Тема 6.2. Документальное оформление кассовых операций
Для отражения кассовых операций применяются формы первичных документов, приведенные в Положении о порядке ведения кассовых операций. Цифровые коды форм документов соответствуют Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93 и в настоящее время утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации":
| Номер | Код формы документа по ОК 011-93 | Наименование | Назначение |
| Форма № КО-1 | Приходный кассовый ордер | Применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации | |
| Форма № КО-2 | Расходный кассовый ордер | Применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации | |
| Форма № КО-3 | Отсутствует в Положении | Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов | Применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно - платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации |
| Форма № КО-4 | Кассовая книга | Применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе | |
| Форма № КО-5 | Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств | Применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям |
Прием наличных денежных средств производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии руководителем организации. О приеме денежных средств выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии руководителем и кассира, с нанесением оттиска штампа, подтверждающего проведение кассовой операции.
Выдача наличных денежных средств из касс производится по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям, подписанным руководителем и главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии руководителем.
При выдаче денежных средств по расходному кассовому ордеру, расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости кассир требует предъявления документа (паспорта или иного документа), удостоверяющего личность получателя либо доверенности.
Расписка в получении денежных средств может быть сделана получателем только собственноручно с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами.
Для учета поступающих, за исключением средств, принятых платежным агентом (банковским агентом, субагентом), и выдаваемых наличных денег в организации ведут кассовую книгу.
Платежный агент, банковский агент (субагент) ведет еще отдельную кассовую книгу для учета наличных денег, принятых от физических лиц.
Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана печатью организации.
Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру, расходному кассовому ордеру. Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе. Затем записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером, бухгалтером или руководителем.
Кассовую книгу можно вести с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение. В этом случае должна быть обеспечена сохранность содержащихся в указанных документах, данных на электронном носителе информации и должна быть исключена возможность несанкционированного изменения указанных данных. Лист кассовой книги, распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах. В документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением кассовых документов, допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.
Также кассовые документы могут оформлять в электронном виде. Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи".
В случае наличия старшего кассира в момент передачи наличных денег в течение рабочего дня операции отражаются в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств старшим кассиром.
Обособленное подразделение после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня передает копию листа кассовой книги за этот рабочий день с правилами документооборота, определенными организацией.
Контроль за ведением кассовой книги (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств) осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии - руководитель.
В бухгалтерском учете движение наличных денежных средств ведется на синтетическом счете 50 «Касса». По дебету счета отражается поступление денежных средств в кассу организации, а по кредиту – выдача из кассы. Сальдо по счету 50 «Касса» показывает остаток наличных денег в кассе.