Порядок передачи документов на хранение в архив
7.7.1. Документы МАИ являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в федеральный архив как часть Архивного фонда Российской Федерации.
7.7.2. Для обеспечения сохранности документов в высшем учебном заведении создан архив института.
В своей деятельности архив МАИ руководствуется нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России, Положением об архиве МАИ.
7.7.3. В архив МАИ передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Их передача производится, через три (календарных) года после их завершения в делопроизводстве по сдаточным описям дел.
7.7.4. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
7.7.5. Передача дел в архив МАИ осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником Общего отдела МАИ.
В период подготовки дел структурными подразделениями к передаче в архив МАИ, работниками архива предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в сдаточную опись, заведенных в соответствии с номенклатурой дел МАИ. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
Прием каждого дела производится работником архива МАИ в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах сдаточной описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подписи заместителя начальника Общего отдела по архиву и работника, передавшего дела.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
Дела в архив МАИ доставляются работниками структурных подразделений, в связках толщиной не более 15 см.. Каждая связка должна быть упакована в твердую обложку с указанием на ярлыке водостойкими черными чернилами: названия структурного подразделения, года, №№ дел по описи, № связки.
В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив МАИ независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатур.
Работники архива МАИ, на основании сдаточных описей структурных подразделений, составляют сводные описи на дела постоянного срока хранения, и на дела по личному составу, для дальнейшего утверждения и согласования на ЦЭПК Главархива Москвы .
Обозначения и сокращения
| ГОСТ Р | - национальный стандарт Российской Федерации |
| ДСП | - для служебного пользования |
| ИНН | - идентификационный номер налогоплательщика |
| КПП | - код причины постановки на учет |
| СМК | - система менеджмента качества |
| СТО | - стандарт организации |
| МАИ | - Московский авиационный институт (государственный технический университет) |
| НИЧ | - научно–исследовательская часть |
| ОГРН | - основной государственный регистрационный номер |
| ОК | - отдел кадров |
| ОНТИ | - отдел научно–технической информации |
| ОФК | - отделение финансового контроля |
| ПЭУ | - планово–экономическое управление |
| ПФ РФ | - пенсионный фонд Российской Федерации |
| САО | - Северный административный округ |
| УВС | - управление внешних связей |
| УМС | - управление международного сотрудничества |
| УО | - учебный отдел |
| УФК | - управление финансового контроля |
| ФВО | - факультет военного обучения |
| ФПК ИТР | - факультет повышения квалификации инженерно–технических работников |
| ЦЭК | - центральная экспертная комиссия |
| ЦЭПК | - центральная экспертно-проверочная комиссия |
| ЭК | - экспертная комиссия |
| ЭПК | - экспертно – проверочная комиссия |