Закрытое акционерное общество
БИЗНЕС-СЕРВИС
________№______ ┌ ┐
На №_____от____
┌ ┐
Мневники ул., 45, Москва, 124323, тел. 374-67-98, факс 946-25-63
Рис. 7. Бланк для писем, факсов с продольным расположением реквизитов
В международных стандартах и в отечественном ГОСТ Р 6.30-2003 по-разному установлены правила оформления полей документа. В приложении А ИСО 3535: 1977 оговорены следующие размеры полей и текстовой области: левое поле – 20 мм; верхнее – 10, текстовая область для формата А4 – 183х280, для формата A5L – 183х131 мм. По российскому стандарту левое поле должно быть размером 20 мм, нижнее – 20, правое – 10, верхнее – 20 мм.
При построении бланков международных писем исходный интервал между строками рекомендуется делать равным 4,233 мм, исходный горизонтальный шаг письма – 2,54 мм. По вертикали текстовая область разделяется на графы, по горизонтали — на колонки. Текстовая область документа форма А4 имеет 72 исходных горизонтальных шага (72 2,54 мм = 183 мм), разбитых на восемь колонок по девять шагов.
Текстовая область включает следующие поля (зоны): поле сведений об отправителей документа (issuer field), поле ссылок (reference field) и поле адреса (address field) ( рис. 8).
| Поле сведений об отправителе | Поле ссылок |
| Поле адреса |
Рис. 8. Размещение полей (зон) на бланке международного письма
Поле адреса стандартами ИСО предназначено для указания одного или двух адресатов, в ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрено от одного до четырех адресатов.
В международных письмах адрес на бланке размещают в соответствии с ИСО 11180: 1993.
Поле ссылок предназначено для наименования документа, кода документа, даты и др.
На поле сведений об отправителе документа указывается его наименование, при необходимости — подразделение или лицо, имеющее отношение к документу.
Дополнительные сведения об отправителе (почтовый адрес, номер телефона, факса, телеграфный адрес и т.д.), которые нельзя поместить в соответствующем поле, могут быть размещены в нижней части бланка.
Порядок выполнения работы
1. Изучить методические указания к лабораторной работе.
2. Ответить на контрольные вопросы.
3. Подготовить с использованием пакета Microsoft Word бланки письма предприятия с требуемыми реквизитами. Расположение реквизитов на бланке - угловое флаговое, угловое центрированное, продольное.
4. Подготовить деловые письма по следующим ситуациям.
Ситуация 1
Компания «Альфа» осуществляет поставку компьютеров предприятиям города Уфы, устанавливая на реализуемые машины операционную систему Windows XP. Фирма «Бета» приобрела 20 компьютеров у вышеуказанной фирмы и установила, что все они являются неработоспособными, поскольку их конфигурация не соответствует системным требованиям.
Необходимо составить рекламное письмо компании «Альфа», письмо-запрос фирмы «Бета» и ответ на него.
Ситуация 2
Товарищество «Триника» направляет ряду типографий письмо-просьбу о выполнении заказа по изготовлению бланков учета и отчетности. В ответ от типографий получены два письма с обоснованным отказом и письмо-ответ типографии «Наука» о возможности выполнения заказа.
Составить все варианты писем.
Ситуация 3
Французская фирма «Окситроль» заинтересована в установлении сотрудничества с объединением «Башснабсбыт» с целью поставки точной измерительной аппаратуры, о чем сообщает в информационном письме. Объединение просит уточнить ряд технических характеристик приборов и одновременно предлагает к продаже современные гидравлические краны. Составить цепочку писем, необходимых для организации встречи представителей фирмы и объединения.
Ситуация 4
В качестве руководителя фирмы «Элком» Вы поручили своему референту подготовить письмо руководителю фирмы «Отис» об аннулировании сделанного вами ранее заказа. Вы объяснили референту, что расторжение договора обусловливается тем, что фирма «Отис» не выполнила условий поставки деталей, необходимых для собираемых Вашей фирмой компьютеров. В результате Ваша фирма понесла убытки и Вы требуете возместить неоправданные расходы.
Референт подготовил письмо следующего содержания:
Г-ну А. Иванову –
генеральному директору
фирмы «Отис»
Должны проинформировать Вас о том, что отказываемся принять заказанные нами ранее детали ТМП-212 согласно договору №254/3 от 2.08.04 г.
Вы не уложились в дополнительные сроки поставки, указанные в Вашем письме от 14.10.04 г.
Из-за этого мы были вынуждены обратиться к другим поставщикам, чтобы покрыть нашу нужду в данной продукции.
В силу названной причины мы аннулируем наш заказ.
В. Петров,
генеральный директор
фирмы “Элком”.
Подпишете ли вы такое письмо?
Если нет, объясните, что Вас в нем не устраивает. Составьте свой вариант письма и ответ фирмы «Отис» о причинах нарушения условий поставки деталей.
Ситуация 5
Завод «Агидель» по истечении контракта отказался от услуг фирмы «Коммерсант», осуществлявшей маркетинговые исследования для него. Директор завода направил в фирму соответствующее письмо с обоснованием причин отказа. Составить письмо директору фирмы «Коммерсант» и возможную цепочку взаимосвязанных писем, а также составить рекламное письмо фирмы «Коммерсант» с целью привлечения других клиентов.
Ситуация 6
Для обеспечения производственных процессов предприятию «Химфармзавод» необходима поставка сжиженного газа производственным объединением «Газификация». Объем поставок определяется в разнарядке управления «Горгаз». Составьте цепочку писем производственного объединения «Газификация», предприятия «Химфармзавод» и начальника управления «Горгаз», обеспечивающих ежемесячную поставку Химфармзаводу 64 т сжиженного газа в течение 2004 г. Указанный объем учтен в разнарядке. Поставка будет осуществляться через управление «Горгаз».
Ситуация 7
Фирма «Отис», занимающаяся поставкой комплектующих деталей для компьютеров решает прервать поставку деталей фирме «Элком». Вам, как руководителю фирмы «Отис», требуется написать директору фирмы «Элком» письмо о прекращении поставки деталей данной фирме с обоснованием своего решения.
Составить текст рекламного письма продукции фирмы «Отис» в какую-либо организацию.
Ситуация 8
Расширение производства является необходимым условием развития малого предприятия «Альфа». Вам, как директору данного предприятия, необходимо найти новых потребителей продукции предприятия. С этой целью вы разосланы рекламные письма ряду крупных объединений. Торговая фирма «Бета» заинтересовалась продукцией и выразила желание прислать своего представителя на предприятие «Альфа» для ознакомления с ее продукцией предприятия.
Составьте тексты рекламного письма и письма-приглашения торговой фирме «Бета», а также запрос фирмы «Бета».
Ситуация 9
Крупному предприятию «Металлик» необходимо срочно организовать поставку нержавеющей стали. В рекламно-информационном издании директор этого предприятия нашел информацию о предприятии «Чермет» – поставщике металла. Директор предприятия «Металлик» связывается с ним и посылает своего представителя для подписания договора о поставке. К сожалению, в данный момент предприятие «Чермет» не может поставить необходимые листы нержавеющей стали толщиной 3 мм и предлагает листы толщиной 6 мм. Предприятие «Металлик» согласно, а также готово перезаключить договор, как только «Чермет» будет в состоянии поставить трехмиллиметровые листы. Подготовить проекты писем директору предприятия «Чермет» и составить возможные обратные письма. Составить телефонограмму или телеграмму и факс.
Ситуация 10
Предприятию «Агрегат» необходима партия нестандартных деталей – поршней большего диаметра – для производства опытной партии двигателей повышенной мощности. Производством поршней занимается завод «Сатурн». Директор завода «Агрегат» направляет письмо о возможности производства таких поршней директору завода «Сатурн». Директор завода «Сатурн» информирует заказчика о том, что выпуск нестандартных деталей требует увеличения затрат на их производство. Составить цепочку взаимозависимых писем и телефонограмму.
Ситуация 11
Вы – директор фирмы, занимающейся разработкой программного обеспечения. Вам стало известно, что кафедра “Вычислительная техника и защита информации” факультета ИРТ УГАТУ нуждается в принципиально новой операционной системе с достаточно высоким уровнем безопасности и рассчитанной на работу в сети. Направьте письмо заведующему кафедрой с предложением о разработке ОС и составьте варианты ответа кафедры фирме.
Ситуация 12
АО «Башкирэнерго» предъявило претензии АО УМПО в связи с задолженностью по оплате электроэнергии за 2004 год. Представитель АО УМПО направил в АО «Башкирэнерго» письмо, где причины задолженности объяснены задержкой оплаты за поставленную продукцию потребителями. Средства на счёт АО УМПО должны поступить не позднее 25.12.2004. АО «Башкирэнерго» приняв во внимание причины неоплаты, переносит последний срок оплаты на 30.12.20004. В противном случае будут приняты соответствующие меры. Составить цепочку писем, а также факс, соответствующие ситуации.
