир по выдаче
Принятие от грузополучателя копий платежных поручений банка, проверка правильности оплаты причитающихся платежей		Товарный кассир по выдаче
Раскредитование перевозочных докумен­тов и проставление календарного штем­пе­ля выдачи груза, вручение накладной грузополучателю		Товарный кассир по выдаче
Составление отчета о выданных грузах с помощью АРМ ТВК (подборка дорожных ведомостей, макета 242, заполнение сопроводительая ведомость ФДУ-91)		Товарный кассир по выдаче
Общее время

Рисунок 5 – График оформления перевозочных документов при выдаче груза, прибывшего

во внутриреспубликанском сообщении