Тема: «Изучение государственного стандарта, создание шаблона бланка письма».

Рекомендации по выполнению лабораторной работы

Для выполнения лабораторной работы необходимо:

1. Изучить государственный стандарт (см. приложение 1). Необходимо обратить внимание на правила и примеры оформления реквизитов, состав реквизитов.

2. Ознакомиться с рекомендациями по созданию шаблонов бланка письма.

3. Ознакомиться с макетом создания шаблона бланка письма.

4. Ознакомиться с указаниями по работе с тренировочной программой.

5. Выполнить задание, с номером варианта выданного преподавателем.

6. Проверить знание реквизитов с помощью тренировочной программы.

Макет создания шаблона бланка письма

Рис.1.9 Макет создания шаблона бланка письма

Указания по работе с тренировочной программой

1. Запустить файл ГОСТ.exe;

1. В правой части диалоговой области определить зону с номером реквизита;
2. В левой части диалоговой области выбрать из списка название реквизита, соответствующего номеру и зоне данного реквизита (см. п.2);
3. Переместить название реквизита в соответствующую область;
4. Последовательно переместить все оставшиеся реквизиты в соответствующие зоны;
5. Нажать клавишу «Проверить». После нажатия клавиши реквизиты, расположенные не «в своей» зоне будут выделены красным цветом.

5. Задания на лабораторную работу:

Вариант 1. Создать шаблон для бланка письма ОАО «Волгодонского хлебокомбината», 347330 г. Волгодонск Ростовская область, Октябрьское шоссе, 9, тел.(86392) 6-61-13. ОКПО 123456789 ОГРН 7854376545322, ИНН/КПП 1234567890/123456789. Руководитель организации: Васильев Л.А.

Вариант 2.Создать шаблон для бланка письма ЗАО «Росфинтраст», Россия, 344010, Рос­тов-на-Дону, ул. Береговая, д.10, оф.909, тел. (8632)679-744, факс: (8632)679-193. ОКПО 123456789 ОГРН 7854376545322, ИНН/КПП 1234567890/123456789. Руководитель организации: Зюрин Г.А.

Вариант 3.Создать шаблон для бланка письма ОАО «Рослеспром», 101983, г. Москва, Архангельский пер., 1, факс: (095) 208-03-05. ОКПО 123456789 ОГРН 7854376545322, ИНН/КПП 1234567890/123456789. Руководитель организации: Малышкин Т.М.

Вариант 4.Создать шаблон для бланка письма НПП «ЭКОС», 344113, г.Ростов- на –Дону, ул.Добровольского, 38/3, оф.112, тел/факс 8-(863-2) 748-500, ОКПО 123456789 ОГРН 7854376545322, ИНН/КПП 1234567890/123456789. Руководитель организации: Молянин А.М.

Вариант 5.Создать шаблон для бланка письма ОАО «Оскольского электрометаллургиче­ского комбината», Россия, 344010, г.Старый Оскол -15, ул. Береговая, д.10, оф.909, тел. (8632)679-744, факс: (8632)679-193. ОКПО 123456789 ОГРН 7854376545322, ИНН/КПП 1234567890/123456789. Руководитель организации: Жуков В.Ф.

Вариант 6.Создать шаблон для бланка письма ОА «РИК», 101983, г. Санкт - Петербург, ул. Новаторов, 1, факс: (095) 208-03-05, ОКПО 123456789 ОГРН 7854376545322, ИНН/КПП 1234567890/123456789. Руководитель организации: Серебряков В.Ш.

Вариант 7.Создать шаблон для бланка письма ОАО «Полюс-Юг», 101983, г. Самара, Проспект космонавтов, 1, факс: (095) 208-03-05. ОКПО 123456789 ОГРН 7854376545322, ИНН/КПП 1234567890/123456789. Руководитель организации: Галимов Р.Г.

Вариант 8.Создать шаблон для бланка письма ОАО «АГРОХИМИЯ», 101983, г. Нижний Новгород, Химический пер., 1, факс: (095) 208-03-05. ОКПО 123456789 ОГРН 7854376545322, ИНН/КПП 1234567890/123456789. Руководитель организации: Трифанов В.Е.

