Роль информационных технологий в управлении

Оглавление

Введение………………………………………………………………………………………...3

1.Понятие цели управления………………………………………………………………….4

2.Роль информационных технологий в управлении………………………………….…5

3. Программный продукт «Project Expert»………………………………………………..10

4. Программный продукт БИГ- мастер…………………………………………………....13

2.3 Опыт использования компьютерных программных продуктов в органах государственного и муниципального управления…………………………………..….17

Заключение…………………………………………………………………………………....19

Список литературы………………………………………………………………………..... 21

Введение

За последние несколько лет в экономике России произошли кардинальные изменения. Предприятия, ранее бывшие государственными, стали работать в совершенно новой для себя рыночной среде. Образовались частные компании, крупные холдинги и корпорации. Но методы управления, которые применяются на многих предприятиях до сих пор уходят своими корнями во времена централизованной экономики. Чтобы можно было достичь мирового уровня конкурентоспособности российским предприятиям необходимо использовать методы управления подходящие современной экономической среде.

Современное управление бизнесом требует тщательного сбора и анализа информации обо всех фактах хозяйственной деятельности предприятия, организации или фирмы. Наличие полной, достоверной, своевременной и объективной информации является залогом принятия обоснованных решений по управлению производственно-хозяйственной и финансовой деятельностью предприятия. При больших объемах управленческой информации, существующей в любом хозяйствующем субъекте, оперативно решать вопросы управления предприятием, организацией или фирмой можно лишь используя преимущества автоматизированных информационных технологий, базирующихся на применении компьютеров и средств коммуникации. Поэтому везде на предприятиях, в организациях, фирмах создаются автоматизированные информационные системы (АИС).

Постоянно растущая конкуренция заставляет руководителей организаций искать такие методы управления, которые смогли бы обеспечить и расширить присутствие на рынке, повысить рентабельность деятельности, внедрить новые методы управления производством и маркетингом. Важную роль здесь играют информационные технологии. Они обеспечивают поддержку всех нововведений.

Понятие цели управления

В зависимости от реализуемости возможны следующие цели управления: Идеальная цель управления – это желаемый, не всегда достижимый за определенный период времени результат; Потенциальная цель управления – это желаемый результат деятельности (состояние объекта), достижимый в принципе и в перспективе, но в силу неопределенности планируемый с некоторой степенью вероятности; Реальная цель управления – это результат, которого можно фактически достичь за приемлемый временной интервал. В системе управления организацией цели выполняют ряд важных функций, к которым относятся: Отражают философию организации, концепцию ее деятельности и развития. Цели определяют характер и особенности структуры организации и управления ею; Уменьшают неопределенность текущей деятельности как организации, так ее участников (персонала). Цели являются ориентирами для организаций и ее участников в окружающем мире; помогают приспособиться к нему, сконцентрироваться на достижении желаемых результатов; Составляют основу критериев оценки деятельности организации, их подразделений, служб и отдельных людей; Сопоставление существующего состояния с желаемым (функция инициативы); Служат оправданием перед общественностью о необходимости и законности существования той или иной организации (особенно если деятельность вызывает неблагоприятные действия, например загрязнение окружающей среды). Успешная реализация перечисленных и иных функций возможна при условии, когда цели организации отвечают определенной совокупности требований: Цели должны быть конкретными и измеряемыми, представляемыми, по возможности, не только качественными, но и количественными показателями; Цели должны быть реальными для данных условий, в соответствии с ресурсным обеспечением организации; Цели должны быть гибкими, способными к трансформации, в соответствии с динамически меняющимися условиями функционирования организации; Цели должны быть признаваемы персоналом, поскольку они достигаются в процессе совместной деятельности участников организации; Цели должны быть обоснованными и комплексными, отражающими требования объективных законов развития организационных систем; Цели должны быть проверяемыми, что в свою очередь необходимо для оценки степени их достижения и соответствующего стимулирования персонала; Цели должны быть совместимы во времени и пространстве, взаимно поддерживать друг друга, не ориентировать участников организации на действия, противоречащие друг другу. Цели управления социально-экономическими системами входят в систему менеджмента, поскольку он отражает управление организациями в рыночных условиях. Главная цель менеджмента – обеспечение эффективной деятельности организации. Эта генеральная цель распадается на иерархию конкретных целей. Наличие цели обеспечивает организации – стабильность, равновесие и единство ее участников. Следует различать цели менеджмента и цели организации. Если цель организации можно обобщено охарактеризовать как «Что хочется и что необходимо сделать?», то цель менеджмента – «Как сделать то, что хочется или необходимо?». Менеджмент реализуется в рамках определенных ограничений. Цели и ограничения по смыслу очень близки друг другу. В самом общем виде цель – генеральное направление действий, описывающее будущее состояние. В свою очередь, ограничения – это конкурирующее с главной целью из разряда второстепенных, которая противоречит ей и достижение которой нежелательно. Цели подразделяются на:

Специфические цели (локальные) – разрабатываются в каждом подразделении и определяют основные направления его деятельности в разрезе реализации им общих целей. Обычно они охватывают уже средне- и краткосрочный периоды и обязательно выражаются в количественных показателях, составляют основу планов. Специфические цели бывают операционными и оперативными. Первые ставятся перед отдельными работниками (исполнителями), вторые – перед подразделениями.

Стратегические цели ориентированы на решение перспективных масштабных проблем, качественно меняющих облик организации, например достижение первенства в своей сфере деятельности, выход на международные рынки, коренное обновление материально-производственной базы и т.п.

Тактические цели – отражают отдельные этапы достижения стратегических целей, например проведение капитального ремонта производственного оборудования и т.д.

Текущие цели (краткосрочные) – вытекают из стратегических и выступают в качестве средства их осуществления, выражаются количественных показателях деятельности на определенный период, как правило, один год. Отсутствие четких стратегических целей и установок, а также ориентация на текущие эффекты и краткосрочный коммерческий успех ведет к тому, что организация упускает занять прочное место на рынке.

Оперативные цели определяются из текущих и направлены на их осуществление, определяются на период, как правило, в один месяц, декаду, сутки. Как правило, цель ставится не одна, а в группе с многими другими целями (система целей). В соответствии с этим возникает проблема их взаимодействия на одном уровне (горизонтальные связи) и по иерархии (вертикальные)

Роль информационных технологий в управлении

Формулирование стратегических задач для достижения цели предполагает выбор стратегических решений по внедрению новых технологий и совершенствованию организации производства и управления, эффективности использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

Разработка мероприятий по реализации стратегических задач связана с их определением и распределением по временным периодам и ответственным исполнителям, что находит отражение в бизнес-плане. Бизнес-план представляет собой комплексный документ, состоящий из частей, структура и содержание которых строго не определены. Основными частями являются следующие:

- цели и задачи стратегической деятельности предприятия;

- обобщенное резюме, основные параметры и показатели стратегии;

- характеристика продукции;

- анализ и оценка конъюнктуры рынка сбыта;

- производственная программа;

- ресурсное обеспечение;

- финансовый план;

- эффективность стратегических решений;

- организационный план реализации стратегических целевых установок [5, с. 225–226].

Следуя из понятия организационно-экономической сущности стратегического менеджмента, основным направлением его деятельности является прогнозирование финансового состояния предприятия в определенный период времени. В связи с этим она призвана предвидеть наиболее оптимальные пути развития предприятия с учетом влияния на организацию внешних и внутренних факторов. Неопределенность, неожиданность возникновения и воздействия этих факторов, определяет сложность учета влияния этих факторов на деятельность предприятия. К факторам, характеризующим неопределенность ситуации относят: снижение спроса, появление наиболее конкурентоспособной продукции, политические решения, социальные ситуации, инфляцию, экологические изменения и др.

Факторы, характеризующие неопределенность ситуации выдвигают на первое место необходимость поддержания устойчивости работы предприятия. В свою очередь, это связано с точностью, достоверностью, полнотой, оперативностью и актуальностью информации, необходимой для принятия решений. Поэтому возрастает роль информационного обслуживания управления, которое в настоящее время возможно только в условиях применения информационных технологий.