Ситуация 13
Спецкомбинат «Радон» направило в Производственное объединение энергетики письмо о разрешении бесплатного электроснабжения жилых домов. Получив письмо-отказ, спецкомбинат убедительно мотивирует необходимость установления льгот по оплате электроэнергии и получает разрешение Производственного объединения энергетики. Составить цепочку писем.
Ситуация 14
Туристический центр «Сибиряк» просит Объединение «Каунас-
мебель» поставить мебель для туристического комплекса в зоне отдыха. Объединение «Каунасмебель» согласно осуществить поставки мебели при условии встречных поставок леса. Туристический центр «Сибиряк» обращается в комитет по внешнеэкономической деятельности администрации области с просьбой выдать лицензию на вывоз в 2005 г. в Литву леса в количестве 5000 куб. м. Лицензия может быть выдана при получении письма – подтверждения поставок мебели от Объединения «Каунасмебель».
Ситуация 15
Вы - директор малого предприятия «Альфа». Для расширения производства необходимо найти новых потребителей продукции предприятия. С этой целью вы разослали рекламные письма ряду крупных фирм и получили от фирмы «Бета» письмо-запрос о предоставлении более полной информации о характеристиках товара и заказ на 15 компьютеров. После выполнения заказа выяснилось, что три компьютера неисправны. Необходимо написать письмо рекламацию от фирмы «Бета». В письме указать характер неисправности и просьбу о замене этих компьютеров. Написать ответное письмо.
4.5. Подготовить проекты писем по предложенным Вами ситуациям, соблюдая логическую цепочку смысловой связи между письмами (3 - 4 письма).
4.6. Составить телефонограмму-заказ на поставку какого-либо товара и телеграмму-сообщение или факс о срыве выполнения какого-либо заказа.
4.7. Оформить составленные документы на подготовленных бланках предприятия.
5. Требования к отчету
Отчет должен оформляться на листах формата А4 и содержать тексты составленных документов. Оформленные на бланках предприятия документы могут предъявляться преподавателю в электронном виде.
Контрольные вопросы
1. К какому виду ОРД относятся деловые письма?
2. Какой функциональный стиль языка является стилем официальной переписки?
3. Охарактеризуйте признаки официально-делового стиля?
4. Какие требования предъявляются к современному деловому письму?
5. Раскройте понятия: стандартизация стиля и языка документа?
6. Назовите обязательные реквизиты делового письма?
7. Каких правил необходимо придерживаться при проверке фактического материала текста делового письма?
8. Сформулируйте признаки убедительности делового письма?
9. Сформулируйте основные правила этикета деловых писем?
10. Чем отличается деловой текст от трафаретного?
11. Можно ли рассматривать деловое письмо как вид рекламной деятельности? Назовите общие принципы составления делового письма и рекламного материала?
Список литературы
1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Госстандарт, 2003.
2. Кирсанова М.В., Анодина Н.Н., Аксенов Ю.М. Деловая переписка: Учебное пособие. – М., Новосибирск: Сибирское согласие, 2001.
3. Аверьянова Л.В. Деловой английский: Учебное пособие. – М.:ИНФРА-М, 1999.
4. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. М., Новосибирск: Сибирское согласие, 2000.
5. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учебное пособие. – М., Новосибирск: Сибирское согласие, 1999.
6. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Делопроизводство. Организация и технология документационного обеспечения управления. М.: ЮНИТИ, 2002.
7. Паневчик В.В. Деловое письмо: Практическое пособие. – Минск: Амалфея, 2000.
8. Русский язык и культура общения для деловых людей / Под ред. О.Б. Сиротинина. –М.:Дело, 1999.
9. Чуковенков А.Ю., Янкова В.Ф. Оформление документов. – М.: Дело, 2002.
Приложение
Пример оформления служебного письма
АДМИНИСТРАЦИЯ
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ ┌Председателю Новосибирского┐
областного Совета депутатов
Красный проспект, д. 18,
г. Новосибирск-11, 63001 В.В. Леонову
Тел.: 22-25-15, 23-72-14.
Факс: 23-69-72
29.10.2004 № 125-03/12
На № от
┌ О передаче предприятия ┐
в собственность области
|
|
Приложение: 1. Письмо Минсельхозпрода РФ от 10.04.99 № 8-33/225 на 1 л. в 1 экз.