Вариант 9.Создать шаблон для бланка письма ООО «СВЯЗЬ - ИНВЕСТ», 101983, г. Первоуральск, Первоуральский пер., 1, факс: (095) 208-03-05. ОКПО 123456789 ОГРН 7854376545322, ИНН/КПП 1234567890/123456789. Руководитель организации: Синьков Н.Л.

Вариант 10.Создать шаблон для бланка письма ЗАО «ЭРА», 101983, г. Чебоксары, ул. Архангельская, 1, факс: (095) 208-03-05. ОКПО 123456789 ОГРН 7854376545322, ИНН/КПП 1234567890/123456789. Руководитель организации: Мурыгин И.Т.

1. Контрольные вопросы:

1. Понятие переменный и постоянный реквизит?
2. Понятие шаблона?
3. Основные требования к оформлению реквизитов?
4. Расположение постоянных реквизитов по угловой схеме согласно ГОСТ Р 6.30-2003?
5. Понятие реквизита «Гриф согласования документа»?
6. Основные стадии подготовки и составные части шаблона бланка письма?
7. Назначение реквизита «заголовок к тексту»?
8. В каких случаях используется реквизит №17?

Лабораторная работа №2.

Тема: «Организационно-распорядительные документы. Создание приказов».

Цель работы: выработка умений и навыков создания организационно-распорядительных документов.

Содержание лабораторной работы:

Теоретический материал

Организационно-распорядительные документы содержат решения, идущие сверху внизпо системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относят к правовым актам. В них по­лучают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Распо­рядительные документы могут издавать совместно несколько органов управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядитель­ные документы делятся на две группы (рис. 1).

Рис. 1. Классификация распорядительных документов

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимае­мых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему ста­тусу органы (например, коллегии министерств, дирекции при руководителях и др.). Решения со­вещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совеща­тельного органа.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в орга­низации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оператив­ность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администра­ции субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

Руководители органов управления, действующих на основе коллегиальности, наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касаю­щемуся внутренней деятельности организации – ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.

В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения. В усло­виях единоличного принятия решений издаются приказы, распоряжения, указания.

Основным видом организационных документов является приказ. Приказ – правовой акт, издаваемый на основе единоначалия руководителем организации для решения основных и опера­тивных задач, стоящих перед данной организацией. Это самый распространенный вид распоряди­тельных документов.

В организациях приказ может издаваться в соответствии с указаниями вышестоящих орга­нов, по инициативе структурных подразделений организации или отдельных работников.

В приказах по основной деятельности решаются вопросы, связанные с производственно-хозяйственной деятельностью, планированием и отчетностью, финансированием и кредитова­нием, реализацией продукции, совершенствованием структуры и организацией работы организа­ции, изменением штатов и т. д.

Реквизиты приказа: наименование организации; наименование вида документа; дата; реги­страционный номер; место составления; заголовок к тексту; текст; подпись. Датой приказа является дата его подписания.

Нумерация приказов по основной деятельности производится отдельно от приказов по личному составу порядковым номером в пределах календарного года.

Заголовок к тексту должен кратко отражать содержание приказа и начинаться с предлога «О» или «Об». Он должен быть максимально кратким и точным. Формулировать заголо­вок приказа можно с помощью отглагольного существительного, отвечающего на вопрос «о чем?»: «О введении…», «О реорганизации…», «О подведении итогов…» и т. п.

Текст приказа по основной деятельности делится на две части: констатирующую и распо­рядительную.

В констатирующей части указывают причины издания приказа, цели и задачи предписы­ваемых действий. Цели и задачи предписываемых действий излагают в форме предложений с от­лагательными существительными и сложными предлогами. Обычно используются существи­тельные в творительном или родительном падежах: «в связи с переходом на новую систему плани­рования…».

Если основанием к изданию приказа является законодательный акт, нормативный или рас­порядительный документ, то в констатирующей части указывается его название, дата, номер и за­головок, а в некоторых случаях передается содержание той его части, которая непосредственно касается данной организации: «...на основании приказа…от 00.00.00 № 00 «О…».

Констатирующая часть может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в разъяснении. Например, приказ о распределении обязанностей между руководством может начи­наться со слова «ПРИКАЗЫВАЮ».

Распорядительная часть текста приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатают на отдельной строке прописными буквами от границы левого поля. После этого слова ставится двоеточие.

