Опись пенсионного дела и акт передачи дела в архив

Составление и оформление архивных описей дел и порядок передачи дел в архив.

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Архивная опись– это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно:

- на дела постоянного хранения;

- дела временного (свыше 10 лет) хранения;

- дела по личному составу;

- дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела , научные отчеты по темам и т.п.).

В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива организации. По этим описям документы передаются в архив.

Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- индекс дела (тома, части);

- заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

- даты дела (тома, части);

- количество листов в деле (томе, части);

- срок хранения дела.

При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет;

- порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом организации;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

Передача дел в ведомственный архив производиться по описям дел. При передаче дел в конец каждого экземпляра описи указываются количество дел, номер отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подписи сотрудника архива и лица, передающего дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат. Такие дела подлежат частичному оформлению, при котором документы хранятся в тех же папках без дополнительной пересистематизации, нумерации листов, без заверительной надписи.

Дела хранятся в структурных подразделениях или в централизованной службе делопроизводства; по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

На документы, отобранные к уничтожению, составляется акт. Обычно составляется акт о выделении к уничтожению документов на дела всей организации. Дела включаются в акт, если срок их хранения истекает к 1 января года, в котором составлен акт.

Управление Пенсионного фонда Российской Федерации в Свердловском районе города Перми

Группа выплаты пенсий

Дела постоянного хранения

За 2014 год

ОПИСЬ №1

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Дата дела	Количество листов

	05-87	Мещурова Анастасия Игоревна	01.01.2013-31.12.2014

В данную опись внесено 1 (одна) ед. хр.

литературные номера:_________________________

пропущенные номера:_________________________

Руководитель группы выплаты пенсий К.П.Романов

12.12.2015

Дата:__________

Акт № _____

Передачи в Архив дел (документов)

№ п/п	Номер дела	Заголовок дела	Кол-во дел	Год месяц	Примечание
Начала дела	Окончание дела
		Борисов Сергей Александрович		25.06.1999	17.10.2015	Умер
		Максимова Светлана Дмитриевна		15.11.2007	01.09.2015	Закончился срок выплаты пенсии по инвалидности.