Технология правки документов. Создание гипертекстовых ссылок, примечаний, сносок

Большинство операций правки выполняется над предварительно выделенными фрагментами документа. Выделение фрагмента текста производится мышью следующим образом:

- слово – два щелчка на слове;

- предложение – Ctrl+ щелчок в любом месте предложения;

- строка – щелчок на поле слева от строки;

- абзац – два щелчка на поле слева от строки или три щелчка внутри абзаца;

- любой фрагмент – установить указатель в начало фрагмента, нажать клавишу мыши и протащить указатель до конца объекта;

- весь документ – с помощью пиктограммы Выделить все группы Редактирование вкладки ГЛАВНАЯ.

Удаление выделенного фрагмента может производиться следующими способами:

- нажатием клавиши Del или Backspace;

- командой Вырезать вкладки ГЛАВНАЯ;

- командой Вырезать контекстного меню;

- нажатием кнопки Удалить на Панели быстрого доступа;

- нажатием комбинации клавиш Shift+Del.

При использовании четырех последних вариантов фрагмент удаляется из документа и помещается в буфер обмена, который не изменяет своего содержимого до засылки в него нового фрагмента.

Буфер обмена используется для перемещения и копирования фрагментов как внутри Word, так и между различными приложениями Windows. Одновременно в буфер обмена можно помещать до 24 фрагментов документа (рис. 8.23). Диалогового окно Буферобмена вызывается щелчком мыши на стрелочку, расположенную в нижней правой части названия группы Буфер обмена вкладки ГЛАВНАЯ.

Рис. 8.23. Диалоговое окно Буфер обмена
вкладка ГЛАВНАЯ.

Перемещение выделенного фрагмента выполняется следующими способами:

- путем перетаскивания мышью выделенного фрагмента на новое место. Перетаскивание можно выполнить и между открытыми на экране окнами одного или разных документов. Перетаскивание удобно выполнять, если исходное место фрагмента и место его вставки одновременно находятся на экране в зоне видимости;

- пиктограммой Вырезать группы Буфер обмена вкладки ГЛАВНАЯ для перемещения фрагмента в буфер обмена и пиктограммой Вставить группы Редактирование вкладки ГЛАВНАЯ для вставки фрагмента;

- командами Вырезать и Вставить контекстного меню;

- командными кнопками Вырезать и Вставить из буфера на Панели быстрого доступа;

- с помощью комбинации клавиш Shift+Del для помещения фрагмента в буфер обмена и Shift+Ins для вставки из буфера.

Копирование выделенного фрагмента выполняется следующими способами:

- путем перетаскивания выделенного фрагмента на новое место мышью при нажатой клавише Ctrl;

- путем перетаскивания выделенного фрагмента на новое место при нажатой правой клавише мыши; после того, как клавиша мыши будет отпущена в контекстном меню следует выбрать команду Копировать;

- с помощью команд Копировать и Вставить вкладки ГЛАВНАЯ;

- с помощью команд Копировать и Вставить контекстного меню;

- с помощью команд Копировать и Вставить панели Быстрого доступа;

- с помощью комбинации клавиш Ctrl+Ins или Ctrl+ С для копирования фрагмента в буфер обмена и Shift+Ins или
Ctrl+ V для вставки фрагмента из буфера.

Пиктограммы Найти, Заменить группы Редактирование вкладки ГЛАВНАЯ предназначены для поиска и замены текста, форматов, специальных символов, маркеров сносок, символов табуляции, конца страницы, конца раздела документа и др (рис.8.24) . В диалоговом окне команды Найтиизаменить три вкладки:

- первая вкладка Найти- в поле Найти задается искомый текст, в соответствии с которым осуществляется поиск;

- вторая вкладка Заменить - в поле Найти задается искомый текст, а в поле Заменить на задается текст для замены и устанавливается необходимое для него форматирование;

- третья вкладка Перейти – позволяет перейти к выбранному объекту документа: страница, закладка, поле и т д.

Управление поиском и заменой осуществляется кнопками Все выделенные слова, Найти все, Найти следующий, Найти далее, Заменить и Заменить все. Дополнительные параметры поиска и замены, а также направление поиска можно задать в диалоговом окне, которое открывается при нажатии кнопки Больше.

В этом окне кнопка Формат задает формат искомого шрифта, абзаца, стиля или языка. Переключатель Учитывать регистр обеспечивает поиск только тех вхождений текста, которые в точности повторяют комбинацию прописных и строчных букв, указанную в поле Найти. Переключатель Произносится как обеспечивает поиск слов, которые произносятся так же, как и слово в поле Найти, но пишутся иначе. Переключатели Учитывать префикс и Учитывать суффикс ищут соответственно совпадение префикса и суффикса в словах. Кнопка Специальный предоставляет на выбор специальные символы для идентификации объекта. С помощью специальных символов вместо точных критериев поиска можно определить приблизительные критерии.

Рис. 8. 24. Диалоговое окно Найти и заменить.

Кнопки Формат и Специальный позволяют искать не только текст и числа. Эти кнопки можно использовать для поиска вариантов форматирования или специальных символов.