В распорядительной части излагают предписания, указывают исполнители и сроки испол­нения. Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, то текст распорядительной части делится на пункты, которые печатают с красной строки и нуме­руют арабскими цифрами.

Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный харак­тер, начинаются с глагола неопределенной формы: «Провести инвентаризацию основных фондов, оборотных средств, счетов баланса и других материальных ценностей в следующие сроки…».

Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе не ука­зывают.

Часто в последнем пункте приказа по основной деятельности указывают должностное лицо, которое будет отвечать за исполнение приказа в целом.

Приказы подписывают руководители организации или замещающие их должностные лица.

При оформлении приказов и других ОРД внутреннего хожденияна чистом листе бу­маги с помощью ПК широко применяют угловое расположение постоянных реквизитов. При этом используют минимальное их число: наименование организации, вид документа, дата, регистраци­онный номер и заголовок к тексту. Оформление реквизитов производят флаговым методом (от линии левого поля) (рис. 2). Остальные реквизиты оформляют идентично приказу на бланке с продольным их расположением.

Образец приказа по основной деятельности на угловом бланке приведен на рис.5.

КРАСНОЯРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ ПРИКАЗ 10.04.2007 № 22   О научно-исследовательской работе на 2006/2007 уч. год.

Рис. 2. Основные реквизиты приказа на угловом бланке

Образцы приказов по основной деятельности на продольном бланке приведен на рис. 3 и на рис. 6.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ справочные данные об организации   ПРИКАЗ   00.00.0000 № 00 место составления   Заголовок к тексту начинается с предлога «о», отвечает на вопрос   В констатирующей части излагают основания, цели, побудившие руководство организации издать приказ. В некоторых случаях, когда основания очевидны, констатирующая часть опускается. Распорядительная часть начинается со слова: ПРИКАЗЫВАЮ: 1.В начале пункта приводится наименование должности исполнителя, его Ф.И.О., или наименование структурного подразделения (в дательном падеже), затем четко излагается содержание предлагаемых дей­ствий (начинается с глагола неопределенной формы) и указывается срок исполнения. 2.Структура последующих пунктов аналогична. Пункты могут разбиваться на подпункты (1.1,2.3 и т. д.). В отдельных случаях текст может представляться в виде таблицы. 3.В последнем пункте приказа приводится указание о контроле за исполнением приказа: Контроль за ис­полнением приказа возложить на... (указывается должность, Ф.И.О. или наименование структурного подразделения).   Наименование должности руководителя (подпись) И. О. Фамилия   Визы заинтересованных лиц Должность Подпись И. О. Фамилия 00.00.00   Исполнитель (Имя, Отчество, Фамилия) телефон (000 00 00)   В дело 00-00 идентификатор (подпись) электронной 00.00.0000 копии документа

Рис. 3. Макет приказа по основной деятельности на продольном бланке

Выписка из приказа. Зачастую ответственному исполнителю для работы не требуется полный текст приказа. В этом случае делают выписку. По составу реквизитов и оформлению вы­писка практически не отличается от самого приказа. В выписке лишь уточняется название доку­мента: вместо слова ПРИКАЗ печатаются словаВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного текста печатается та часть приказа, которая касается непосредственно конкретного исполнителя. Вы­писка оформляется на чистом листе бумаги с помощью ПК в угловом варианте расположения постоянных реквизитов. Выписка заверяется секретарем. Образцы выписки из приказа представ­лены на рис. 4 и на рис.7.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА 00.00.0000 №_______ Место издания   Текст_______________________________________________________________ __________________________________.   ПРИКАЗЫВАЮ:   2._______________________________________________________________ __________________________________.   Наименование должности (подпись) Расшифровка подписи   Верно Наименование должности (подпись) Расшифровка подписи 00.00.0000

Рис. 4. Образец оформления выписки из приказа

Учебно-производственное объединение ПРИКАЗ 28.12.2008 №64 г. Красноярск   Об обеспечении противопожарной безопасности   В целях обеспечения противопожарной безопасности в праздничные дни ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Провести тщательную уборку всех кабинетов и мастерских в УПО. 2. Зам. директора по АХЧ Кузнецовой В. А. проверить состояние электрооборудования и 31.12.2008 г. вы­ключить все рубильники 3. Старшему мастеру Буланцевой Г. Н. обеспечить проведение преподавателями и мастерами производст­венного обучения инструктажа по правилам противопожарной безопасности с учащимися. 4. Контроль за исполнением приказа возлагается на зам. директора по АХЧ Кузнецову В. А.   Директор УПО В. А. Петров

