Личные качества и умение управлять самими собой

Дисциплины «Основы менеджмента» и «История управленческой мысли»

1.1 Сущность и содержание понятия менеджмент.

Сам термин «менеджмент» происходит от древнеанглийского слова “manage” (латинское “manus”) — «рука». Буквально слово manage означало «объезжать лошадей». Будучи связанным с процессом езды, с «управлением» лошадью, смысл слова сохранился в понятии «управление». Оно и определило название целой науки об управлении.

На сегодняшний день в научно-методической литературе по вопросам управления отсутствует единое определение понятия «менеджмент».

Основная проблема здесь заключается в том, что менеджмент можно рассматривать с различных точек зрения: как явление, как процесс, как систему, как отрасль научных знаний, как искусство, как категорию людей, занятых управленческим трудом, или орган управления (см. рис. 1.1).

Как явление менеджмент представляет собой целенаправленное, планомерное воздействие на объект управления со стороны субъекта управления.

Как процесс менеджмент включает в себя ряд последовательных функций. К указанным функциям можно отнести планирование, организацию, регулирование, мотивацию, контроль и учет.

Менеджмент как система представляет собой совокупность взаимозависимых элементов, таких как люди, информация, структура и т.п.

С научной точки зрения менеджмент представляет собой науку, изучающую проблемы управления. Основными задачами менеджмента как науки являются: объяснение природы управленческого труда, установление причинно-следственных связей в управленческих процессах, выявление условий, при которых совместный труд людей оказывается наиболее эффективным. Важность и значимость систематизированных научных знаний об управлении определяется тем, что они позволяют своевременно и качественно управлять текущей деятельностью организации, прогнозировать возможные варианты развития событий и в соответствии с этим разрабатывать стратегию и тактику функционирования, грамотно осуществлять постановку целей и задач.

Нередко менеджмент рассматривают как искусство, которое опирается на лежащие в его основе концепции, законы, принципы и методы. Такой подход основан на том, что любая организация, как объект управленческой деятельности, представляет собой совокупность сложных социально-технических систем, на функционирование которых оказывают влияние многочисленные внешние и внутренние факторы.

Менеджмент — это управление организацией, функционирующей в условиях рыночной экономики.

Термин «менеджмент» по сути, является аналогом термина «управление». Но термин «управление» намного шире, т. к. применяется к различным видам человеческой деятельности (управление автомобилем), различным сферам деятельности (управление в неживой природе, биологических системах, в государстве), к органам управления (подразделениям в государственных и общественных организациях, а также на предприятиях и в объединениях).

Термин «менеджмент» применяется лишь к управлению социально-экономическими процессами на уровне отдельной организации, функционирующей в рыночных условиях, хотя в последнее время его стали применять в США и в отношении некоммерческих организаций.

1.2 Основные требования к профессиональным личным качествам руководителя.

Менеджер — это наемный работник, занимающийся определенную руководящую должность в данной организации.

Требования к их профессиональной компетенции можно условно разделить на три группы.

Знания и умения выполнять профессиональную работу в управлении.

- умение обосновывать и принимать решения в ситуациях, для которых характерны высокая динамичность и неопределенность;

- информированность по вопросам развития отрасли, в которой работает предприятие: состояние исследований, техники, технологии, конкуренции, динамики спроса на продукцию;

- способность управлять ресурсами, прогнозировать и планировать работу предприятия, владение способами повышения эффективности управления;

- умение использовать современную информационную технологию, средства коммуникации и связи.

- быть руководителем, а не погонщиком. Это означает, что, решая оперативные вопросы, на 1 место ставить перспективные вопросы развития. «Погонщик» решает в основном оперативные вопросы и видит в этом главное.

Способность менеджеров работать с людьми.

- обязательность в двух аспектах: 1) по отношению к подчиненным; 2) по отношению к коллегам по руководящей деятельности;

- правильный подход к обучению подчиненных (задание на грани возможностей подчиненных);

- строгость и требовательность;

- высокое чувство долга и преданность делу;

- честность в отношениях с людьми и доверие к партнерам;

- умение четко выражать свои мысли и убеждать;

- обязательность поощрения и наказания.

