Порядок передачи дел в архив организации

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом организации, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, (специальным сотрудником) в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Цель заданий:

− формирование дел;

− овладение правилами оформления дел;

− изучение правил передачи дел на архивное хранение.

Содержание заданий

Задание. Заведите дело и подготовьте его к передаче на архивное хранение. На базе исполненных документов:

1) составьте внутреннюю опись документов (Приложение А);

2) составьте регистрационные карточки для контроля исполнения и создания справочной системы на входящие и исходящие информационно-справочные документы (Приложение Б);

3) составьте номенклатуру дел (Приложение В)

3) оформите и подшейте документы с титульным листом в папке-скоросшивателе, на обложке которой должны быть указаны необходимые реквизиты, номер дела по номенклатуре, заголовок, дата и количество листов, срок хранения (Приложение Д);

4) составьте лист-заверитель дела в соответствии с Приложением Г.

Все документы оформите от одного юридического или физического лица.

Таблица 1 – Управленческие документы

№ варианта Документы
− приказ о переводе вас на другую работу; − распоряжение о распределении обязанностей; − ваша характеристика-рекомендация; − ваш трудовой договор с предприятием; − входящее информационное письмо
− приказ о вашем приеме на работу; − указание; − учредительный договор; − ваше заявление об увольнении; − сопроводительное письмо к пакету документов по коммерческому договору
Продолжение таблицы 2
− приказ о вашем увольнении переводом в другую организацию; − положение о структурном подразделении ДОУ; − краткий протокол заседания трудового коллектива; − докладная записка начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика; − гарантийное письмо
− приказ о поощрении бухгалтера И.В. Ивановой; − должностная инструкция секретаря-референта О.И. Кузнецовой; − акт о списании компьютеров; − докладная записка секретаря-референта об утере работником Н.В. Степановой письма-запроса; − письмо-приглашение
− распоряжение о передаче дел увольняемыми сотрудниками; − договор поставки оборудования; − ваше заявление о приеме на работу, − объяснительная записка о нарушении производственной дисциплины; − исходящее письмо-просьба
− приказ о приеме вас на работу бухгалтером; − штатное расписание закрытого акционерного общества «Д и О»; − договор купли-продажи товаров; − представление о вашем повышении; − исходящее письмо-извещение закрытого акционерного общества «Д и О»  
Продолжение таблицы 2
− приказ директора производственного кооператива «Заря» о направлении вас в командировку; − полный протокол общего собрания рабочих производственного кооператива «Запуск», на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение 6 мес. развернуть работу и выделить для этих целей 315 тыс. руб; − акт сдачи-приемки работ по строительству цеха строительных материалов; − справка о составе участников общего собрания рабочих производственного кооператива «Запуск»; − исходящее письмо-требование о поставке оборудования
− ваша автобиография; − отзыв на вашу дипломную работу; − предложение по коммерческой деятельности, − приказ о создании службы ДОУ; − исходящее письмо-предупреждение
− приказ о прохождении медосмотра, − ваш трудовой договор; − перечень материально-ответственных лиц, − заявление о предоставлении вам отгулов; − входящее письмо-благодарность
− приказ о проведении субботника; − докладная записканачальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами; − инструкция по технике безопасности, − указание, − входящее письмо-напоминание
− приказ о работе с документами предприятия «Россвязьинформ»; − заявление о приеме вас на работу экономистом в государ­ственное предприятие по связи и информатике –«Россвязьинформ»; − инструкция по делопроизводству; − ваше резюме; − входящее письмо-сообщение
− приказ о предоставлении вам отпуска; − распоряжение о применении правил работы с конфиденциальными документами; − ваша автобиография; − трудовой договор с вами; − заключение на вашу научную статью
− приказ о вашем увольнении в связи ликвидацией предприятия; − регламент; − ваша служебная записка о покупке запчастей; − акт об уценке; − исходящее письмо-поздравление
− распоряжение о сроках предоставления авансовой отчетности; − должностная инструкция товароведа; − характеристика-рекомендация на работника вашего пред­приятия для поступления его в аспирантуру Новосибирского института народного хозяйства; − приказ о переводе вас на другую работу внутри организации; − входящее письмо-благодарность
− решение, − правила внутреннего распорядка предприятия; − протокол о ликвидации организации, − заявление о вашем увольнении в связи с ликвидацией организации; − исходящее письмо-сообщение  
Продолжение таблицы 2
− положение о службе делопроизводства; − договор о материальной ответственности продавца; − должностная инструкция продавца, − приказ о приеме вас на работу продавцом; − ваша резюме