Рис. 5.Образец приказа на угловом бланке

ГОСУДАРСТВЕННОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ «СОЮЗВОДОПРОЕКТ»     ПРИКАЗ 09.03.2009 № 14 Москва   О создании рабочей группы по проекту «Родник»   На основании постановления Правительства Москвы от 08.02.2009 г. № 27-ПП и в связи с производственной необходимостью ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить состав объединенной рабочей группы по проекту «Родник» по координации, разработке и внедрению новой технологической системы очистки водопроводной воды. 2. Назначить председателем Объединенной рабочей группы первого заместителя дирек­тора «Союзводопроект» А. М. Богдана. 3. Представить на рассмотрение Правительства Москвы план разработки и эксперименталь­ных испытаний тех. системы «Родник» до 01.04.2007 г. (Отв. – А. М. Богдан). 4. Гл. инженеру Винокурову С. Р. организовать контроль за исполнением приказа.     Генеральный директор Подпись Г. К. Литвинов   Юрисконсульт Подпись А. И. Шпак 07.03.2009     С приказом ознакомлены: Подпись А. М. Богдан 10.03.2009 Подпись С. Р. Винокуров 11.03.2009

Рис. 6.Образец приказа на продольном бланке

Учебно-производственное объединение ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА 28.12.2006 №64 Красноярск   Об обеспечении противопожарной безопасности   В целях обеспечения противопожарной безопасности в праздничные дни ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Старшему мастеру Буланцевой Г. Н. обеспечить проведение преподавателями и мастерами производст­венного обучения инструктажа по правилам противопожарной безопасности с учащимися.   Директор УПО В. А. Петров   Верно   Секретарь В. В. Проничева 29.12.2006

Рис. 7. Образец выписки из приказа

При создании эмблемы или логотипа организации можно использовать водяные знаки. Водяной знак – это текст или объект в виде картинки, который может перекрываться основным текстом и отображаться на каждой странице документа. Пример водяного знака приведен на рис.8. Для создания водяного знака и его копий на каждой странице документа, необходимо оп­ределить его месторасположение. Водяной знак можно поместить в колонтитул, либо размес­тить в области страницы.

Для создания водяного знака, повторяющегося на каждой странице документа, необхо­димо: · дать команду Вид/Колонтитулы; · на панели инструментов Колонтитулы щелкнуть по кнопке (Основной текст); · разместить элемент Надпись в любом месте страницы и установить курсор внутри надписи; · ввести команду Вставка/Рисунок или Вставка/Объекти импортировать необходи­мый рисунок; · выйти из режима создания колонтитулов, щелкнув Закрыть.

Рис. 8. Пример водяных знаков.

Водяные знаки можно создавать не только на каждой странице документа, но и на от­дельной странице.

Для создания водяного знака на отдельной странице необходимо:

· помещать объекты «на заднем плане»;

· использовать полупрозрачные цветазаливки для автофигур, и элемента Надпись;

· уменьшать яркость и контраст изображения для использованных рисунков.

Рекомендации по выполнению лабораторных работ

Для выполнения лабораторной работы необходимо:

1. Изучить теоретический материал по данной лабораторной работе.
2. Ознакомиться с образцами оформления организационных документов
3. Рассмотреть макет создания приказа.
4. Проверить на соответствие выполненное задание образцам документов.

Лабораторная работа №3.

Введение

MS Word имеет средства, позволяющие осуществить верстку, редактиро­вание, макетирова­ние документов большого размера и сложной органи­зации. Это позволяет рассматривать MS Word, как настольную издательскую систему.

Работу с большими документами удобно вести в режиме главного доку­мента. Этот режим позволяет работать с документами, как на уровне целого документа, так и на уровне отдельных его частей (которые называются подразделами документа, или вложенными документами).

Главный документ - это особый документ, который обеспечивает пользо­вателю возмож­ность управлять вложенными документами. Главный доку­мент включает в себя совокупность от­дельных вложенных документов. Глав­ный документ может дополнительно содержать текст, от­сутствующий во вло­женных документах.

Вложенные документы сохраняются, как самостоятельные файлы. Каждый вложенный до­кумент внутри главного документа рассматривается как само­стоятельный раздел. Каждый раздел может иметь собственный формат стра­ницы. При оформлении главного документа надо иметь в виду следующее:

• Если некоторый элемент раздела необходимо оформить одинаково для всех вложенных докумен­тов, то этот параметр надо устанавливать для главного до­кумента.

• Если вставить уже существующий документ в главный документ, то па­раметры оформле­ния раздела не изменятся.

• Если необходимо работать с вложенными документами внутри главного доку­мента и эти доку­менты основаны на различных шаблонах, то стили, авто­текст и макрокоманды шаблона глав­ного документа перекрывают соответ­ствующие элементы шаблона вложенного документа. Эле­менты оформления раздела не изменяются.

В режиме Главного документа на экран выводятся две панели:

• структура документа,
• панель структуры.

Панель структуры позволяет изменять структуру документа и управлять отображением до­кумента на экране.

Структура документа - это схема, определяющая взаимное расположе­ние и связь его со­ставных частей, которые могут быть вложены одна в дру­гую, образуя иерархические структуры.

Структурирование - это разбивка текста на главы, абзацы, параграфы, пункты и т.д. При структурировании текста должны применяться стандарт­ные стили заголовков: Заголовок 1 — За­головок 9. При желании можно изменить стиль заголовка, но нельзя менять его название. Заголо­вок 1 соответ­ствует высшему уровню структуры. Нижний уровень - это обычный текст, т.е. текст, оформленный стилем, отличным от заголовочных.

Перед каждым заголовком стоит знак

+ , если заголовок имеет подчиненный текст,

-, если заголовок не имеет подчиненного текста.

В режиме структуры отступ заголовка от левого края экрана соответствует уровню заго­ловка. Чем дальше от левой границы экрана находится текст, тем ниже его уровень. Например:

Реферат (это название документа, используется стиль Обычный).

+ Часть 1 (название раздела 1 документа, используется стиль Заголовок I).

+ Глава 1 (название подраздела 1.1 документа, используется стиль Заголовок 2).

текст подраздела 1.1 (стиль Обычный).

+ Часть 2 (название раздела 2 документа, используется стиль Заголовок 1).

- Глава 1 (название подраздела 2.1 документа, используется стиль Заголовок 2).

Рекомендации по выполнению лабораторной работы

Для выполнения лабораторной работы необходимо:

1. Изучить теоретический материал по данной лабораторной работе.

2. Ознакомиться с заданием на лабораторную работу.

3. Продумать создаваемую структуру документа.

4. Выполнить задание.

3. Задание на лабораторную работу:

Задание №1

• Продумать структуру создаваемого документа, например, структуру реферата, курсовой ра­боты, курсового проекта и т.д.

• Создать главный документ.

• Создать в главном документе два вложенных документа.

• Сохранить и закрыть главный документ. Убедиться, что на жестком диске появилось три новых документа: главный и два вложенных.

• Открыть главный документ. Вставить в главный документ, существующий файл, как вло­женный.

• Отредактировать первый из вложенных документов. Сохранить и за­крыть вложенный документ.

• Отредактировать второй из вложенных документов, как самостоятельный файл.

• Открыть главный документ.

• Отредактировать главный документ.

• Выполнить сквозную нумерацию документа.

• Создать оглавление документа.

• Создать колонтитулы, содержащие информацию об авторе (ФИО студента и номер группы) до­кумента и его названии (например, Иванов П.С., группа 4106, Реферат по дисциплине «Докумен­товедение»).

• Создать перекрестные ссылки.

• Обновить оглавление и перекрестные ссылки.

· В текст главного документа внести следующие изменения:

- вставить после 3 и 5 страниц по одной новой странице при помощи ко­манды Вставка/Разрыв;

- изменить названия 1 и 3 разделов документа;

- изменить текст, на который производится ссылка.

• Обновить оглавление.

• Обновить весь документ.

• Создать две сноски в тексте документа.

• Создать два примечания в тексте документа.

