Тема 5. Проверка кассовых операций

Целью аудиторской проверки кассовых операций является установление соответствия применяемой в организации методики учета и налогообложения операций по движению наличных денежных средств действующим в РФ в проверяемом периоде нормативным документам для формирования мнения о достоверности бухгалтер­ской отчетности во всех существенных аспектах.

Источниками информации для проверки являются: кассовая книга (ф. № КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. № КО-5), журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. № КО-3), журнал регистрации депонентов, отче­ты кассира с приложенными первичными документами (приходными кассовыми ордерами (форма № КО-1), расходными кассовыми ор­дерами (ф. № КО-2), расчетно-платежными ведомостями (ф № 49), платежными ведомостями (ф. № 53), квитанциями и др.), чековые де­нежные книжки, акты инвентаризации наличных денежных средств (ф. № ИНВ-15), инвентаризационные описи ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (ф. № ИНВ-16) и др., учетные регист­ры (журналы-ордера, ведомости, машинограммы) по счетам 50, 51, 52, 55, 57 и др., Главная книга, Положение об учетной политике, баланс пред­приятия (форма № 1), отчет о прибылях и убытках (форма № 2), отчет о движении денежных средств (форма № 4) и др.

Кассовые операции целесообразно проверять сплошным методом.

Аудиторская проверка кассовых операций организуется в следующей последовательности:

►инвентаризация кассы и обследование условий хранения денеж­ных средств;

►проверка правильности документального оформления операций;

►проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств;

►аудиторская проверка правильности списания денег в расход;

►проверка соблюдения кассовой и финансовой дисциплины;

►проверка правильности отражения операций на счетах бухгалтер­ского учета;

►оформление результатов проверки.

При составлении программы проверки следует оценить эффектив­ность внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе организации. С помощью тести­рования аудитор дает предварительную оценку соблюдения в органи­зации кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые участки, пла­нирует состав основных контрольных процедур, определяет особен­ности ведения учета в организации.

Прибыв на место проверки, аудитор сразу проводит инвентариза­цию денежных средств, хранящихся в кассе. Инвентаризация денеж­ных средств в кассе проводится в присутствии кассира и главного бухгалтера организации. Кассир предоставляет для проверки после­дний кассовый отчет, документы по операциям последнего дня, рас­писку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или неописанных в расход денег.

Аудитор проверяет, применяются ли для оформления кассовых операций унифицированные формы первичной учетной документации и имеют ли они заполненными все обязательные реквизиты, предус­мотренные Федеральным законом от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгал­терском учете». Аудитору следует обратить внимание на четкое офор­мление документов (наличие расписок получателей, погашение доку­ментов штампом «Оплачено» с указанием даты, отсутствие подчисток и исправлений). Возможно выявление случаев повторного списания денег на основании расходного кассового ордера, оплаченного в предыдущем году. Проверяется наличие и подлинность на кассовых ордерах и других денежных документах подписей должностных лиц и получателей денег, законность произведенных из кассы выплат денеж­ных средств. Выявляются факты подписи расходных кассовых доку­ментов только одним руководителем или главным бухгалтером, а так­же случаи подписи ими незаполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке.

Результаты инвентаризации оформляют актом, который подписы­вает кассир и главный бухгалтер организации. Акт является письмен­ным аудиторским доказательством, и его данные необходимы для дальнейшей проверки.

Одновременно с инвентаризацией проводится проверка условий хранения денежных средств, в ходе которой аудитор выясняет: обес­печена ли сохранность денег при доставке из банка и во время выда­чи заработной платы; имеется для хранения денег и других ценностей в кассе сейф или несгораемый шкаф; застрахована ли касса органи­зации; соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа (несгорае­мого шкафа); соблюдается ли установленный лимит хранения денеж­ной наличности по отдельным датам.

Следует учитывать, что если штатным расписанием организации не предусмотрена должность кассира, то его обязанности могут быть возложены на другого штатного работника с его согласия. При этом с ним обязательно должен быть заключен договор о полной инди­видуальной материальной ответственности.

Лимит остатка кассы для организаций устанавливается в соответствии с Положением ЦБ РФ «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Россий­ской Федерации». Организации обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.

По организации, не представившей расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе, лимит остатка кассы считается нулевым, а несданная де­нежная наличность - сверхлимитной (п. 2.5 Положения).

Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение 3-х рабочих дней в период выплаты заработной платы, премий, пособий по временной нетрудоспособности работникам организации (в районах Крайнего Севера - 5 дней).

