Типы затрат (виды затрат)

Управление финансами

Введение

Для большинства людей ИТ-услуги являются необходимой поддержкой повседневной деятельности, но мало кто понимает, что эти услуги стоят денег. По мере роста числа пользователей растет и бюджет ИТ. С увеличением бюджета заказчиков все больше начинают беспокоить расходы на ИТ, и становится все труднее без посторонней помощи соотнести эти расходы со своей деятельностью. При оплате счета за ИТ-услуги заказчику бывает трудно самому без посторонней помощи определить, насколько реальные затраты окупаются полученными бизнес-преимуществами.

Библиотека ITIL создавалась с целью содействовать структурированию Управления ИТ-инфраструктурой, что способствовало бы эффективному и экономичному использованию ИТ-ресурсов. При этом одной из задач было обеспечить переход от организаций, ориентированных в своей деятельности на фиксированный бюджет, к организациям коммерческого типа, которые имеют четкое представление о всех своих затратах.

Качество и затраты

Предоставление ИТ-услуг пользователям по разумной цене определяется тремя факторами:

• Качество – в плане операционной деятельности:

- мощность (пропускная способность);

- доступность;

- производительность;

- восстановление после чрезвычайных обстоятельств;

- поддержка.

• Стоимость – в плане:

- расходов;

- инвестиций.

• Требования заказчика – стоимость и качество должны соответствовать потребностям бизнес-пользователя.

Первые два фактора часто находятся в противоречии друг с другом, так как повышение качества обычно означает увеличение затрат, а уменьшение затрат означает снижение качества. Однако эти два фактора могут быть сбалансированы за счет четкой ориентации на потребности заказчика. Осведомленность о затратах, связанных с предоставлением ИТ-услуг, и использование реалистичной системы выставления счетов ставит предоставление услуг на прочную основу. Это позволяет заказчикам быть в курсе стоимости ИТ-услуг, они будут знать, что с них запрашивают разумную цену, и, как следствие, они будут разумнее использовать ИТ-ресурсы.

Типы затрат (виды затрат)

После определения структуры калькуляции затрат (например, по подразделениям, услугам или заказчикам), может быть определена система типов затрат для разнесения затрат по счетам. Число типов будет зависеть от размера организации. Типы затрат должны иметь четкое и понятное описание и структуру, чтобы не возникало трудностей при их распределении.

Типы затрат могут также подразделяться на элементы затрат. Методы распределения затрат по ним могут быть определены на более позднем этапе. Существует шесть основных видов затрат, относящихся или к прямым, или к косвенным затратам.

Рис .1. Типы затрат и их составляющие (источник: OGC)

При внедрении ИТ-организацией процесса Управления Финансами она получит возможность:

• определять затраты на ИТ-услуги;

• определять и классифицировать структуру затрат;

• правильно распределять затраты по ИТ-услугам, предоставляемым внутренним и внешним заказчикам;

• использовать различные методы выставления счетов за пользование ИТ-услугами, где это целесообразно;

• управлять ИТ-отделом как бизнес-подразделением, где это требуется;

• возмещать все расходы, включая капитальные затраты (инвестиции, амортизационные отчисления и банковские проценты) за счет заказчика;

• регулярно проверять счета на предмет их реалистичности и приемлемости для заказчика;

• формировать поведение заказчиков и пользователей путем уведомления их о затратах и привязывания затрат непосредственно к услугам.

Так как преимущества различны по своей природе, то делается разграничение между работами по составлению бюджета, введению бухгалтерского учет (который участвует в расчете затрат) и выставлением счетов.

Эффективная система контроля затрат должна отвечать следующим требованиям:

• поддерживать разработку инвестиционной стратегии, способствующей гибкости предприятия за счет использования современных технологических средств;

• помогать в определении приоритетов в использовании ресурсов;

• обеспечивать покрытие затрат на все используемые организацией ИТ-ресурсы, включая обновление информации;

• помогать руководству в принятии ежедневных оперативных решений, что позволит уменьшить финансовый риск при принятии долгосрочных решений;

• быть гибкой и способной быстро реагировать на изменения в бизнесе.

Рис.2. Финансовый цикл (источник: OGC)