Задание №2

Составить трудовой договор в режиме главного документа. Для наполнения главного доку­мента можно воспользоваться готовым электронным текстом лабораторной работы №3.

После выполнения задания трудовой договор должен иметь вид:

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР С __________________________________________

(должность)

___________________________________________ «____»_________200_ года

(название места заключения договора)

_________________________________________________________________,расположенное по

(наименование юридического лица)

адресу:

_________________________________________________________________________________,

(адрес)

зарегистрированное

_________________________________________________________________________________________________,

(наименование регистрирующего органа, дата принятия, номер решения о регистрации)

в лице генерального директора _______________________________, именуемое в дальнейшем

(Ф.И.О.)

«Работодатель», с одной стороны, и ______________________________________________,

(Ф.И.О.)

именуемый в дальнейшем "Работник", с другой стороны, заключили договор о нижеследующем.

+ 1. Предмет договора

+ 2. Срок договора

+ 3. Права и обязанности Работника

+ 4. Права и обязанности Работодателя

+ 5. Гарантии и компенсации

+ 6. Режим труда и отдыха

+ 7. Условия оплаты труда

+ 8. Виды и условия социального страхования

+ 9. Ответственность сторон

+ 10. Срок действия договора

+ 11. Порядок разрешения споров

+ 12. Заключительные положения

+ 13. Подписи сторон

4. Контрольные вопросы:

1. Определение главного документа.
2. Определение вложенного документа.
3. Понятие структура документа.
4. Понятие структурирование.
5. Основные этапы создания главного документа.
6. Процесс редактирования вложенного документа.
7. Колонтитулы. Создание колонтитулов.
8. Перекрестные ссылки. Создание перекрестных ссылок.

Лабораторная работа №4.

Тема: «Деловое письмо».

Цель работы: выработка умений и навыков создания деловых писем.

Содержание лабораторной работы:

1. Теоретический материал

1.1. Основные определения

Деловое (или служебное) письмо— обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций, предприятий, фирм (в дальнейшем — организаций) по поводу осуществляемой ими своей деятельности. К кате­гории деловых писем относится также переписка между частными лицами иорганизациями, если содержание ее касается взаимных интересов.

Письмо бывает одноаспектным и многоаспектным. Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего эти письма не требуют ответа. Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца.

Ниже приводится, прежде всего, краткая характеристика наиболее часто встречающихся на практике разновидностей писем, классифицированных по функциональному признаку.

Циркулярные письма обычно высылаются вышестоящей орга­низацией, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопро­сов или задач и которые носят распорядительный характер.

В письме-запросе покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т. е. сформулировать коммерческое предложение. Такиезапросы входят в группу контрактных документов и ис­пользуются для подготовки и заклю­чения сделок.

Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т. д.

Оферта — письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.

Рекламация — коммерческий документ, представляющий со­бой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его по­ставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора. Рекламация предполагает письмо-ответ на рекламацию.

Сопроводительные письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополнительную информацию по прила­гаемым документам. Сопроводительное письмо является так­же средством контроля за движением документов и материаль­ных ценностей.

Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или мате­риальных ценностей. Иногда в них приводят краткое изложение, содержание документов и пере­чень материальных ценностей. Письмо-подтверждение может заканчиваться дополнительной просьбой или справочной информацией.

Письма-извещения. Письма, в которых что-либо сообщается или утверждается. Обычно эти письма являются ответом на за­прос и начинаются со слов «На Ваш запрос сообщаем», «Изве­щаем Вас».

Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного кон­такта получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, кото­рые будут приняты при их невыполнении.

Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчер­кивают заинтересованность орга­низации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодар­ность за усилия по ее исполнению.

Информационные письма. Это разновидность письма-извеще­ния, своевременно информи­рующего заинтересованное долж­ностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для та­кого письма достаточно подписи секретаря. При большой зна­чимости излагаемых в нем сведений письмо подписывает руководитель организации.

Письма-приглашения. Письма могут адресоваться индивиду­альному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типо­графским способом трафареты, в которых свободные места заполняются от руки указанием фами­лии, имени, отчества при­глашенного, времени и дня события, на которое приглашается адресах

Рекламное письмо содержит описание рекламируемых товаров или услуг. В письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и те­лефон для справок.