2. Перечень предприятий на 1 л. в 1 экз.
3. Письмо управления сельского хозяйства администрации области от 29.04.99 № 4-9/363 на 1 л. в 1 экз.
Глава администрации В.А. Толоконский
Никитин
Продолжение приложения
Пример письма с изложением от первого лица единственного числа
МЕЖДУНАРОДНЫЙ ЦЕНТР ПО ИНФОРМАТИКЕ
INTERNATIONAL CENTRE ON INFORMATICS
Ленинский пр-т, 42, Москва, 117049 Leninsky Pr., 42, Moscow, 117049
Тел.: (095) 935-05-98, Теl.: (095) 935-05-98,
факс: (095) 935-69-26 fax: (095) 935-69-26
Телекс: 442440 INEVMSU Telex: 442440 INEVMSU
16.04.2004 № 01-09/53
На № от
Председателю совета
директоров АО "Дилайн"
Д.Ф. Петрову
Уважаемый Дмитрий Федорович!
Искренне поздравляю Вас с избранием председателем совета директоров акционерного общества.
Надеюсь, что Ваш опыт и высокая профессиональная подготовка послужат дальнейшему укреплению положения Вашей организации в системе внешнеэкономических связей.
Рассчитываю на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
Председатель Сидоров И.И. Сидоров
Иванов
Продолжение приложения
Пример письма с изложением от первого лица множественного числа
Продолжение приложения
Пример письма с изложением от третьего лица единственного числа
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗВАНИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(Минобразование России)
ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА
Руководителям органов управления образованием (профобразованием) субъектов Российской Федерации подведомственных образовательных учреждений среднего, высшего и
дополнительного профессионального образования
ул. Люсиновская, д. 51,
Москва, М-230, ГСП, 113833,
Телефон: 237-97-63
Факс: 924-69-89
Телетайп: 114027 КОНОИД
29.10.2000 № 960-06/12
На №
О постановлении Правительства РФ
от 25.02.2000 г. № 162
Минобразование России информирует, что постановление Правительства Российской Федерации "Об утверждении перечня тяжелых работ с вредными или опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда женщин" от 25 февраля 2000 г. № 162 и постановление Правительства Российской Федерации "Об утверждении перечня тяжелых работ и работ с вредными или опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц моложе восемнадцати лет" от 25 февраля 2000 г. № 163 опубликованы в сборнике "Собрание законодательства Российской Федерации", 1999, № 29, стр. 3702.
Минобразование России просит довести до сведения соответствующих должностных лиц образовательных учреждений и органов управления образованием всех уровней вышеназванные постановления Правительства Российской федерации для руководства в работе.
Балыхин Г.А. Балыхин
Петров
Окончание приложения
| |
| |
RUSSIAN-AMERICAN CHAMBER OF COMMERCE
Российско-Американская Торговая Палата
September 7, 2004
Mr. Ivan Ivanovich Indinok
Head
Novosibirsk Regional Administration
18, Krasny Prospekt
Novosibirsk, Russia
Dear Mr. Indinok,
I am writing this letter on behalf of Science Applications International Corporation (SAIC) and the U.S. Department of Commerce, who are in the process of opening an American Business Center (ADC Center) in Novosibirsk. This letter is to convey the Russian-American Chamber of Commerce's full support for the opening of the ADC Center.
The mission of the Russian-American Chamber of Commerce is to facilitate trade, investment and commerce between the U.S. and Russia. We act as a clearinghouse to provide access to key Russian decisionmakers; to direct members to state-of-the-art business and market intelligence; and to promote networking, communications, and cooperation among business, academic and government leaders and peoples in America and Russia. We strongly support expansion of U.S. business ties with Novosibirsk.
The Chamber and its many members look forward with anticipation to the opening of the ADC Center in Novosibirsk. An ADC Center affiliated with SAIC and the Department of Commerce would greatly facilitate the exchange of information and business activity with prestigious city.
I have enclosed a fact sheet on the Chamber for your information/ we look forward to an increase in cooperation and trade with your region.
Thank you.
Sincerely,
Deborah Anne Palmieri, PrtD.
President
Enclosures
DAP: wp
The Marketplace - Tower 11
3025 South Parker Road, Suite 735, Aurora, Colorado 80014 USA
303-745-0757 FAX 303-745-0776