По охвату хозяйственных фактов

Тема 9. Первичные документы.

Понятие и классификация бухгалтерских документов

Организация первичного учета

Способы исправления ошибок в первичных учетных документах

Документооборот

Понятие и классификация бухгалтерских документов

Бухгалтерский учет осуществляется непрерывно с момента организации предприятия до его ликвидации. Все факты хозяйственной жизни находят сплошное и непрерывное отражение на счетах бухгалтерского учета на основе первичных документов, подтверждающих их законность и достоверность. Документы являются первоисточником бухгалтерской информации.

В совокупности все документы составляют документацию. Процесс записи информации по предусмотренным стандартным формам называется документированием.

Документация служит основанием для ведения не только всех видов хозяйственного учета, но и информационной базой других функций системы управления: расчета плановых (нормативных) показателей производства, продаж, себестоимости, прибыли; нормирования производственного потребления материальных и др. ресурсов. На основании документов создаются системы оперативного экономического и финансового анализа, текущего контроля, ревизии и аудита финансово-хозяйственной деятельности хозяйствующего субъекта.

Документы, используемые в хозяйственной практике для бухгалтерского учета, составляются, как правило, на типовых (общегосударственных) бланках, в каждом из которых данные приводятся по заранее установленным схемам показателей. В редких случаях, когда в практике предприятия появляются принципиально новые хозяйственные факты, а типовая документация на них отсутствует, руководитель хозяйствующего субъекта вправе ввести внутрихозяйственных бланк документа.

Все документы бухгалтерского учета можно разделить на группы со следующим признакам:

По содержанию

Первичные документы первоначально свидетельствуют об имеющем место хозяйственном факте. Они являются началом учетной регистрации хозяйственных фактов экономической жизни хозяйствующего субъекта. Каждый первичный документ предназначен для оформления отдельного хозяйственного факта: сумма выданных из кассы предприятия денежных средств оформляется РКО; приемка складом материалов – приходным ордером и т.д.

В РФ первичные документы систематизируются в общегосударственном масштабе в специальном сборнике «Альбом унифицированных форм первичной учетной документации». В альбоме приводится перечень первичных документов, буквенный и цифровой номер (код), наименование документа, его формат, а также указания по применению и заполнению каждого из них.

Сводные документы - документы, представляющие собой сводку однородных данных нескольких первичных документов. Сводкой в бухгалтерском учете называется обобщение (свод), объединение определенных данных, показателей, сведений в один документ. Например: отчет кассира, составляемый на основе первичных кассовых документов (ПКО и РКО). Сводные документы обеспечивают существенное сокращение количества учетных записей, тем самым значительно снижая трудоемкость учетной работы.

По назначению

Оправдательные

Их составляют и подписывают лица, ответственные за осуществленный фактов хозяйственной жизни и их оформление. Они подтверждают совершение хозяйственного факта, а для материально ответственных лиц считаются оправданием в расходовании или получении ценностей. К ним относятся: товарно-транспортные накладные, кассовые ордера и т.п. На основе данных документов делают записи на счетах бухгалтерского учета.

Распорядительные

Отражают вопросы общего руководства предприятием и его хозяйственной деятельностью. Они представляют собой приказ на выполнение определенного хозяйственного действия, например, доверенность на получение МЦ, платежное поручение. В них отсутствует подтверждение совершения факта хозяйственной жизни, и они не служат основанием для учетных записей.

Распорядительные документы составляют работники всех структурных подразделений предприятия. Документы по организации учета и отчетности заполняют непосредственно работники бух службы (банковские чеки). Документы по финансово-расчетным операциям составляют работники финансового отдела и бухгалтерии. Документы по снабжению и сбыту – работники коммерческих служб, а также работники учета (требование на отпуск материалов).

Бухгалтерского оформления

Составляются на основе распорядительных и оправдательных документов для обобщения и систематизации учетных записей и определения корреспонденции счетов. Они прилагаются к распорядительным или оправдательным документам и самостоятельного значения не имеют. Отдельно используются эти документы в том случае, когда бухгалтер составляет справки и расчеты на основе действующих инструкций о начислении амортизации, отчислений на социальное страхование, расчеты распределения накладных расходов и пр.

Комбинированные

Представляют собой сочетание разных видов документов, например, распорядительных и оправдательных (расчетно-платежная ведомость на выплату заработной платы), оправдательных и бухгалтерского оформления (авансовый отчет), распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер – в нем сочетаются распоряжение на выдачу (подпись распорядителя), оправдание расхода денег кассиром (подпись лица, получившего деньги) и указание корреспондирующего счета для записи операции).

На практике, как правило, используются комбинированные документы, что упрощает их учетную обработку, сокращает количество документов и затраты на них.

По месту составления

Внутренние

составляются непосредственно на предприятии должностными лицами, которым вменена такая обязанность (приказы, акты приемки, приходные и расходные кассовые ордера и т.д.).

Внешние

это документы, поступающие на предприятие со стороны - из государственных органов, вышестоящих организаций, банков, налоговых органов, от учредителей, банков, поставщиков, покупателей и др. внешних контрагентов (платежное поручение, транспортные накладные, инкассовое поручение, счет-фактура поставщика, исполнительный лист и т.д.);

По охвату хозяйственных фактов

Разовые

Служат для оформления одного ФХЖ (ПКО и РКО, требования на выдачу материалов, акт приема-передачи основных средств)

Накопительные

Применяются для оформления нескольких однородных и периодически повторяющихся ФХЖ, например, в течение недели, декады, месяца (лимитно-заборная карта, отражающая многократный отпуск в течение месяца материалов со склада в цех). Учетные записи по таким документам производятся по окончании отчетного периода (недели, месяца), общим итогом, что сокращает количество записей.