- строгость и требовательность.

- уважительное отношение к людям вне зависимости от их положения в организационной иерархии.

Личные качества и умение управлять самими собой.

- поисковая активность, т.е. нацеленность на решение возникающих проблем.

- целеустремленность и решительность, умение показать эти качества подчиненным. И обязательное соблюдение принципа – отдавать приказы только от своего имени.

- умение беречь время (свое и подчиненных).

- способность к риску;

- чувство нового (предпринимательские способности);

- высокая работоспособность;

- чувствительность (восприятие настроений персонала и профессиональная интуиция).

- умение владеть собой;

- поисковая активность, т.е. нацеленность на решение возникающих проблем.

- целеустремленность и решительность, умение показать эти качества подчиненным

- организаторские способности.

- энергичность и воля.

1.3 Основные функции управления. Их характеристика.

Обязательное исполнения всех нижеследующих общих функций управления:

1. прогнозирование

2. планирование

3. организация

4. контроль

5. оперативное регулирование

6. мотивация

На предприятии также существуют специфические функции управления. К ним относятся те функции, для использования которых на предприятии созданы функциональные службы. Для качественного исполнения любой специальной функции использование всех общих функций обязательно. Если функции не исполняются (либо исполняются не в указанной последовательности), то эффективным процесс управления назвать нельзя.

Задача прогнозирования включает правильную постановку проблемы, определение вариантов решения проблем, подготовку информации для вышестоящих лиц, принимающих решения. Прогноз не предполагает принятие решения, он отвечает на вопросы, что будет и при каких условиях.

Задача планирования предполагает принятие конкретного варианта решения и разработку плана реализации.

Задача организации заключается в разработке организационной структуры управления для данного варианта, наполнение ее кадрами с соответствующими функциями и ответственностью.

Задача контроля заключается в проверке результатов на данном этапе (не в конце, а в течение процесса в заранее установленные сроки).

Задача оперативного регулирования заключается в сведении к минимизации различий между плановым и фактическим состоянием объекта. Она не осуществляется, если на стадии контроля не выявлено отклонений.

Задача мотивации заключается в стимулировании действий работников к деятельности по достижению целей предприятия.

1.4 Управление как информационный процесс. Предмет труда, средства труда и результат труда руководителя.

Управление — это циклический процесс, такой же, как и любая работа. Когда говорят, что организация функционирует, имеют в виду, что выполняются какие-то определенные действия, необходимые и достаточные для поддержания ее жизнедеятельности. Рассматривая управление как процесс, надо отметить, что это не что иное как обмен информацией между управляемой и управляющей системами, т.е. представляется как чисто информационный процесс.

Схема дает представление о цикле управления и дает понятие управления как процесса. Циклом управления называют кругооборот информации между объектом управления и управляющей системой или между управляющей системой и внешней средой.

Управленческий цикл совершается либо только по внутреннему контуру, либо по внутреннему и внешнему контурам. В первом случае, он вызван информацией, пришедшей из объекта управления, и при этом процесс управления идет только по внутреннему контуру, во втором — он порождается информацией из внешней среды, а управленческий процесс идет (должен идти) не только по внутреннему, но и по внешнему контурам. Причем эти контуры должны быть замкнутыми. Это является необходимым условием эффективного функционирования управленческого процесса. А при разомкнутом внутреннем контуре управление практически отсутствует полностью, поскольку нет информационного обмена.

В реальности внутренний контур всегда замыкается, поскольку руководитель несет непосредственную ответственность за результаты деятельности подчиненного объекта. Однако внешний контур нередко остается разомкнутым (руководитель не всегда передает информацию во внешнюю вреду, хотя и замыкает внутренний контур в связи с полученной из внешней среды информацией), поскольку не отвечает за состояние дел во внешней среде и поэтому считает информационный обмен не обязательным. Этим самым внешняя среда ставится в состояние неопределенности.

- Предметом труда руководителя является информация;

- Средством труда — организационная и вычислительная техника и мыслительные способности руководителя;

- Результатом труда — управленческое решение.

