Принципы и этапы организации документооборота

Бухгалтерским документом называется письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в хронологической последовательности. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, т. к. документами подтверждается ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы служат источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных проверках.

Бухгалтерия, являясь структурным подразделением предприятия, рассматривает бухгалтерские документы как часть документального фонда предприятия и общего документооборота.

Документооборот – это движение первичных документов предприятия с момента их создания или получения и до сдачи в архив на хранение или до отправления. Он включает 4 этапа: создание, проверка, обработка, хранение.

Цель организации документооборота – описание совокупности операций, обеспечивающих движение документов в хозяйственных процессах предприятия, т. е. от формирования первичных документов до формирования отчетных документов через промежуточное состояние – ввод и формирование операций в информационной системе.

Задачи разработки документооборота:

- описание маршрута движения документов;

- оптимизация времени обработки информации;

- исключение дублирования информации;

- определение ответственных подразделений за создание, исполнение и хранение информации и документов.

Требования, предъявляемые к документообороту:

· создание условий для хранения документов;

· обеспечение быстрого поиска информации;

· снабжение потребителей необходимой информацией в требуемые сроки;

· минимизация затрат на документальное обеспечение.

От уровня рационализации обработки и движения документов зависит скорость принятия решений. Повышенные требования в этом отношении предъявляются к финансовым документам, т. к. их несоблюдение может привести к негативным экономическим последствиям.

Вся документация в бухгалтерии делится на 3 документопотока:

· входящие (поступающие на предприятие);

· исходящие (отправляются с предприятия);

· внутренние (только для внутреннего пользования).

Документы могут быть получены по почте, в электронном виде, доставлены курьером. В отношении всех документов на предприятии должны быть разработаны этапы, маршруты документопотоков, проекты организации документопотока и графики.

Этапы документооборота:

1. Составление документа на предприятии или получение со стороны.

2. Проверка документа: по существу, по форме, арифметически.

3. Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры.

4. Сдача в архив.

Своевременное и качественное оформление первичных документов и учетных регистров, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Механизм управления документооборотом должен обеспечивать:

· Стабильность работы бухгалтерии.

· Четкость движения документов и оперативность их обработки.

· Своевременность принятия управленческих решений по документам.

· Разграничение персональной ответственности на каждом этапе создания документа.