Заседания экспертной комиссии
Председательствующий - Фамилия И. О. (председателя ЭК)
Секретарь - Фамилия И. О. (одного из членов ЭК, которому на время заседания или на постоянной основе поручено исполнение обязанностей секретаря)
Присутствовали:
1. Фамилия И. О. - председатель ЭК.
2. Фамилия И. О. - член ЭК.
3. Фамилия И. О. - член ЭК.
4. … (И т. д.).
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О рассмотрении описей дел постоянного хранения, подлежащих передаче в архив предприятия.
2. О рассмотрении описей дел временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих передаче в архив предприятия.
3. О рассмотрении акта о выделении дел (документов), не подлежащих дальнейшему хранению, к уничтожению.
4. Разное.
1. Слушали:
Выступление члена ЭК Фамилия И. О. о состоянии описей дел постоянного хранения, подлежащих передаче в архив предприятия (текст выступления прилагается).
Выступили:
1. Фамилия И. О., член ЭК - предложил одобрить представленные на рассмотрение заседания комиссии описи дел постоянного хранения как отвечающие установленным требованиям.
2. … (И т. д.).
Постановили:
1.1. Одобрить описи дел постоянного хранения за № …, …, подлежащих передаче в архив предприятия.
1.2. ... (указать конкретно, что именно решили по данному вопросу).
2. Слушали: …
Выступили: …
Постановили: …
Председательствующий: подпись, расшифровка подписи
Секретарь: подпись, расшифровка подписи
Образец протокола заседания экспертной комиссии
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:
· отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;
· отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;
· выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.
Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. При этом не допускается отбор документов для хране-ния и уничтожения только на основании заголовков дел.
Дела с отметкой “ЭПК” подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.
Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются сотрудниками архива организации сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
_____________ (наименование федерального органа исполнительной власти) _____________ (наименование структурного подразделения) УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи Дата ОПИСЬ № ______
В данную опись внесено __________ дел с № ___________ по № __________, в том числе: (цифрами и прописью) литерные номера: _____________________________ пропущенные номера: _________________________ Наименование должности лица, составившего опись Подпись Расшифровка подписи Дата
Передал ________ дел и _________ регистрационно-контрольных картотек к документам (цифрами и прописью) Наименование должности сотрудника структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи Дата Принял ________ дел и _________ регистрационно-контрольных картотек к документам (цифрами и прописью) Наименование должности работника ведомственного архива Подпись Расшифровка подписи Дата |
Образец Сводной описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
и по личному составу
| Наименование предприятия (организации, учреждения) АКТ № __ ______________________ (место составления) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению | УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя предприятия подпись расшифровка подписи Дата | ||||||
| На основании ______________________ (название и выходные данные перечня документов ___ с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ________ __________________________ (название фонда) | |||||||
| № п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Номера описей (номенклатур) за годы | Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или номер дела по описи | Кол-во дел (томов, частей) | Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Приме-чание |
| Итого ___________________ дел за годы _________. (цифрами, прописью) Описи дел постоянного хранения за _____________________________ годы утверждены, а по личному составу - согласованы с ЭПК ______, (наименование архивного учреждения) протокол № ____ от __________________________. Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов подпись И.О. Фамилия Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК (ЦЭК) от ________ № __ Документы в количестве ____________________ дел (цифрами и прописью) весом ______ кг сданы в _______________________ (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________ № __________. Наименование должности работника, сдавшего документы подпись (И.О. Фамилия) Дата Изменения в учетные документы внесены: Наименование должности работника архива (службы ДОУ) внесшего изменения в учетные документы подпись (И.О. Фамилия) Дата |
Образец Акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации одновременно. Одобренные центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) акты и описи утверждаются руководите-лем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описей дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.
В организации, не сдающей свои документы на государственное хранение и самостоятельно решающей вопросы хранения и уничтожения дел, составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и проводится их уничтожение, но только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации.
Порядок проведения экспертизы ценности документов изложен в следующих документах:
· Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. – Глава 2;
· Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. – Раздел 3.5.3;
· Государственная система документационного обеспечения управления, одобренная коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.4.1.