1.5 Стили управления. Их преимущества, недостатки и области применения.

Определяющим моментом организационного процесса является выбор стиля руководства. Стиль руководства — это привычная манера поведения руководителя по отношению к подчиненным, направленная на воздействие и побуждение подчиненных к достижению поставленной цели.

В теории и практике управления выделяют, как правило, три стиля управления:

1. Автократический (авторитарный).

2. Демократический.

3. Либеральный.

Дадим характеристику каждого стиля, условия его применения, преимущества и недостатки.

Автократический стиль — это жесткий стиль управления армейского типа. Действительно, его можно охарактеризовать почти цитатой из устава армии: приказ начальника — закон для подчиненных, приказ не обсуждается, и он должен быть выполнен беспрекословно, точно в срок. Руководитель-автократ принимает единоличные решения без советов с подчиненными и спускает их по нисходящей вертикали.

Преимущества стиля:

- Малые затраты времени на выработку и принятие решений, поскольку никакого обсуждения на этапе их подготовки не происходит.

- Достаточно высокая точность и быстрота исполнения решений, вследствие жесткого контроля (прессинга) со стороны руководителя и его контрольного аппарата.

- Возможность быстрого воздействия (реагирования) на поведение объекта управления, что является важным моментом при быстроизменяющейся, главным образом, внешней обстановке.

Недостатки стиля:

- Большая вероятность принятия ошибочных решений из-за неучета мнений подчиненных и других издержек информационного и временного порядка. К последним относятся, например, слабость информационной базы в количественном и качественном аспектах и недостаток времени на обработку информации. Нельзя не учитывать влияния на ошибочность решений и субъективизма самого руководителя.

- Большие затраты на контрольный аппарат, следящий за исполнением решения.

- Большая вероятность возникновения явления фрустрации, под которой понимается сознательный уход подчиненных от принятия решений даже по тем вопросам, по которым руководитель-автократ предоставляет им право действовать самостоятельно.

Область применения автократического стиля:

- Кризисные или критические ситуации: аварии, стихийные бедствия, внезапно быстрое изменение ситуации во внешнем окружении предприятия. Во всех этих случаях промедление с принятием решения может принести несравненно больший ущерб, чем возможность принятия не лучшего решения.

- В слабоорганизованных объектах управления, находящихся в таком состоянии достаточно длительный период. Автократизм здесь достаточно эффективен до момента приобретения объектом управления организационной стройности. Дальнейшее же использование автократического стиля может привести к напряженности во взаимоотношениях руководителя и подчиненных, проявляемой в том числе и через вышеуказанное явление фрустрации.

Демократический стиль характерен предоставлением подчиненным больших прав в области разработки и принятии решений. Причем по целому ряду решений, не определяющих стратегический курс предприятия, подчиненным предоставляется полное право действовать самостоятельно. Руководитель здесь исходит из принципа наиболее глубокого разделения труда в управлении, как по функциональному, так и квалификационному признакам. Но при этом важно подчеркнуть, что, если руководитель считает позицию подчиненных ошибочной и уверен, что его оценка верна, то он должен принять единоличное решение по автократическому образцу. Это исходит из принципа единоличной ответственности руководителя за результаты деятельности объекта управления.

Преимущества стиля:

- Меньшая вероятность принятия ошибочных решений, так как они вырабатываются коллегиально.

- Большая удовлетворенность подчиненных своим трудом, а следовательно, и их большая эффективность деятельности.

- Меньшие затраты на контроль исполнения принятых решений, поскольку подчиненные, принимая участие в разработке решений, как бы заранее принимают на себя обязанность выполнять их, если последние дойдут до стадии реализации.

Область применения демократического стиля:

- Достаточно развитые в квалификационно-интеллектуальном аспекте коллективы с высоким уровнем организации.

- Стабильный процесс производства, подвергаемый лишь локальным изменениям, не изменяющих его основного содержания.

- Относительно слабое влияние на объект управления изменений, происходящих во внешнем окружении (среде).

Недостаток демократического стиля — большие затраты времени на выработку и принятие решения.

Либеральный стиль управления отличается предоставлением подчиненным очень широких прав в выработке, принятии и исполнении решений, причем иногда не только оперативно-технического, но и перспективно-стратегического характера.

Преимущества стиля:

- Возможность полного раскрытия подчиненными своих потенциальных способностей во всех областях, непосредственно связанных с деятельностью объекта управления.

- Очень высокая степень удовлетворенности подчиненных своим трудом.

- Очень малые затраты на контроль деятельности подчиненных.

Недостатки либерального стиля:

- Очень высокая вероятность возникновения в объекте управления дезинтеграционных тенденций, если отсутствует или слабо проработана общая объединяющая идея.

- Большая вероятность снижения производственных показателей и распада коллектива, если исчезают или отсутствуют факторы, способствующие применению либерального стиля.

Область применения либерального стиля:

- Высокоразвитые в квалификационно-интеллектуальном и организационно-культурном отношениях коллективы с высокой степенью разделения труда практически одинаковой сложности в квалификационном аспекте. Обычно это научно-исследовательские или опытно-конструкторские организации, где ученые или разработчики узко специализируются в исполнении какой-либо части общего проекта или общей научной темы. В этих случаях роль руководителя сводится к координации деятельности групп ученых и специалистов в рамках достижения общей цели и в недопущении возникновения "узких" мест (отставания) отдельных групп от общего темпа работ.

- Отдельные локальные ситуации в любых коллективах, когда либеральный подход к решению проблем является наиболее эффективным. Например, достаточно мягкое наказание подчиненного, случайно допустившего то или иное упущение в работе.

В современных взглядах на управление приоритет принадлежит ситуационному фактору. Это значит, что руководитель должен в своей практической деятельности применять тот стиль управления, который даст наибольший эффект (быстрее приведет к цели) в конкретно сложившихся условиях. Выбранный стиль руководства является определенной тактикой, от которой во многом зависит результат профессиональной деятельности менеджера. Отсюда ясно, что руководитель любого иерархического уровня должен уметь пользоваться всеми стилями управления. Он должен знать их сильные и слабые стороны, условия и границы правильного применения каждого стиля.

1.6 Понятие власти и её формы.

Руководитель, управляя коллективом, оказывает на него влияние, используя полномочия. Для того чтобы влияние было целенаправленным, эффективным, руководитель и должен применять власть.

Дадим определение этого понятия.

ВЛАСТЬ — это возможность влиять на поведение других людей. Она необходима руководителю для того, чтобы заставить их достигать поставленных перед организацией целей. Это законная власть. ВЛИЯНИЕ— это любое поведение одного лица (влияющего), который вносит изменение в поведение другого лица (влияемого).

Влияние можно оказывать не только путем прямого воздействия лидера, но и через идеи. Пример тому К. Маркс, который никогда не обладал реальной властью, тем не менее, определил своей теорией развитие событий в 20 веке.

Чтобы выяснить причины, условия и последствия власти следует четко обозначить его главные положения, в деятельности руководителя-менеджера в выполнении поставленных перед ним задач.

Власть следует отличать от полномочий. Власть показывает, что именно может делать лицо, занимающее ту или иную должность. Полномочия определяют, что именно оно имеет право делать. На практике полномочия заключаются в ограниченном праве тех, кто ими обладает, и использовать ресурсы организации, направляя усилия ее сотрудников на выполнение определенного рода задач. Полномочия определяют ответственность лица за результаты деятельности. Итак, неизбежен вывод: лидеру в организации не обойтись без полномочий и власти.

В условиях предприятия власть только отчасти определяется иерархией руководителя. Количество власти определяется не уровнем формальных полномочий, а его степенью зависимости от других лиц. И чем эта зависимость больше, тем больше власть этих других лиц над руководителем, и меньше власть над ними.

В процессе управления законная власть может быть реализована по-разному, и она может опираться на различные факторы деятельности человека. В зависимости от сочетания этих факторов законная власть может принимать следующие формы: