Системный подход в управлении проектами
Общие рецепты управления проектами на первый взгляд просты и понятны, так как в их основе – структурированные здравый смысл и опыт. Проект надо начать с постановки и согласования цели, спланировать путь её достижения, выполнить предусмотренные работы и успешно закончить проект, достигнув цели, как было запланировано. Сложности возникают практически всегда – в реальной жизни редко удаётся сделать так, как было запланировано, или реалистично запланировать уникальную деятельность. На рис. Представлены внешние проявления наиболее часто встречающихся, но далеко не всех «заболеваний» проекта:
· недостаточное качество и эффективность исполнения работ;
· отсутствие культуры командной работы, наличие противоречий и несогласованностей в действиях подразделений;
· неэффективное использование ресурсов, наличие конфликтов ресурсов в проектах;
· отсутствие системы оперативной отчетности;
· непрофессиональное отношение к клиенту – отсутствие мониторинга, управления связями с клиентом.
Все эти проблемы возникают в результате отсутствия системного подхода к управлению проектами.
Применение системного подхода позволяет рассматривать проект как сложную систему, которой нужно управлять. Для описания системы управления проектом нужно определить:
- объекты управления;
- субъекты управления;
- перечень управляющих воздействий, обеспечивающих продвижение проекта;
- перечень возмущающих воздействий, негативно влияющих на ход выполнения проекта.
Приведем классическую схему системы управления с обратной связью. Здесь в качестве объекта управления может выступать экономический объект, бизнес-процесс, технические системы, коллективы людей. Любое определение проекта, данное ранее, дает возможность рассматривать его в качестве сложного объекта управления.
В зависимости от масштаба в качестве объекта управления рассматриваются:
· портфель проектов – совокупность проектов, находящихся в компетенции одного центра ответственности (при этом проекты могут быть не связаны между собой);
· программа – группа взаимосвязанных проектов и различных мероприятий, объединенных общей целью и условиями их выполнения. Управление проектами, объединенными в рамках одной программы, обычно требует координации. Программы обычно включают в себя элемент непрерывной деятельности;
· проект – комплекс взаимосвязанных мероприятий, предназначенный для достижения поставленных целей с учетом предварительно заданных ограничений;
· стадии жизненного цикла проекта – набор логически взаимосвязанных работ проекта, в процессе завершения которых достигается один из основных результатов проекта. Жизненные циклы проектов в различных областях деятельности могут существенно различаться.
В соответствии с системным подходом структура проекта как объекта управления может быть рассмотрена с разных точек зрения (табл. 1).
Структура проекта
| Элементы проекта | Обеспечение проекта | Виды деятельности |
| - проектная документация; - производимый продукт или услуги; - производственные помещения; - технологическое оборудование; - технология производства работ; - финансы | - финансы; - персонал; - сырьевые ресурсы; - территории, помещения; - документация (контракты, соглашения, договоры) | - маркетинг; - закупки; - поставки; - строительство; - проектирование; - производство продукции или услуг; - монтаж оборудования; - сдача объекта в эксплуатацию; - эксплуатация; - реализация продукции |
Субъекты управления
В качестве субъектов управления в СУП рассматриваются активные участники проекта, взаимодействующие при выработке и принятии управленческих решений. К ним относятся:
· управленческий аппарат заказчика проекта, включая все необходимые подразделения и организации, представляющие различные роли заказчика (инвестор, заказчик и др.);
· управленческий аппарат исполнителя проекта, включая все необходимые подразделения и организации, представляющие различные роли исполнителя (генеральный подрядчик, системный интегратор, подрядчик, субподрядчик, поставщик и др.);
· команды проектов (группы управления, рабочие группы) – специализированные рабочие структуры, создаваемые на время выполнения проектов и включающие управленческий и технический персонал, выделяемый заказчиком и исполнителями для выполнения проектов.
Можно выделить четыре основные проектные роли:
1) специалист (исполнитель);
2) руководитель проекта (менеджер проекта);
3) руководитель функционального подразделения (владелец ресурсов);
4) спонсор проекта (топ-менеджер компании).
Системный подход предполагает:
- постоянный контроль за ходом выполнения проекта;
- выявление отклонений фактического хода выполнения работ от запланированного;
- принятие корректирующих действий (вплоть до согласованного с заинтересованными лицами изменения основных параметров проекта – сроков, бюджета, характеристик результатов и целей).