Работа исполнителей с конфиденциальными документами
Разрешение на доступ к конфиденциальным сведениям (документам, делам, базам данных и др.) всегда является строго персонифицированным (индивидуальным) и дается руководителем:
- в письменном виде в виде резолюций на документе;
- приказом, утверждающим схему именного или должностного доступа к конкретным группам информации;
- списком-разрешением на обложке дела;
- и т.п.
Особенность информационного обслуживания потребителей конфиденциальной информацией состоит в том, что не потребитель определяет, какая информация ему нужна и какой информацией он может пользоваться, а полномочный руководитель. Причем, тайна организации делится на несколько частей, известным разным сотрудникам. Это, во-первых, снижает ценность информации, во-вторых, тайну организации в целом может знать только крайне ограниченный круг должностных лиц, и разглашение отдельных ее части не наносит серьезного ущерба делам организации.
При организации доступа сотрудников к конфиденциальным массивам электронных документов, банкам данных, необходимо помнить о его многоступенчатом характере:
- доступ к персональному компьютеру, серверу или рабочей станции;
- доступ к машинным носителям информации, , хранящимся вне ЭВМ;
- непосредственный доступ к конфиденциальным базам данных и файлам.
Система защиты такой информации обычно включает коды, пароли, ключевые слова, шифры, специальные программные продукты, аппаратные средства и др.
Перемещение конфиденциальных документов между руководителями или между руководителями и исполнителями выполняется только через службу КД. Выдача документов исполнителям для работы осуществляется под роспись в традиционной учетной карточке или бумажном экземпляре электронной учетной карточки. Электронные документы передаются в копии в базы данных компьютера (рабочей станции) исполнителя с предварительным внесением исполнителем в электронную учетную карточку документа, находящуюся в компьютере службы КД, своей электронной подписи.
При возврате исполнителем конфиденциального документа в службу КД или прекращении работы с конфиденциальными электронными базами данных работниками службы КД проверяются соответствие документа учетной форме и его комплектность (перелистывание и пересчитывание) и проверка сохранности или искажения конфиденциальной информации банков данных или несанкционированного сохранения копии электронного документа.
В случае отсутствия конфиденциального документа, дела или носителя информации у сотрудника, которому они были выданы, или которым был разрешен доступ к электронным конфиденциальным документам, составляется акт и немедленно докладывается об утрате первому руководителю для принятия решения.
Следовательно, процесс исполнения, дальнейшего движения и использования изданных конфиденциальных документов более сложен в технологическом отношении, чем аналогичный процесс обработки открытых документов, и требует четкого выполнения всех утвержденных стадий, этапов и процедур.
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
1. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2005. – 504 с.
2. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 9-е, исправленное и дополненное (Серия «Библиотека). – М.: ЗАО «Бизнес-школа «ИнтелСинтез» совместно с ООО «Журнала «Управление персоналом», 2003. – 184 с.
3. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 10-е, переработанное и дополненное. – М.: ООО «Управление персоналом», 2005. – 200 с.
4. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – 4-е изд. М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002. - 296 с.
СОДЕРЖАНИЕ
| 1. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ | |
| 1.1. Основные положения по документированию управленческой деятельности | |
| 1.2.Унификация и стандартизация управленческих документов | |
| 1.3. Виды документов и их классификация | |
| 1.4. Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов | |
| 1.5. Требования к подготовке документов | |
| 2. СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО | |
| 2.1. Правила оформления делового письма | |
| 2.2. Классификация деловых писем | |
| 2.3. Международные письма | |
| 3. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ | |
| 3.1. Организационные документы | |
| 3.2. Распорядительные документы | |
| 4. ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ | |
| 4.1. Штатное расписание | |
| 4.2. Документация по трудовым отношениям | |
| 5. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ | |
| 5.1. Справки | |
| 5.2. Докладные и объяснительные записки | |
| 5.3. Акты | |
| 5.4. Телеграммы, телефонограммы | |
| 6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ | |
| 6.1. Организация документооборота | |
| 6.2. Учет документов | |
| 6.3. Регистрация документов | |
| 6.4. Организация и контроль за исполнением документов | |
| 6.5. Номенклатура дел организации | |
| 6.6.Формирование дел | |
| 6.7. Подготовка документов к архивному хранению | |
| 7. ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ | |
| 7.1. Защита текущей информации | |
| 7.2. Мероприятия по защите информации | |
| 7.3. Способы защиты информации | |
| 8. РАБОТА С КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ | |
| 8.1. Назначение и виды учета конфиденциальных документов | |
| 8.2. Грифы конфиденциальности | |
| 8.3. Работа исполнителей с конфиденциальными документами | |
| БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК |