Информационные ресурсы Архивного фонда Российской Федерации
Архивный фонд Российской Федерации в соответствии с формой собственности на документы состоит из государственной и негосударственной частей. По состоянию на начало 1998 г. его объем составил более 460 млн. ед.хр.
В непосредственном ведении Росархива находится свыше 193 млн.ед.хр. документов, находящихся в федеральных архивах, а также в государственных и муниципальных архивах субъектов Российской Федерации. Этот объем в среднем ежегодно увеличивается на 1,6 млн.ед.хр., в основном за счет приема документов от более 119 тыс. учреждений, организаций и предприятий государственной и негосударственной форм собственности, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.
Важнейшим условием эффективного использования информационных ресурсов государственных архивов является наличие качественного научно-справочного аппарата, создаваемого как в традиционном, так и в автоматизированном виде, обеспечение его доступности для всех категорий пользователей. С составом и содержанием хранящихся в архивах документов можно ознакомиться с помощью справочников о фондах. Ежегодно в России издается 10-12 таких справочников, к настоящему времени российскими архивистами издано около 300 справочников. Свыше 80 справочников издано в 1992-1997 гг., часть из них имеют электронные аналоги. В госархивах ведутся 420 баз данных о составе и содержании документов. Их общий объем составляет в настоящее время 5289 Мб.
Нормальному функционированию архивных информационных ресурсов препятствует ряд нерешенных проблем. Крайне недостаточное бюджетное финансирование (в 1997 г. - 9,1% от объема, предусмотренного подпрограммой "Развитие архивного дела" Президентской федеральной целевой программы "Развитие и сохранение культуры и искусства в Российской Федерации", а в 1998 г. - 0,3%.) привело к необходимости существенной корректировки программы в сторону сокращения перечня и объемов работ. Состояние многих архивохранилищ не соответствует нормативным требованиям. В связи с тем, что в настоящее время материальная база большинства учреждений системы Росархива не позволяет осуществлять прием документов в установленные сроки и даже от ликвидированных министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий, постоянно растет количество документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на ведомственном хранении сверх установленного срока. Только за последние два года их количество увеличилось почти на миллион дел и превысило 4 млн. дел.
В целях экономии государственных средств и привлечения внебюджетных источников финансирования предусматривается реструктуризация федеральных архивов и обслуживающих их организаций, расширение номенклатуры платных работ и услуг, заключение соглашений с зарубежными партнерами по совместной разработке открытых архивных фондов. Однако состояние материально-технической обеспеченности федеральных архивных учреждений таково, что даже при самых энергичных действиях годовые объемы реальных бюджетных ассигнований не позволяют архивам удовлетворительно проводить работу по сохранению уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации и обеспечению информационной безопасности страны.
Недостаточная оснащенность архивов электронно-вычислительной техникой тормозит внедрение автоматизированных архивных технологий, сдерживает возможности оперативного использования документов. Эти факторы, наряду с отсутствием стандартов по электронному документообороту, хранению и использованию электронных документов, ведут к утрате важнейших информационных ресурсов. В этих условиях особое значение приобретает более тесная координация деятельности архивных учреждений со смежными информационными структурами по формированию фондов и созданию электронных информационных продуктов на их основе. Примером может служить не решенная до сих пор проблема координации формирования фондов аудиовизуальной продукции в соответствии с Федеральным законом "Об обязательном экземпляре документов".