Капитальные затраты и основные средства

Организация.

1.1. Необходим контроль надлежащего качества выполнения персоналом трудовых обязанностей, соблюдения принципов корпоративной культуры, бережного отношения к имуществу компании. Любые случаи ненадлежащего поведения нарушителей фиксируются, документируются соответствующим образом службой персонала, рассматриваются менеджментом с обязательным принятием соответствующих мер - наложение взысканий, депремирование, расторжение трудового договора (COSO элемент - Среда контроля).

1.2. Риски компании подлежат определению, документированию и стоимостной оценке. Необходима разработка планов по минимизации их последствий. Процесс оценки рисков должен быть формализован. В западных компаниях практикуется создание специальных риск-комитетов с участием ключевых профильных сотрудников, которые на еженедельной основе отслеживают, оценивают риски, а также разрабатывают планы по противодействию им (COSO элемент - Оценка риска).

1.3. Определение перечня документов на бумажных носителях, а также документов в электронном виде подлежащих хранению, резервному копированию. Архивирование компьютерных баз данных осуществляется специалистами IT-департамента (COSO элемент - Контрольные процедуры).

1.4. Все случаи пренебрежения контрольными процедурами, а также ненадлежащего выполнения мероприятий, направленных на исправление выявленных нарушений фиксируются менеджментом. Список имевших место фактов игнорирования контрольных процедур, дополненный описанием санкций, предъявленных к нарушителям, ведется службой внутреннего контроля (COSO элемент - Контрольные процедуры).

Коммуникации.

2.1. Коммуникация с любыми средствами массовой информации осуществляется централизовано. Единственным лицом, выступающим с заявлениями/комментариями для средств массовой информации, является Директор. В западных компаниях от лица директора эту функцию выполняет PR-менеджер (COSO элемент - Коммуникации).

Закупки.

3.1. Бизнес-процесс закупки формализован, то есть, обязательные к исполнению при проведении различных видов закупок процедуры четко описаны, при этом определены роли и обязанности всех участников процесса. Бизнес-процесс координируется отделом закупки. В компании проводится обязательный квартальный аудит соответствия ведения закупочной деятельности утвержденным процедурам (COSO элемент - Среда контроля).

3.2. При осуществлении процесса закупки соблюдается принцип разделения обязанностей сотрудников различных отделов. За контакты и переговоры с поставщиками ответственен отдел закупок. Прием товара, контроль его качественности осуществляют работники отдела логистики, бухгалтерии и складов. Бухгалтерский учет задолженности перед поставщиками ведет бухгалтерия. Платежи поставщикам проводятся финансовым отделом (COSO элемент - Контрольные процедуры).

3.3. Закупочная деятельность является объектом постоянного мониторинга по следующим направлениям (COSO элемент- Мониторинг):

· обязательная ежегодная оценка уровня качества поставляемых товаров и оказываемых компании услуг;

· анализ изменения цен (сравнение текущих цен с ценами прошлого года; ценами, использованными при составлении бюджета закупок);

· мониторинг оборачиваемости товаров и их остатков (по данному показателю должна существовать специальная еженедельная отчетность отдела закупок, которая анализируется руководством и службой внутреннего контроля);

3.4. Выбор поставщика товаров, услуг осуществляется на тендерной основе. По возможности в конкурсе участвуют как минимум 3 поставщика товаров, услуг. Для оценки преимуществ поставщиков может использоваться специальная табличная форма «Лист альтернатив» (COSO элемент - Контрольные процедуры).

3.5. Сотрудникам отдела закупки доводится до сведения информация о том, что служба внутреннего контроля может проводить мероприятия, направленные на недопущение «откатных» явлений, а также о соответствующей дисциплинарной ответственности (COSO элемент - Среда контроля).

Выполнение несложных правил в процессе закупок нередко позволяет значительно сэкономить без ущерба для бизнеса. Классическим риском при закупках является выбор поставщика, предоставляющего не самые выгодные условия поставки. Снизить этот риск поможет разделение полномочий сотрудников и выбор поставщиков по тендеру.

Что предпринять для оценки системы контроля закупок
1. Проанализировать полномочия сотрудников.
2. Сделать выборку наиболее существенных по сумме закупок, проанализировать полноту тендерной документации, оценить итог тендера.
3. Связаться с отдельными поставщиками, проигравшими тендер, убедиться, что они действительно в нем участвовали.
4. Сделать выборку из счетов на оплату, протестировать их на предмет соответствия акту выполненных работ (или приемки полученных материальных ценностей), а также договору по стоимости, цене за единицу, номенклатуре, моменту оплаты.