Если отсутствует справка банка об установлении лимита остатка кассы или выявлены случаи превышения лимита остатка кассы, ауди­тор предупреждает клиента о возможных штрафных санкциях:

— за несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов;

— на руководителей организаций, допустивших указанные нарушения, налагаются административные штрафы.

Аудитор проверяет полноту и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки сумм, запи­санных в корешках чеков, и выписок банка (по шифру, соответствую­щему получению наличных денег). Чековые книжки, корешки исполь­зованных чеков, неиспользованные чеки хранятся у главного бухгал­тера предприятия в условиях, исключающих возможность их утери. Испорченные чеки погашаются надписью «аннулировано» и хранятся подклеенными к корешкам чеков.

Направления использования денежных средств и их целевое на­значение организация определяет по своему усмотрению. Действую­щее законодательство не предусматривает мер ответственности к организациям, допустившим нецелевое использование денежных средств. Однако коммерческие банки могут проверять целевое ис­пользование организациями полученных в банках денежных средств и при необходимости предъявлять к ним соответствующие требова­ния (инструктивное письмо ЦБ РФ от 16.03.95 № 14-4/95).

Аудитор тщательно проверяет полноту оприходования выручки от реализации продукции основного производства, общественного питания, услуг вспомогательных и обслуживающих производств, жи­лищно-коммунального хозяйства, если данные хозяйства имеют мес­то на исследуемом предприятии. При этом он сверяет записи в кас­совой книге, приходных кассовых ордерах с отчетами, накладными и счетами (счетами-фактурами) по реализации продукции (работ, услуг).

В ходе проверки аудитор должен выявить случаи превышения расчета наличными средствами между организациями и своевремен­но информировать руководителя о возможных санкциях.

Расчеты наличными деньгами между юридическими лицами огра­ничены.

Аудитор проверяет расходование наличных денег из кассы. Ауди­тору необходимо знать, что заработная плата, пособия по временной нетрудоспособности, премии выдаются из кассы не по кассовым ор­дерам, а по платежным и расчетно-платежным ведомостям, которые подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. При этом все выплаты должны быть персонифицированы и содержать подпись получателя денег. Возможна выдача денег по доверенности, в этом случае кассир делает запись «по доверенности», а саму доверенность прикрепляет к ведомости.

При проверке расходования денежных средств подотчетными ли­цами необходимо руководствоваться порядком ведения кассовых операций, согласно которому лица, получившие наличные деньги по­дотчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Аудитор выясняет, своевременно ли в организации закрывают по­дотчетные суммы. Если данное требование не выполняется, аудитору нужно получить письменные объяснения от соответствующих долж­ностных лиц.

Аудитор проверяет соблюдение порядка применения контрольно-кассовых машин. Необходимо учитывать, что при денежных расчетах с покупателями должны применяться модели (типы) ККМ, допускае­мые к использованию на территории России и внесенные в Государ­ственный реестр ККМ. Все ККМ подлежат регистрации в налоговом органе по месту нахождения организации.

Организации, использующие ККМ для учета выручки, должны вести книгу кассира-операциониста, в которой фиксируют показания счетчи­ка ККМ на начало и конец рабочего дня, сумму поступившей за день выручки. Если в организации используют несколько ККМ, на каждую из них должна быть заведена книга кассира-операциониста.

Аудитор устанавливает полноту оприходования выручки через ККМ путем сверки на идентичность суммы по данным контрольной ленты, книги кассира-операциониста, кассовой книги. Одновременно необ­ходимо проверить, сделаны ли на полученные суммы записи по сче­там учета реализации.

Типичные ошибки:

—отсутствие первичных кассовых документов;

—оформление кассовых документов с нарушением установленных требований;

—несоблюдение установленного лимита расчетов наличными день­гами между юридическими лицами;

—некорректное отражение кассовых операций в учетных регистрах;

—арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков;

—неправильные корреспонденции счетов;

—хищение денежных средств из кассы;

—неоприходование и присвоение поступивших денежных средств из банка, от различных юридических лиц по доверенностям, от раз­личных физических и юридических лиц по приходным ордерам;

—излишнее списание денежных средств по кассе при повторном использовании одних и тех же документов, либо в результате не­правильного подсчета итогов в кассовых документах и отчетах, либо в результате списания сумм без оснований или по подложным до­кументам;

—присвоение сумм, законно начисленных разным лицам и организа­циям;

—осуществление расчетов с населением наличными за готовую про­дукцию, товары, выполненные работы и оказанные услуги без при­менения контрольно-кассовых машин либо без регистрации конт­рольно-кассовых машин в налоговых органах

—нарушения при расходовании средств из кассы и др.