− указание; − сводка требований, замечаний; − акт о списании МБП; − телеграмма фирмы «Юнисиб» Кемеровскому предприятию «Кристалл» о полном отказе от оплаты за поступившую продукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказана; − заявление о предоставлении вам административного от­пуска по семейным обстоятельствам
− договор аренды помещения; − приказ о вашем совмещении; − докладную записку главного бухгалтера руководителю предприятия о необходимости централизации расчетов с работниками предприятия. В обязанности отчетных работников цехов должно входить лишь оформление первичных документов по учету выработки. В докладной записке необходимо подать предложение о пересмотре штатов отчетных работников в цехах и главной бухгалтерии из расчета общего сокращения штатов не менее чем на 20 %; − список; − исходящее гарантийное письмо
− распоряжение о порядке использования служебного транспорта; − заявление о вашем переводе; − приказ об освобождении вас от работы в фирме «Орбита» в связи с переездом на новое местожительство; − технологическая инструкция; − входящее претензионное письмо  
− ваш трудовой договор, − приказ о вашем поощрении; − должностная инструкция кассира; − представление о вашем повышении; − исходящее письмо-просьба  
− распоряжение о проведении ежегодной диспансеризации работников, характеристика; − положение о персонале предприятия; − заполните на себя личную карточку ф. Т-2; − служебная записка о дополнительном финансировании; − заявление о вашем увольнении по собственному желанию
− распоряжение о проведении инструктажа; − ваша автобиография; − правила внутреннего трудового распорядка предприятия; − ваш лицевой счет; − акт приема-сдачи научно-исследовательских работ
− положение об аттестационной комиссии предприятия; − распоряжение о проведении аттестации работников; − ваша анкета; − график отпусков; − служебная записка по основным вопросам деятельности предприятия
− оформите запись в трудовой книжке об увольнении вас по собственному желанию; − положение об отделе хранения документов службы ДОУ; − приказ о распределении служебных помещений; − контракт купли-продажи; − справка, подтверждающая работу
− инструкция по документационному обеспечению управления; − приказ о порядке и сроках хранения бухгалтерских документов; − справка, подтверждающая оплату; − представление о назначении; − оформите запись в трудовой книжке об увольнении вас в связи с ликвидацией предприятия    
Продолжение таблицы 2
− инструкция о ведении делопроизводства по письменным обращениям граждан; − приказ о создании рабочей группы по проекту; − краткий протокол общего собрания акционеров; − объяснительная записка по производственным вопросам; − представление о вашем поощрении    
− инструкция о правилах пожарной безопасности в помещениях службы ДОУ; − приказ о работе с документами; − объяснительная записка о причинах несвоевременного представления информации о выполнении приказа директора о работе с документами; − предложение по коммерческой деятельности, − телефонограмма
− методические рекомендации по работе с документами предприятия; − объяснительная записка, поясняющая отдельные положения основного документа (плана, отчета, проекта); − должностная инструкция бухгалтера; − заявление о вашем приеме на работу бухгалтером; − представление о вашем перемещении
− ваше заявление о недостатках, нарушениях в работе организации; − приказ директора об устранении недостатков (нарушений) в работе организации; − акт обследования (состояния техники безопасности, условий труда); − полный протокол заседания инвентаризационной комиссии; − входящее письмо-запрос
− оформите запись в трудовой книжке об увольнении вас в связи с несоответствием выполняемой работы предъявляемым требованиям вследствие недостаточной квалификации; − протокол согласования цен; − акт инвентаризации; − сводка предложений, − входящее письмо-ответ
− заявление о приме на работу вас товароведом; − приказ о приеме вас на работу; − полный протокол производственного совещания; − список лиц к протоколу собрания; − исходящее письмо-запрос
− ваше резюме; − приказ о вашем поощрении; − решение общего собрания акционеров; − представление рекомендаций по определенным действиям и мероприятиям по вопросам деятельности учреждения; − сводка требований, замечаний
− заявление о вашем совмещении; − приказ о вашем совмещении; − перечень документов, подлежащих утверждению; − доклад (отчет); − ваша автобиография
− заявление о вашем переводе на другую работу (менеджером по продажам); − приказ о вашем переводе; − должностная инструкция менеджера по продажам; − заключение на какой-либо проект; − входящее письмо-запрос
− доклад по дипломной работе; − отзыв на дипломную работу; − заявление на прием вас на работу кладовщиком; − приказ о приеме вас на работу; − объяснительная записка; − исходящее письмо-запрос

Наши рекомендации