Запасы.

4.1. При наличии производства расход материалов на выпуск определенного вида изделий осуществляется строго на основе установленных норм и лимитов отпуска материалов в производство.

Служба внутреннего контроля регулярно проверяет указанные нормы и случаи их пересмотра в связи с совершенствованием технологического процесса производства. При наличии расхождений устанавливаются причины, виновные лица.

4.2. Количественный уровень товарных запасов планируется на основе регулярно проводимого прогнозирования продаж (в разрезе товарных групп). Планы продаж, закупки и наличия товарных запасов взаимоувязаны (COSO элемент - Контрольные процедуры).

4.3. Использование компьютерных систем (1С) обеспечивают полноту и качество учета количественного движения товаров и прочих запасов. В целях выявления расхождений между фактическим наличием и данными бухгалтерского учета проводятся регулярные инвентаризации товаров, прочих материальных ценностей. Все факты выявленных расхождений расследуются с выявлением причин повлекших недостачу, и отражаются в бухгалтерском учете после утверждения актов инвентаризации директором (COSO элемент - Контрольные процедуры).

Капитальные затраты и основные средства.

5.1. Осуществление капитальных затрат (строительство, проведение ремонтов), приобретение основных средств проводится исходя из стратегических планов развития компании. Обоснованность проведения инвестиционных затрат контролируется директором (COSO элемент - Среда контроля).

5.2. Основные средства и капитальные затраты должным образом отражаются в бухгалтерском учете компании. Сохранность основных средств контролируется ежегодно проводимыми инвентаризациями (COSO элемент - Контрольные процедуры).

5.3. Выбытие основных средств формализовано и утверждается директором. При выбытии основных средств соблюдается принцип максимизации доходов от выбытия (COSO элемент - Контрольные процедуры).

Основные риски, связанные с капитальными вложениями, – это ошибки при выборе проекта или нарушения в ходе его реализации. Последнее предполагает, например, превышение бюджета проекта (построили дороже, чем планировали), нарушение сроков (построили позже, чем планировали) или даже некорректную реализацию проекта (построили не то, что планировали).

По количеству возможных злоупотреблений сфера капитального строительства может сравниться разве что с закупками, это просто Клондайк для мошенников. По моему мнению, финансовый контролер необходим каждому строительному проекту. Контроль начинается с анализа результатов тендера и продолжается на договорном этапе. Система авторизации договоров должна быть многоуровневой, чтобы сотрудник, непосредственно занимающийся строительством, не мог самостоятельно распоряжаться выделенным бюджетом: договор должен согласовываться руководителем проекта с финансовым контролером.

Продажи.

6.1. Компания контролирует доходность продаж по продуктам (обязательно), по клиентам (рекомендуется), по каналам дистрибуции (рекомендуется) (COSO элемент- Мониторинг).

6.2. Отдел продаж отвечает за разработку общих условий продаж (включая прайс-лист),утверждаемых директором (COSO элемент - Среда контроля).

6.3. Главный бухгалтер и сотрудники юридической службы компании отслеживают все изменения действующего законодательства в сфере продаж и уведомляют сотрудников отдела продаж о произошедших изменениях (COSO элемент - Коммуникации).

6.4. Управление дебиторской задолженностью включает в себя следующие блоки (COSO элемент - Контрольные процедуры):

· определение условий начала сотрудничества с новым клиентом (процедура начала работы отдела продаж с новым клиентом должна быть формализована);

· установление кредитного лимита дебитора (необходим специальный документ, в котором будут строго закреплены правила определения этого показателя в зависимости от уровня продаж конкретному клиенту, сезонности, финансового состояния клиента; кредитный лимит утверждается коммерческим директором);

· условия платежа должны быть обоснованными и учитывать сведения о практике работы компаний-конкурентов и платежной истории конкретного клиента;

· величина и обоснованность предоставления клиентам скидок определяется специальным документом «Положение о скидках».

6.5. При осуществлении процесса продаж соблюдается принцип разделения обязанностей. Новых клиентов утверждает директор. За контакты и переговоры с покупателями, а также за поддержание актуальной информации о них ответственен отдел продаж. Условия платежа согласуются с коммерческим директором (COSO элемент - Контрольные процедуры).

Среди классических рисков бизнес-процесса «Продажи» можно выделить следующие: использование некорректной цены, отгрузка должникам или отпуск с рассрочкой платежа некредитоспособным клиентам, неверное количество товара, некорректное списание дебиторской задолженности.