Вопрос 7. Приемы фактического контроля.
Использование только приемов и способов документального контроля по существу свело бы его к проверке бухгалтерских документов и учетных регистров, не предполагая всестороннее изучение всей производственной и финансово-хозяйственной деятельности организаций. Поэтому одним из этапов контроля является определение фактического состояния контролируемого объекта, которое невозможно осуществить без использования приемов фактического контроли. Документальный и фактический контроль дополняют друг друга, поэтому, как отмечалось ранее, их приемы используются в комплексе при осуществлении контрольных процедур.
Методические приемы фактического контроля служат для определения реального состояния контролируемых объектов, объема и качества выполненных работ, действительного совершения хозяйственных операций, отраженных в документах.
Инвентаризация — это определение фактических остатков денежных средств, материальных ценностей, расчетов на конкретную дату и сопоставление полученных результатов с данными бухгалтерского и (или) налогового учета.
На основании требования о назначении инвентаризации проверяемый субъект создает инвентаризационную комиссию и проводит инвентаризацию, руководствуясь Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств , а также Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь.
Одновременно с инвентаризацией материальных ценностей проводится обследование производственных и складских помещений, ограждений, охраны территории организации, состояния технологического оборудования и т.п. С помощью обследования устанавливаются условия хранения материальных ценностей и денежных средств; наличие пропускной системы и ее соответствие предъявляемым требованиям; обеспеченность помещений для хранения ценностей охранно-пожарной сигнализацией и др. В процессе обследования проверяющий может выявить причины и условия, располагающие к хищениям. Результаты обследований оформляются разовыми актами.
Разновидностью обследования является осмотр используемых для осуществления хозяйственной деятельности территорий или помещений проверяемого субъекта либо иных объектов для определения соответствия фактических данных об объектах документальным данным, представленным проверяемым субъектом.
Экспертная оценка представляет собой прием фактического контроля, основанный на проведении квалифицированными специалистами в различных областях знаний проверки действительных объемов и качества выполненных работ, обоснованности нормативов материальных затрат и выхода готовой продукции, норм естественной убыли при хранении и транспортировке материальных ценностей, соблюдения технологических режимов, соответствия выпускаемой продукции действующим стандартам и техническим условиям. Экспертная оценка применяется в процессе осуществления контроля для исследования вопросов, требующих специальных знаний. Это проверка качества проектно-сметной, технологической и другой технической документации, установление подлинности подписей должностных и материально ответственных лиц в первичных документах и т.п.
Одна из наиболее эффективных разновидностей экспертной оценки — контрольный обмер выполненных объемов работ и произведенных затрат на объектах строительства. Это инструментальный обмер (с помощью инструментов, приборов, оборудования) и (или) сопоставление объемов работ и израсходованных в связи с их выполнением денежных, материальных и других средств с объемами (суммой, размером), предусмотренными (отраженными) в проектно-сметной документации, договорах строительного подряда, документах бухгалтерского учета и других документах, являющихся основанием для получения денежных средств. Кроме того, это установление соответствия работ и затрат требованиям актов законодательства, в том числе технических нормативных правовых актов.
При необходимости контрольного обмера контролирующий орган обязан не позднее чем за три рабочих дня до начала его осуществления письменно известить участников контрольного обмера о времени и месте его проведения.
По результатам обмера составляется акт либо справка (если не выявлено нарушений). Неотъемлемыми частями акта (справки) проверки являются пояснительная записка, сводные ведомости о стоимости строительно-монтажных и (или) ремонтно-строительных работ, произведенных затратах и суммах завышений, установленных контрольными обмерами (при их наличии).
Контрольный запуск сырья и материалов в производство эксперты проводят, если необходимо провести сравнительный анализ фактических материальных затрат на производство единицы продукции с действующими нормами, чтобы выявить факты списания сырья и материалов по завышенным нормам либо замены дорогостоящего сырья более дешевым без отражения в первичных документах, что приводит к образованию скрытых от учета излишков материальных ценностей или изготовленной из них готовой продукции.
Контрольные испытания оборудования назначают при выявлении несоответствия изделия и его элементов требованиям безопасности либо в случае поступления рекламаций на продукцию. При этом проверяют обеспечение стабильного уровня характеристик изделия, параметров и требований безопасности при его выпуске, объем которых устанавливается в зависимости от конкретного изделия.
Контрольная закупка товарно-материальных ценностей, контрольные оформления заказов на выполнение работ, оказание услуг - прием фактического контроля, предполагающий искусственное создание контролирующими органами ситуации по приобретению товарно-материальных ценностей, оформлению заказов на выполнение работ, оказание услуг без цели их приобретения (потребления) или последующей реализации. Его используют, например, для проверки соблюдения правил торговли.
Визуальное наблюдение — обследование цехов и участков для изучения организации труда на рабочих местах; проверка условий хранения материальных ценностей на складах; изучение состояния пропускной системы, режима вывоза и ввоза материалов и готовой продукции и др.
Моментные наблюдения применяются при осуществлении контрольных процедур для фиксации отдельных моментов исследуемого процесса в определенные периоды времени.
Обоснованность норм выработки и расценок оплаты труда устанавливается посредством такого приема фактического контроля, как фотография рабочего дня. В течение нескольких часов экономист по труду и заработной плате фиксирует производственные операции и перерывы между ними по конкретным причинам у конкретного работника организации. Результаты проверки сопоставляются с применяемыми нормами.