Порядок организации документооборота и основные этапы движения документов
Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, в разделе "3. 1. Организация документооборота" Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.
Говоря о порядке движения документов, можно выделить несколько этапов документооборота:
1. Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов.
Прием и первичная обработка документов осуществляется централизованно сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ). При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, в том числе заказная и конфиденциальная, должна проходить обработку.
При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:
· ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату;
· полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений.
После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. При необходимости к полученным документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и принятия решения по данному факту.
Во время обработки документов не вскрывается и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф "Лично".
При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях:
· в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;
· в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
· получена доплатная корреспонденция;
· полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф "Лично" отсутствует[37].
Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа[38].
На всех входящих документах должна быть проставленаотметка о поступлении документав организацию (реквизит29),которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера.
Отметка о поступлении может проставляться в правом нижнем углу первой страницы документа в виде штампа, от руки или электрическим штемпелевателем[39]. При этом обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса[40].
При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником. Первичная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
В организации целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку;
При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником. Первичная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
В организации целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку[41];
2. Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ.
После этапа экспедиционной обработки документов проводится предварительное рассмотрение документов, целью которого является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
При этом предварительно в службе документационного обеспечения управления (ДОУ) рассматриваются только документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, а документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей.
Предварительное рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов:
· примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;
· перечня должностных лиц и их обязанностей;
· технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.[42].
При рассмотрении поступившего документа учитываются:
· важность его содержания;
· сложность и новизна поставленных вопросов;
· авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;
· реальная срочность исполнения документа;
· вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др..
К руководителю должны поступать только документы, касающиеся основных вопросов деятельности организации, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы должны передаваться в структурные подразделения или непосредственно исполнителям-специалистам. При этом если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения[43].
Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ должно проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время;
3. Регистрация документов.
Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
регистрация преследует три цели:
· учет документов;
· контроль за их исполнением;
· справочную работу по документам.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.
Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.
Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.
Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится, в основном, децентрализовано: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация – в плановом отделе, снабженческая – в отделе снабжения, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им – в службе документационного обеспечения управления и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству управления или в Табеле документов организации.
Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.
Для достижения информационной совместимости регистрационных данных в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, устанавливается следующий состав реквизитов регистрации:
· наименование организации (автора или корреспондента);
· наименование вида документа;
· дата и регистрационный номер документа;
· заголовок к тексту (краткое содержание документа);
· резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
· срок исполнения документа;
· отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
4. Организация движения документов внутри предприятия
Передача документов между структурными подразделениями обычно осуществляется через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение управления (ДОУ). При этом документы должны передаваться с соответствующей отметкой в регистрационной форме, которая будет содержать информацию о местонахождении оригинала документа и его копий.
В целях оптимизации документопотоков целесообразно также установить единый порядок передачи документов, например через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении[44].
Документы в структурное подразделение передаются в основном для исполнения, реже для ознакомления.
При передаче документов необходимо помнить, что исполнители получают документы не только в соответствии с резолюциями руководителей организации, но и в соответствии с указаниями непосредственных руководителей структурных подразделений, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загруженности сотрудников. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителей структурных подразделений[45].
При оптимально налаженной работе исполнители должны знакомиться с документами в день их поступления. При этом документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым.
5.Обработка исполненных и отправляемых документов
Документы, отправляемые организацией, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.
Обработка и отправка документов почтой осуществляется обычно централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.
Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.
Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести создатель документа совместно со службой ДОУ.
Таким образом, исследуя движение документации предприятия нами выделено несколько основных, последовательных этапов документооборота. А именно:
1. Прием и первичная обработка (или экспедиционная обработка); поступающих в организацию документов;
2. Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
3. Регистрация документов;
4. Организация движения документов внутри организации;
5. Обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов.
При соблюдении службой ДОУ всех этапов документооборота обеспечивается более рациональное использование рабочего времени, сохранность всех документов, поступивших или созданных на предприятии, а так же их исполнение.
В заключении теоретической части данного исследования мы констатируем, что для обеспечения высокоэффективной работы службы делопроизводства необходимо четко определить характер, структуру и основные принципы документооборота конкретного предприятия. На основании характеристик документооборота и его объемов появляется возможность создания адекватной формы организации службы ДОУ. Вместе с этим, четкая структуризация основных направлений документопотоков в документообороте организации и исполнение главных принципов движения документов обеспечивает своевременное принятие управленческих решений и, как следствие, повышение эффективности и конкурентоспособности всего предприятия.