Порядок передачи дел в архив организации

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом организации, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, (специальным сотрудником) в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Цель заданий:

− изучение правил передачи дел на архивное хранение;

− овладение навыками формирования и оформления дел.

Примерный перечень вопросов для допуска к работе

1. Системы документации.

2. Организация хранения документов.

3. Номенклатура дел.

4. Составление заголовков дел.

5. Установление сроков хранения дел.

6. Формирование дел.

7. Оформление обложки дел.

8. Оформление дел.

9. Составление и оформление описей дел.

10. Техника безопасности.

Содержание заданий

Задание. Заведите дело и подготовьте его к передаче на архивное хранение. На базе исполненных документов (лабораторные работы №№1− 3):

1) составьте внутреннюю опись документов (Приложение А);

2) составьте регистрационные карточки для контроля исполнения и создания справочной системы на входящие и исходящие информационно-справочные документы (Приложение Б);

3) составьте номенклатуру дел (Приложение В)

3) оформите и подшейте документы с титульным листом в папке-скоросшивателе, на обложке которой должны быть указаны необходимые реквизиты, номер дела по номенклатуре, заголовок, дата и количество листов, срок хранения (Приложение Д);

4) составьте лист-заверитель дела в соответствии с Приложением Г.

Все документы оформите от одного юридического или физического лица.