Требования к оформлению бланка делового письма
Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стан-дарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.
Культура оформления официальной переписки начинается с бланка для письма организации. Бланк письма - это визитная карточка организации, которая при правиль-ном оформлении позволяет получить достаточно полную информацию об адресанте, его правовой основе, месте в системе органов власти и управления. Бланк придает информа-ции, запечатленной в документе, официальный характер, облегчает исполнение и дальней-шее использование документа. Применение бланков обязательно при направлении доку-мента в сторонние организации.
Современный бланк должен соответствовать правилам, установленными ГОСТами, и принципам технической эстетики. При проектировании бланков используются:
• ГОСТ 9327-60 на формат бумаги;
• ГОСТ 6861-73 на ее качество;
• ГОСТ 8274-78 на шаг письма, т. е. размер букв и пробелов между ними.
Бумага, применяемая для изготовления бланков письма, должна быть белого, кре-мового или желтого цвета. Применение других цветов нецелесообразно, так как темные цвета затрудняют прочтение документа. Однако следует помнить, что документы посто-янного хранения следует изготавливать на бумаге высших сортов, желательно белого цвета.
Классификация бланков писем возможна по следующим признакам:
· расположению реквизитов;
· по автору документа;
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков писем:
· угловой;
· продольный.
В зависимости от автора документабланки документов подразделяются на:
· бланк письма организации;
· бланк письма структурного подразделения;
· бланк письма должностного лица.
Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк письма. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат».
Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наиме-нование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уров-не. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.
Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажение наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных. Например, название организации «Международная книга» в таком бланке будет выглядеть как «Mezhdunarodnaia kniga», а не «International book».
Примеры оформления бланка письма:
Бланк письма организации с угловым (центрированным расположением реквизитов
Бланк письма организации с угловым (флаговым) расположением реквизитов
Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов
Бланк письма организации с реквизитами на двух языках
Бланк письма структурного подразделении
с угловым (центрированным) расположением реквизитов
Бланк письма структурного подразделения
с угловым (флаговым) расположением реквизитов
Бланк письма структурного подразделения
с продольным расположением реквизитов
Бланк письма должностного лица
с угловым (центрированным) расположением реквизитов
Бланк письма должностного лица
с угловым (флаговым) расположением реквизитов
Бланк письма должностного лица с продольным расположением реквизитов
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
• 01 - Государственный герб Российской Федерации;
• 02 - герб субъекта Российской Федерации;
• 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
• 04 - код организации;
• 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
• 08 - наименование организации»;
• 09 - справочные данные об организации,
а также ограничительные отметки для реквизитов:
• 11 - дата документа;
• 12 - регистрационный номер документа;
• 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа.
И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.
• 15 – адресат;
• 18 - заголовок к тексту;
• 19 - отметка о контроле;
• 20 - текст документа.
Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.
К справочным данным об организации относятся, во-первых, почтовый и телеграфный адреса. Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:
· название улицы, номер дома, номер квартиры;
· название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
· название района;
· название республики, края, области, автономного округа (области);
· название страны (для международных почтовых отправлений);
· почтовый индекс.
Например:
ü ул. Орджоникидзе, д.11, Москва, 115419
или
ü ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264.
Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Число, месяц и год записываются тремя двузначными цифрами. Например, дату 25 октября 2000 года следует записать так: 25.10.2000. Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 12 января 2000 года записывают следующим образом: 12.01.2000. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после четырех цифр, обозначающих год, точка не ставится (например, 20.02.2000).
Регистрационный номер исходящего документа - номер письма и его условное обозначение - обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма, например N 2/16-2955 или 18/275.
Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже регистрационного номера и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией. При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш», употреблять не рекомендуется. Наиболее рациональна такая форма этого реквизита:
ü На N ________ от _______
Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующим: «На N 4520/144 от 17.05.2000».
Адресат - наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) - указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.
Например:
Кемеровское ОАО «Гранит»
Главному специалисту
А.Н. Смирнову
Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата.
Например:
Ректору
Новосибирской
государственной академии
экономики и управления
проф. Ю.В. Гусеву
Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или в справочнике.
Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую сте-пень), его следует указывать перед фамилией:
ü акад. А.Г. Иванову
или
ü проф. Н.Г. Кирсанову
Текстовое сокращение «гр.» (от слова «гражданин») применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотно-шений. В переписке с организациями и фирмами других стран слова «господин», «госпо-дину» передаются сокращениями «г.», «г-ну».
Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа.
Например:
ü Об организации выездной торговли
ü О поставке угля по контракту N 33-02/567
ü О покупке кирпичного завода
Желательно, чтобы заголовок не превышал двух строк; если же строки две, употребляется абзац.
Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости читать письмо полностью.
Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции:
Начальнику
отделения милиции
Кировского района
г. Новосибирска
Г.В. Сидорову
По делу гр. Круглова А.А.
Текст - основной реквизит делового письма. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.
Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например:
ü Приложения: 1. Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз.
Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде:
ü Приложение: на ______ л. в _______ экз.
В сброшюрованном приложении количество листов не указывается. Например:
ü Приложение: информационный материал о международной выставке «СИБ-2000» в 3 экз.
Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.
Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Например:
ü Директор школы Подпись Н.К. Сидоров
Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия.
При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи распола-гают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:
ü Директор института Подпись А.Н. Марченко
ü Главный бухгалтер Подпись Ю.П. Волков
При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:
ü Директор ОАО «Карелия» Директор ЗАО «Корсар
Подпись И.В. Петров Подпись Г.А. Фомин
Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать под-линные подписи должностных лиц.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсут-ствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «и.о.», «зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не име-ет юридической силы.
Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма.
Бланк письма может при необходимости реквизит 30 - идентификатор электрон-ной копии документа.