Документирование хозяйственной деятельности

Проведение страховых операций требует большого объема работы с документами. Единственным подходом, обеспечивающим эффективное ведение страхового дела, является построение хорошо организованной системы документооборота и максимальной автоматизации всех этапов работы с документами.

Процесс отражения совершаемых организацией операций в первичных документах принято называть документированием хозяйственных операций. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться первичными учетными документами (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

Документооборот представляет собой процесс создания (получения), принятия к учету, обработки и передачи в архив первичных учетных документов. Последствия отсутствия надлежаще организованной системы документооборота:

- неоперативное поступление информации;

- отсутствие определенного маршрута документа;

- увеличение сроков прохождения документа;

- необоснованное скопление документов на отдельных этапах;

- увеличение утерь документов;

- низкая исполнительская дисциплина, отсутствие ответственности;

- отсутствие контроля исполнения документа.

В настоящее время значение процедур документирования усиливается в связи с налоговым законодательством, где установлен принцип обоснованности и документального подтверждения для целей налогообложения проводимых организацией хозяйственных операций. В соответствии с гл. 25 НК РФ налогоплательщик может относить любые затраты в уменьшение налогооблагаемой прибыли при одновременном соблюдении следующих условий.

Затраты должны быть:

- произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода;

- экономически обоснованы;

- документально подтверждены.

Каждый документ в бухгалтерском учете проходит свой маршрут, однако для всех документов существуют следующие этапы документооборота:

- составление первичного учетного документа в соответствии с установленными требованиями;

- передача документа в бухгалтерию;

- проверка и обработка принятых документов;

- составление по документам учетных регистров;

- сдача документа в архив.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции или после ее окончания и принимается к учету, если он составлен по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Такие альбомы разработаны Госкомстатом России (см. Приложение 3). В соответствии с п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета в форме первичных документов в зависимости от характера операций, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации могут быть включены дополнительные реквизиты.

Страховые организации применяют типовые формы первичных документов по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации и т.п. Страховые организации при расчете с населением для учета наличных средств используют квитанцию на получение страхового взноса по установленной форме N А-7. Применение этой квитанции регламентируется Письмом Росстрахнадзора от 23 февраля 1994 г. N 16-37, утвердившим форму квитанции на получение страхового взноса в качестве документа - бланка строгой отчетности (БСО).

При проведении обязательного страхования ответственности владельцев транспортных средств (ОСАГО) страховщики используют такие бланки строгой отчетности, как страховые полисы и специальные знаки государственного образца (стикеры).

В настоящее время нормативные акты, определяющие документооборот учета, хранения и уничтожения БСО, отсутствуют. Наиболее общие требования к БСО приведены в Письмах Минфина России от 23 августа 2001 г. N 16-00-24/70 и от 5 августа 2003 г. N 16-00-12/29, а также в Письме МНС России от 15 апреля 2002 г. N АС-6-06/476.

Для обеспечения учета БСО необходимо предусмотреть следующее:

- установить перечень БСО;

- назначить ответственных лиц по хранению и использованию БСО;

- вести учет поступления и движения данных бланков в журналах учета, которые должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены сургучной печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера;

- производить выдачу бланков материально-ответственным лицам по накладной или под роспись в журнале учета;

- производить списание использованных (испорченных) бланков с подотчета материально-ответственных лиц по акту.

Организация может использовать не только унифицированные формы документов. В случае оформления хозяйственных операций документами, формы которых не предусмотрены в альбомах унифицированных форм, организация разрабатывает их самостоятельно и утверждает. При этом документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа;

2) дату составления документа;

3) наименование организации, от имени которой составлен документ;

4) содержание хозяйственной операции;

5) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

7) личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

В страховой деятельности к числу первичных документов, не предусмотренных альбомом унифицированных форм первичной документации, относятся формы договоров страхования (сострахования), перестрахования, ряд документов, связанных с ведением договоров перестрахования и зачетных операций по ним (бордеро премий, бордеро убытков), заявление о наступлении страхового случая, акт независимого оценщика, страховой акт и пр. Страховая организация должна определить необходимый и достаточный перечень документов, которые разрабатываются самостоятельно, с приложением этих форм к учетной политике. При этом особое внимание уделяется вопросам документального оформления страховых выплат. Документами, подтверждающими возникновение обязательства страховой организации по осуществлению страховой выплаты, в соответствии с Методическими рекомендациями по применению главы 25 НК РФ, утвержденными Приказом МНС России от 20 декабря 2002 г. N БГ-3-02/729, являются:

- двусторонний акт о наступлении страхового случая, подписываемый со страхователем;

- двусторонний акт о наступлении страхового случая, подписываемый с медицинским учреждением или другим лицом, оказывающим услуги по предмету договора;

- страховой акт, подписываемый только страховой организацией;

- решение страховой организации о страховой выплате;

- любые другие документы, содержащие согласие (акцепт) страховщика произвести страховую выплату и удовлетворяющие требованиям, предъявляемым к первичным документам.

Формы первичных учетных документов, утвержденные организацией, приводятся в приложении к учетной политике. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером (п. 3 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Целесообразно перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, представить в учетной политике организации в качестве приложения.

Информация, содержащаяся в первичных документах, накапливается и систематизируется в учетных регистрах - в регистрах аналитического и синтетического учета. При составлении учетных регистров рекомендуется вести учет в учетных регистрах в соответствии с установленной в организации формой ведения бухгалтерского учета.

Страховые организации, как отмечалось, применяют журнально-ордерную форму с использованием компьютерной технологии обработки учетной информации.

Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности ведутся регистры бухгалтерского учета:

1. Главная книга.

2. Журналы-ордера:

2.1. журнал-ордер по счету 50 "Касса",

2.2. журнал-ордер по счету 51 "Расчетный счет",

2.3. журнал-ордер по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами",

2.4. журнал-ордер по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда",

2.5. журнал-ордер "Прочие операции",

2.6. журнал-ордер по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

3. Кассовая книга.

4. Книга (реестр) финансовых вложений (ценных бумаг и др.).

5. Оборотные ведомости по синтетическим и аналитическим счетам.

Основное внимание в учете страховых организаций уделяется работе с договорами страхования (сострахования) и перестрахования. Роль регистров бухгалтерского учета страховых операций выполняют следующие журналы:

1. Журнал учета заключенных договоров страхования
(сострахования).

2. Журнал учета убытков и досрочно прекращенных договоров страхования (со страхования).

3. Журнал учета договоров, принятых в перестрахование.

4. Журнал учета убытков по договорам, принятым в перестрахование.

В п. 13 Правил формирования страховых резервов по страхованию иному, чем страхование жизни (утв. Приказом Минфина России от 11 июня 2002 г. N 51н (ред. от 23 июня 2003 г.)), приведены сведения, которые являются обязательными реквизитами данных журналов. Формы журналов разрабатываются страховщиками самостоятельно, утверждаются и приводятся в приложении к учетной политике.

Ввиду отсутствия унифицированных форм первичных документов, регулирующих операции по перестрахованию, одной из проблем является доказательное подтверждение производимых страховой организацией выплат по договорам, принятым в перестрахование. В договоре перестрахования застрахованным является именно риск выплаты страхового возмещения или страховой суммы. Для того чтобы идентифицировать произведенную выплату именно как страховую, а также источник выплаты страхового возмещения, перестраховщику необходимо, кроме счета страховщика и бордеро убытков, иметь и весь пакет документов в отношении страхового случая, имеющийся у прямого страховщика. Если данные действия не выполнены и перестраховщик не может документально подтвердить правомерность страховых выплат страхователю, а также документально показать, что данные выплаты были произведены страховщиком, то в целях налогообложения эти затраты не являются экономически оправданными и достаточно документально подтвержденными. В результате перестраховщик не должен относить выплаты по этим договорам перестрахования к расходам, уменьшающим полученные доходы в целях налогообложения.

Для организации документооборота необходимо разработать правила документооборота (положение об организации документооборота), основным элементом которых является график движения документов. График документооборота должен устанавливать в организации рациональное движение документов. В графике необходимо предусмотреть оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом.

Также должен быть определен минимальный срок нахождения документа в подразделении и срок его представления в бухгалтерию. В законодательном порядке установлены сроки представления по ряду документов общехозяйственного назначения. Например, авансовые отчеты следует представлять в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утв. Письмом ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. N 40), отчеты кассира - ежедневно (п. 24 Порядка ведения кассовых операций в РФ).

Для каждой организации график документооборота разрабатывается с учетом ее конкретных особенностей: размера организации, структуры управления и т.п. Пример графика документооборота приведен в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР от 29 июля 1983 г. N 105).

На основе данных рекомендаций предлагается следующая форма графика документооборота:

Утверждено приказом

N ___________ от "__" ________ 200_ г.

График документооборота первичных учетных документов

N   п/п	N   формы	Наименование   документа	Регистрируемая   операция	Создание документа
Количество   экземпляров	Ответственное   лицо	Сроки   исполнения

Проверка документа	Утверждение   документа	Обработка документа	Передача в архив
Ответственный   за проверку	Порядок представления	Срок   представления	Исполнитель	Срок   исполнения	Исполнитель	Срок   исполнения

Работники организации создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения, в которые представляются указанные документы. Целесообразно вручать выписку из графика документооборота под расписку получателя.