Взаимоотношения службы доу с другими структурными подразделениями

5.1. Со структурными подразделениями - по вопросам документаци­онного обеспечения.

52. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с под­готовкой документов.

53. Со службами кадров, трудаи заработной платы и с соот­ветствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, раз­работки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствованием стиля и методов работы с документами.

5.4. Со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспе­чения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы ДОУ.

5.5. С вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий и применения средств вычислитель­ной техники, оперативной обработки информации и соблюдения требований нормативно-методических документов.

Начальник управления Подпись Г.П. Иванов

Приложение 3.2

Примерная должностная инструкция руководителя канцелярии, общего отдела, секретариата

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель:

_________________В.И. Петров

__________________

наименование организации подпись

Дата

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

руководителя канцелярии (общего отдела, секретариата, службы ДОУ)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Назначение должности

Документационное обеспечение несекретного делопроизводства в органи­зации.

Структура взаимодействия

Подчиняется непосредственно руководителю предприятия. Руководит ра­ботой сотрудников канцелярии: ведущего специалиста, инспектора и четырех делопроизводителей.

Взаимодействует с заместителями руководителя, помощниками, началь­никами отделов, секретарями-референтами по вопросам организации делопро­изводства, работы информационной техники, материального обеспечения канцелярии, приемных руководителя и его заместителей.

Нормативные документы

В своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, законами Рос­сийской Федерации, нормативными и распорядительными актами Президента РФ, Федерального Собрания, Правительства РФ, законами и иными норма­тивными и правовыми актами области, Инструкцией по делопроизводству, Положением о канцелярии.

Назначение и освобождение

Назначается и освобождается от должности в порядке, установленном в организации в соответствии с действующим законодательством, регулирую­щим трудовые отношения.

ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Обеспечивает организацию и координирует работу сотрудников канцелярии, разрабатывает их должностные обязанности, определяет сте­пень ответственности.

2.2. Участвует в разработке проектов нормативных актов, выработке порядка работы с документами, вносит предложения по его совершенство­ванию в организации.

2.3. Участвует в формировании задач, подготовке и освоении про­грамм, обеспечивающих использование современных технологических средств обработки и накопления информации.

2.4. Взаимодействует по направлениям своей работы со спе­циалистами структурных подразделений организации.

2.5. Оказывает методическую помощь и организует обучение секрета­рей-референтов по ведению делопроизводства с несекретными документа­ми.

2.6. Обеспечивает своевременную регистрацию внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции, ее переадресовка и отправка.

2.7. Осуществляет контроль за своевременным информированием руко­водителей в сроках исполнения документов.

2.8. Проводит анализ документооборота и состояния исполнительской дисциплины.

2.9. Организует подписку на периодические издания в организации и

получение их руководителями организации.

2.10. Организует архивную работу в организации:

• координирует работу по составлению сводной номенклатуры дел;

• ведет архивное дело по документам руководителя;

• координирует работу по подготовке и сдаче документов организации на постоянное хранение в государственный архив.

Повышает свой профессиональный уровень с отрывок (или без отрыва) от основной работы.

2.11. Соблюдает установленные в организации правила внутреннего
трудового распорядка, обеспечивает сохранение информации, поступившей в
канцелярию.

ПРАВА

Имеет право:

3.1. Обращаться к руководителю, его заместителям, начальникам отде­лов по вопросам организации делопроизводства, исполнительской дисципли­ны, работы оргтехники.

32. Представлять канцелярию в структурных подразделениях органи­зации по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии.

3.3. Получать от руководителя, его заместителей информацию, необхо­димую для исполнения должностных обязанностей и разовых заданий.

3.4. Вносить предложения по совершенствованию методов работы канце­лярии.

3.5. Вносить предложения по вопросам:

• изменения штатного расписания канцелярии;

• поощрения сотрудников канцелярии;

• подбора и расстановки кадров в канцелярии, повышения их квалифи­кации.

3.6. Запрашивать информацию от структурных подразделений организа­ции, относящуюся к сфере деятельности.

3.7. Проходить подготовку и повышение квалификации за счет средств организации.

3.8. Знакомиться с материалами своего личного дела и отзывами о своей
работе.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

За неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанно­стей, разглашение сведений, известных в связи с исполнением служебных обя­занностей, несет ответственность согласно ТКРФ.

5. ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ КАЧЕСТВА И ЗНАНИЯ
Знания

1. Основные положения Конституции РФ.

2. Трудовой кодекс РФ.

3. Конституцию РБ.

4. ЕГСДОУ, ГОСТ Р 6.30-2003, требования к оформлению организационно-распорядителъных документов.

5. Инструкции по работе с документами в организации. 1. Положение, устав организации. 2 Правила внутреннего распорядка. 3. Правила эксплуатации оргтехники.

Умение и качества

1. Представительские качества.

2. Ответственность.

3. Настойчивость.

4. Инициативность.

5. Умение оперативно принимать решения.

6. Наличие опыта руководящей работы.

7. Организаторские способности.

8. Умение создавать конструктивную рабочую обстановку в коллективе.

9. Эмоциональная устойчивость.