В потоке почтовой корреспонденции, поступающей в организацию, определенную долю занимают частные письма. В них авторы обращаются к руководству организации с различными просьбами, жалобами, предложениями.

По структурному признакуписьма делятся на регламентированные инерегламентирован­ные. Регламентированные письма в виде трафаретизированного образца оговариваются каким-либо нормативным документом (например, письма, приведенные в Общероссийском классифика­торе управленческой документации ОК 011- 93. Нерегламентированные (нестандартные) письма представляют собой текст, реализованный в виде формально-логического изложения или этикет­ного текста. Оформление нерегламентированных писем и является предметом освещения в дан­ном пособии.

По месту составленияписьма подразделяются на письма, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Вне­шняя корреспонденция, в свою очередь, делится на посту­пающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.

Деловой стиль письма.

Основными чертами официально-делового стиля считаются:

• нейтральный тон изложения;

• лаконичность и краткость текста;

• точность, ясность выражения мысли.

Нейтральный тон изложения является нормой официального делового языка, поскольку управленческая информация, официальная по своему характеру, сводит субъективный (личност­ный) момент в текстах документов до минимума. Из языка служебного письма исключаются, на­пример, слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской: междометия, слова с суффиксами преувеличения и т. д.

Лаконичность изложения текста письма достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.

Деловой стиль отличается частым употреблением отглагольных существительных, отымен­ных предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с, в силу, в целях, за счет и др.), сложных союзов (вследствие того что; ввиду того что; в связи с тем что; в силу того что; и т. п.), а также словосочетаний-связок, служащих для соединения частей сложного предложения (на случай, если ...; на том основании, что ...; по той причине, что...; с тем условием, что ...; таким образом, что ...; то обстоятельством, что…; тот факт, что…; и др.).

Примеры устойчивых языковых оборотов.

Примеры устойчивых языковых оборотов, объясняющих мотив написания письма:

· В порядке оказания технической помощи...

· В соответствии с протоколом...

· В подтверждение нашей договоренности...

· В связи со сложной экономической ситуацией... и т. д.

Следующие варианты являются типичным «стандартным» началом письма-извещения:

· Доводим до Вашего сведения, что наш завод прекратил производство комбайнов «Нива» прежней конструкции...

· Извещаем Вас, что мы сократили на месяц срок поставки запрошенных Вами изде­лий...

· В ответ на Ваш запрос, ставим Вас в известность ... и т. д.

Примеры стандартных языковых конструкций, выражающих просьбу, требование, пожела­ние:

· Убедительно просим Вас...

· Обращаемся к Вам с просьбой...

· В ответ на Ваше письмо просим Вас...

· Настоятельно требуем выполнения принятых Вами обязательств...

· Категорически настаиваем на выполнении...

· Выражаем уверенность в том, что...

· Выражаем удовлетворение по поводу Вашего письма и выражаем надежду на...

Типичными речевыми оборотами, используемыми в сопроводительных письмах, являются:

· При этом направляем (посылаем, высылаем, препровождаем) Вам...

· Согласно прилагаемому списку высылаем отдельным пакетом...

· Одновременно с этим письмом высылаются ... и т. д.

Примеры выражений-клише, используемых в письмах-рекламациях, письмах-претензиях:

· К нашему сожалению, мы вынуждены сообщить, что качество поставляемого Вами товара не удовлетворяет требованиям...

· Мы официально заявляем Вам рекламационный акт на...

В качестве заключительных, могут выступать следующие фразы:

· Просим Вас не задерживать ответ...

· Просим извинить нас за задержку с ответом...

· Рассчитываем, что наши замечания будут учтены...

· По получении письма просим сообщить телексом подтверждение...

· Будем признательны за срочное выполнение нашего заказа.

· Заверяем Вас, что мы незамедлительно свяжемся с соответствующими организа­циями по поводу...

· Ожидаем Вашего согласия (одобрения, подтверждения)...

· Заверяем Вас, что мы предпримем срочные меры для исправления сложившегося по­ложения.

Кроме типового характера, некоторые языковые формулы заключительных фраз выступают также в качестве юридически значимых компонентов текста. Например, в гарантийном письме:

· Гарантируем возврат кредита в сумме... в срок до...

· Оплату г