Использование автоматизированных информационных технологий в управлении опирается на системно-информационный подход.

Концепция системно-информационного подхода позволяет представить стратегию управления системно в виде трех этапов преобразования информации в сложных системах и блоков функциональных задач.

Первый этап преобразования информации включает в себя процедуры сбора и обработки информации, поступающей из внешней и внутренней среды предприятия, для формулирования направлений развития предприятия.

На втором этапе осуществляются процедуры обработки информации в основе сформулированной идеи.

Третий этап является долговременной процедурой по претворению в жизнь стратегических задач и достижению целей, исходя из конкретных условий функционирования предприятия во внешней среде.

Функциональные задачи в стратегии управления структурированы и могут быть объединены в следующие блоки:

- Инвестирование стратегических целевых установок;

- Стратегическая товарная политика;

- Прогнозируемая производственная программа;

- Стратегическая финансовая политика;

- Оценка стратегической деятельности предприятия.

Все блоки функциональных задач взаимосвязаны между собой и представляют единое информационное целое, что оказывает влияние на организацию их решения в условиях информационных технологий [7, с. 233].

На первом этапе реализуются блоки инвестирования стратегических целевых установок и стратегической политики. Получение входной информации опирается на использование пакетного или сетевого режимов обработки данных.

Автоматизация процедур обработки данных в блоке инвестирования стратегических целевых установок основана на использовании таких элементов информационных технологий, как текстовые редакторы, табличные процессоры и гипертекстовые системы.

Блок задач предназначен для обработки информации о рынках сбыта и конкурентах; он неразрывно связан с анализом конкретной продукции и технологией ее производства. Для решения задач данного блока используются системы электронной обработки данных, текстовых редакторов, табличных процессоров, программных пакетов СУБД, гипертекстовых систем в условиях сетевого режима обработки данных.

Описание особенностей реализации последующих блоков задач стратегии управления в условиях информационных технологий является вторым этапом преобразования информации и проводится с учетом специфики того или иного конкретного блока. Входной информацией для второго этапа является информация о налогах, производственных мощностях и различная нормативная информация. На втором этапе характерно применение не только современных текстовых и табличных редакторов, но и программных средств, реализующих экономико-математические и статистические методы планирования диверсификации экономической деятельности и производства предприятия, рационального использования оборудования, сырья, материалов и трудовых ресурсов.

Информационная технология использует свои ресурсы в полном объеме для решения задач блоков стратегической финансовой политики и оценки стратегической деятельности предприятия.

Все функциональные блоки задач имеют между собой тесную логическую и информационную связь, что позволяет применить специализированные программные средства, например специализированный программный пакет Project Expert.

Третий этап преобразования информации связан с реализацией механизма выживания предприятия в сложных рыночных условиях.

Автоматизированные информационные технологии позволяют значительно облегчить труд менеджеров, статистов и других работников предприятия, экономя время для принятия важных управленческих решений в области стратегического управления.

Анализируя данную информацию, можно сделать вывод о том, что применение информационных технологий в стратегическом управлении является очень важным процессом, без которого невозможно успешное достижение поставленных стратегических целей компании.

3. Программный продукт «Project Expert»

«Project Expert» дает возможность проанализировать несколько вариантов достижения целей развития предприятия и выбрать оптимальный. Project Expert позволяет создать выгодный бизнес-план предприятия, соответствующий международным стандартам (МСФО), подготовить предложения для стратегических инвесторов, определив для каждого из участников общий экономический эффект от реализации инвестиционного проекта и эффективность инвестиций в него.

Программный продукт состоит из двух логических частей: построения модели и анализа проекта [10, с. 321]. В первой части вводятся все исходные данные и ограничения, вторая часть на основе данных первой дает широкие возможности анализа исследуемого проекта.

