Понятие и принципы организации документооборота

Документооборотом называется процесс движения документов и работы с ними внутри организации от создания до отправки в адресаты или передачи на хранение (по истечению надобности), а также – от получения корреспонденции до исполнения документов и передачи их на хранение.

Организация документооборота определяет порядок работы с документами (корреспонденцией), их быстрое прохождение и четкое исполнение.

Рекомендуется периодически оценивать состояние документооборота и исключать из оборота лишние документы, использовать для обработки документов технические средства, в частности ЭВМ, уменьшать количество инстанций прохождения документов, ограничивать перечень документов, поступающих на рассмотрение первому руководителю.

Большая роль в сокращении объема документооборота принадлежит контролю и проверке исполнения документов. Установлена обратно пропорциональная зависимость между качеством контроля исполнения документов и ростом объема документооборота (чем лучше контроль, тем больше решений исполняется в срок, тем меньше возникает лишней корреспонденции).

Рациональная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает положительное влияние на управленческий процесс в целом.

По объему документооборота организации подразделяются на четыре категории. К первой категории относятся организации с годовым объемом документооборота, превышающим 100 тыс. единиц; ко второй категории – 100–25 тыс. единиц; к третьей категории – 25–10 тыс. единиц; к четвертой категории – менее 10 тыс. единиц.

Объем документооборота зависит: от значимости организации; ее функций и уровня решаемых задач; связей с внешними организациями.

Организация документооборота должна обеспечивать: определенную систему прохождения документов с исключением дублирующих решения инстанций и необходимости возвратных перемещений документов; конкретизацию общей системы прохождения документов применительно к каждой их категории для исключения инстанций, поступление оперативность прохождения документов и контроль (в необходимых случаях) за своевременностью их исполнения; использование технических средств на всех этапах работы с документами (корреспонденцией).

Документооборот на практике представляет собой технологическийпроцесс с его структурными составляющими — документопотоками, которые могут быть классифицированы следующим образом:

-входящий документопоток;

-исходящий документопоток;

-внутренний документопоток.

Входящий документопоток несет с собой исходную, первичную информацию для управления и включает в себя: документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, указания, инструктивно-методические письма и т. д.), документы других организаций (письма, решения, акты), обращения граждан, запросы депутатов.

Исходящий документопоток – (письма, планово-отчетная документация) несет информацию, выработанную в процессе управления с целью ее передачи вышестоящим и общественным организациям и отдельным физическим лицам.

Внутренний документопоток, обеспечивая решение управленческих задач в пределах данной организации, включает в себя распорядительную и справочно-информационную документацию. При этом внутренняя переписка между структурными подразделениями, как правило, исключается.

Основными принципами работы с документами являются:

- единый порядок составления документов и работы с ними;

- четкое разделение функций и обязанностей между работниками предприятия, исключающие дублирование документных операций;

- современное техническое оснащение делопроизводства;

- целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для предприятия, оправдана конкретной целью);

- умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

-прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

-предварительное рассмотрение и распределение документов;

-регистрация;

-контроль за исполнением;

-информационно-справочная работа;

-исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

-отправка.