Гиперссылка - это поле, содержащее адрес источника (рисунка, фрагмента документа и др.). Свойства гиперссылки можно присвоить любому фрагменту документа. Гиперссылка обеспечивает самый удобный переход к источнику - двойным щелчком левой кнопки мыши на гиперссылке. Местоположение источника может быть произвольным: внутри текстового документа, в другом файле, включая сеть Internet.

С помощью гиперссылок удобно организовывать ссылки на пояснения, примечания, всевозможные разъясняющие документы.

Для создания внутренней гиперссылки следует выделить соответствующий фрагмент документа и в диалоговом окне Вставкагиперссылки (рис. 8.25) выбрать режим Связать с местом в документе. Для создания подсказки, которая будет выводиться при установке курсора на гиперссылке следует нажать кнопку Подсказка и ввести произвольный текст. Вызвать диалоговое окно можно двумя способами: с помощью контекстного меню или с помощью пиктограммы Гиперссылка группы Связи вклада ВСТАВКА.

Рис. 8.25. Диалоговое окно Гиперссылка.

Для создания гиперссылки на другой файл следует указать его имя и путь к нему.

При выделенной гиперссылке с помощью команд контекстного меню можно:

- изменить гиперссылку, сослаться на другой источник;

- скопировать гиперссылку в буфер обмена для последующей многократной вставки;

- поместить гиперссылку в папку Избранное для сокращения времени доступа к источнику;

- удалить гиперссылку, при этом оставив на месте текст или рисунок, которым была приписана гиперссылка.

Примечания используются для внесения комментариев и подготовки рецензионной информации без изменения основного текста документа. Просмотр примечаний на экране происходит в специальной области, а при распечатке выводится отдельно от документа. Для создания примечаний используется группа Примечание вкладки РЕЗЕНЗИРОВАНИЕ.

При желании можно оставить область примечаний открытой и продолжить редактирование документа. Перемещение курсора в главную область документа производится щелчком в ней или нажатием клавиши F6.

Знак примечания состоит из инициалов пользователя, сопровождаемых номером примечания. Чтобы изменить инициалы, включаемые в знак, следует вызвать диалоговое окно Параметры Word выбрать раздел Основное и в полях Имя пользователя и Инициалы указать новое значение. Включение инициалов в знаки помогает различать примечания, добавляемые к документу разными членами рабочей группы.

Для удаления примечания в документе нужно выделить его знак и выполнить команду Удалить примечания контекстного меню или пиктограммы Удалить группа Примечание вкладки РЕЗЕНЗИРОВАНИЕ. Будет удален знак примечания и связанный с ним текст.

Для поиска знаков примечаний в документе можно пользоваться командой Перейти диалогового окна Найтиизаменить. В этом случае в списке Элемент документа окна диалога Переход должно быть выбрано значение Примечание. Если требуется просмотреть примечание, внесенные конкретным пользователем, нужно выбрать его имя из списка Введите имя рецензента в диалоговом окне Перейти.

Распечатать примечания можно отдельно от документа и вместе с ним.

В документ можно поместить обычные и концевые сноски. Текст обычной сноски помещается в конце страницы, а текст концевой сноски – в конце документа или раздела. Создание сноски осуществляется пиктограммами группы Сноски вкладки ССЫЛКА. При щелчке левой клавишей мыши по кнопке с изображением стрелочки в правой части панели группы Сноски можно вызвать диалоговое окно Сноски(рис.8.26).

Для быстрого создания сноски с использованием автоматической нумерации и других значений параметров, принятых по умолчанию, установить курсор в том месте, где вставляется знак сноски, и нажать Alt+Ctrl+F для обычной сноски и Alt+Ctrl+D - для концевой.

Рис. 8.26. Диалоговое окно Сноски.

Текст сноски можно просмотреть и отредактировать при помощи пиктограмм группы Сноски или сделав двойной щелчок мышью на ее знаке.

Чтобы переместить или скопировать сноску, нужно переместить или скопировать ее знак любым из приемов редактирования. При копировании знака сноски также копируется и ее текст. Если включена опция Авто, при необходимости автоматически перенумеровываются знаки сносок.

Чтобы удалить сноску, достаточно выделить ее знак и нажать клавишу Del.

В Microsoft Office Word 2007 предусмотрена возможность автоматического создания списка литературы с использованием тех сведений о литературном источнике, приведенных в документе. Список литературы — это список литературных источников, на которые пользователь ссылается либо которые цитирует при создании документа. Обычно список литературы размещается в конце документа, и добавить его можно с помощью пиктограмм группы Ссылки и списки литературы вкладки ССЫЛКИ (рис. 8.27).

Рис. 8.27. Группа команд Ссылки и списки литературы.

Если литературный источник используется в документе впервые, сведения об этом источнике сохраняются в компьютере, чтобы в дальнейшем их можно было найти и использовать.

Технология работы с таблицами

Таблица - это совокупность ячеек, расположенных в строках и столбцах, которые можно заполнять произвольным текстом, формулами и графикой. В текст документа могут вставляться простые таблицы и электронные таблицы Excel. В Word 2007 есть коллекция встроенных шаблонов для таблиц, по типу коллекций колонтитулов и титульных листов.

В простых таблицах число ячеек в каждой строке не превышает 63; ячейки одной строки могут объединяться или разбиваться на несколько ячеек (горизонтальное разбиение). Адрес ячейки состоит из имени столбца (задается буквой латинского алфавита) и порядкового номера строки.

Отдельная ячейка может рассматриваться как отдельный документ: для нее доступны операции ввода, редактирования и форматирования текста. При вводе длинного текста ячейка обычно растягивается по вертикали, ширина же ее не изменяется.

Инструменты для создания таблицы находятся на вкладке Вставка кнопка Таблица, которая позволяет создать таблицу шестью способами:

- графический способ. При использовании этого способа нужно выделить мышью нужное число квадратиков, и получится таблица шириной во всю страницу с заданным количеством строк и столбцов.

- вставить таблицу. При выборе данной команды, появляется панель, на которой можно указать количество строк и столбцов, ширину столбцов в сантиметрах (автоматическое регулирование ширины). Если создается несколько однотипных таблиц, то можно установить флажок По умолчанию для новых таблиц после этого достаточно будет нажать ОК для создания таблицу с такими же параметрами.

- нарисовать таблицу. Таблицы выстраиваются из произвольных прямоугольников. При этом способе можно также нарисовать таблицу и стереть не нужные перегородки.

- преобразовать в таблицу. С помощью данной команды можно преобразовать в таблицу выделенный фрагмент текста. Разделителями между ячейками по горизонтали служит знак табуляции, а конец абзаца – переход на другую строку.

- таблица Excel.При вставке электронной таблицы Excel и работе в ней происходит замена меню Word на меню Excel, становятся доступны все функции электронной таблицы.

- экспресс - таблицы. Позволяют создать таблицы при помощи выбора из готового списка. Добавить свою таблицу в список можно, выделив ее и выбрав пункт Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс – таблиц (рис. 8.28).

Рис. 8.28. Создание таблиц.

Перемещение по таблице осуществляется с помощью мыши или клавиш управления курсором.

Одна или несколько первых строк таблиц могут быть определены в качестве заголовка. Эти строки автоматически повторяются в начале страниц при разбиении или переносе таблицы на другие страницы.

После создания таблицы появляются вкладки КОНСТРУКТОР и МАКЕТ, а на самом верху - вкладка РАБОТА С ТАБЛИЦАМИ. Если курсор установлен вне таблицы, то данные вкладки не доступны.

На вкладке КОНСТРУКТОРнаходится три группы команд:

- параметры стилей таблицы.К этой группе команд относятся параметры таблицы, касающиеся визуального выделения определенных областей таблицы.

- стили таблиц. К этой группе команд относятся параметры стилевого оформления таблицы.

- нарисовать границы.К этой группе команд относятся команды выбора толщины, типа, цвета границ таблицы.

Вкладка МАКЕТ содержит команды для редактирования структуры таблицы, на ней расположены следующие команды:

- таблица. Содержит команды по выделению строк и столбцов в таблице, отображения сетки и свойств таблицы.

- столбцы и строки. К этой группе команд относятся команды, которые предназначены для удаления \ добавления строк и столбцов, удаления таблицы.

- объединить. К этой группе команд относятся команды по разбивке и объединению ячеек в таблице.

- выравнивание. К этой группе команд относятся команды взаимодействия текста и ячейки.

- данные. К этой группе команд относятся команды по сортировке полей в таблице и вставке формул.

Разбиение таблицы на части при переходе на новую страницу осуществляется автоматически. С помощью команды Разбить таблицу группы Объединить можно выполнить принудительное построчное разбиение таблицы, курсор должен находиться в строке вставки разрыва. Для соединения различных частей таблицы выполняется удаление текста между частями таблицы и маркера конца абзаца. При этом, если строки таблицы нумеровались, в месте разрыва нумерация начинается сначала; при соединении различных частей таблицы сквозная нумерация восстанавливается, если щелкнуть мышью по значку с изображение желтой молнии, который появляется рядом с цифрой.

Таблица документа Word может содержать формулы, которые вставляются в ячейки с помощью команды Формула вкладки Данные (рис.8.29).

Рис. 8.29. Диалоговое окно Формула.

В ячейку вставляется поле с формулой. Поле - это скрытое выражение формулы - кода поля. В ячейке обычно отображается вычисленное по формуле значение.

Формула может вписываться вручную (простые формулы) или выбираться из раскрывающегося списка формул. Формула обязательно начинается со знака "=", содержит адреса ячеек таблицы, имена встроенных функций различных категорий, числовые константы, знаки математических операций, ссылки на закладки. В формулах могут быть использованы ключевые слова ABOVE – при использовании ячеек сверху от ячейки с формулой, BELOW – для использования всех ячеек под текущей ячейкой, RIGHT – для ячеек справа от текущей, LEFT – для ячеек слева.

Если при изменении исходных данных требуется обновление результатов вычисления, то следует установить курсор в соответствующее поле и выполнить команду Обновить поле контекстного меню или нажать клавишу F9. В последнем случае будет пересчитана вся выделенная часть таблицы.