Project Expert позволяет:

- Разработать бизнес-план развития предприятия;

- Оценить, как исполнение бизнес-плана повлияет на эффективность деятельности предприятия;

- Рассчитать срок окупаемости проекта;

Спрогнозировать общие показатели эффективности для группы инвестиционных проектов, финансируемых из общего бюджета;

- Определить потребность в инвестициях и кредитных средствах и привлечь;

- Определить оптимальный способ финансирования инвестиционного проекта;

- Выбрать источники и условия привлечения средств для реализации бизнес-плана;

- Оценить возможные сроки и графики возврата кредита;

- Оценить возможные варианты производства, закупок и сбыта;

- Проконтролировать выполнение бизнес-плана [14].

Пользователи Project Expert: Государственные учреждения: Минэкономразвития России, Российский фонд федерального имущества, Региональное отделение ФКЦБ в Центральном федеральном округе, МЦСПП, Администрации Ямало-Ненецкого и Ханты-Мансийского автономных округов, Краснодарского края, Томской области и др.

Банки: Автобанк, Сбербанк РФ, Московский индустриальный банк, Банк Менатеп СПб, Международный банк развития, Россельхозбанк.

Предприятия: Лукойл-Пермь, ГАММА, РАО ЕЭС России, ПФГ Росвагонмаш, НК ЮКОС, ТЭК Итера, ТД Русавтопром, Группа «Сибирский алюминий», «Протек», «АвтоВАЗ», «ТЕТРА ПАК», «Хьюлетт-Паккард», «Алмазы России-Саха», «ТИГИ-КНАУФ», «Объединенная металлургическая компания», Клинский пивокомбинат и др.

Образовательные учреждения: МГУ, ГУ ВШЭ, МГТУ им. Н.Э. Баумана, Российская экономическая академия им. Г.В. Плеханова, Финансовая академия при Правительстве РФ и др.

«Project Integrator»

Одна из последних разработок специалистов компании «Про-Инвест Консалтинг» это программный продукт позволяющий объединять проекты «Project Integrator».

С помощью данной программы предприятия смогут объединять множество проектов стратегического управления, которые каким-либо образом взаимосвязаны, в группы. Критерии, по которым проекты объединяют в группу, задаются пользователем. Единственным обязательным техническим критерием для объединения проектов в группу – это одинаковая основная валюта и валюта для расчета на внешнем рынке.

Явным преимуществом данного программного продукта является возможность создания множества вариантов одного проекта [10, с. 334]. Добавление вариантов в список должно удовлетворять более жестким требованиям. Все варианты проекта должны иметь:

- одинаковое имя проекта;

- одинаковые валюты;

- одну и ту же дату начала;

- одинаковую длительность.

Project Expert Professional

Программный продукт является инструментом, позволяющим построить детальную финансовую модель действующего в условиях рынка предприятия с целью:

- разработка детального финансового плана развития предприятия;

- разработка бизнес-плана и инвестиционных проектов предприятия;

- контроль процесса реализации проектов;

- расчет бюджета предприятия;

- определение потребности в финансировании.

Project Expert Professional позволяет осуществлять оценку эффективности проектов длительностью от одного месяца до 50 лет с возможностью помесячного прогноза инфляции. Программный продукт позволяет использовать до 10000 товаров и услуг и неограниченный перечень видов ресурсов. Расчет осуществляется раздельно для внутреннего и внешнего рынков. В рамках программного продукта разрабатываются детальные инвестиционный, производственный и финансовый планы проекта. Project Expert Professional обеспечивает формирование стандартных отчетов, расчет срока окупаемости, индекса доходности, чистого дисконтированного дохода, внутренней нормы доходности и 30 финансовых коэффициентов. Анализ чувствительности проекта осуществляется по 13 параметрам. В программе предусмотрена возможность обмена данными с внешними файлами и базами данных.

Программные продукты Project Expert являются закрытыми системами, что облегчает работу с ними для начинающего пользователя, но несколько ограничивает возможности проектного анализа [2].

Линейка специализированных программных продуктов «Project» широко представлена на рынке. Все продукты данной серии имеют множество преимуществ, которые повышают их конкурентоспособность и делают самыми популярными в своей области применения. Программные продукты «Project Expert», применяемые в стратегическом управлении выполняют как основные функции, так и дополнительный набор функций, являющихся конкурентными преимуществами.