Взаимоотношения службы делопроизводства со структурными подразделениями

Служба делопроизводства взаимодействует:

со структурными подразделениями банка — по вопросам орга-низации работы с документами;

с юридической службой — по правовым вопросам, связанным с подготовкой положения о службе делопроизводства и должност-ных инструкций работников службы делопроизводства;

с кадровой службой — по вопросам подбора и расстановки кад-ров службы делопроизводства и повышения их квалификации;

со службой материально-технического снабжения и хозяйствен-ного обслуживания — по вопросам обеспечения средствами орга-низационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работ-ннков службы делопроизводства.

Заведующий службой делопроизводства в пределах своей ком-петенции осуществляет взаимоотношения с другими организация-ми по вопросам работы с документами.

Организация работы

Заведующий службой делопроизводства осуществляет непосред-ственное руководство и контроль за исполнением функций и обя-занностей, возложенных на службу делопроизводства.

Заведуюший службой делопроизводства несет персональную от-ветственность за осуществление возложенных задач, надлежащую организацию работы службы, правильный подбор и расстановку работников, за своевременное и квалифицированное выполнение порученных заданий, за порядок и дисциплину работников.

Заведующий службой делопроизводства имеет право вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, переме-щении и увольнении работников службы делопроизводства, их по-ощрении и наложении на них взысканий.

Распоряжения заведующего службой делопроизводства по воп-росам работы сдокументами являются обязательными для всех ра-ботников банка.

Руководитель службы

делопроизводства бакка ________ ____________

дичная подпись расшифровка подписи

Визы.

Наименование банка

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ №

УТВЕРЖДАЮ Руководитель банка

Секретаря руководителя банка

Личная

подпись

расшифровка подписи

___ 200

Общие положения

Секретарь руководителя банка является работником, осуществ-ляющнм документационное обслуживание деятельности руководи-теля банка.

Секретарь находится в непосредственном подчинении руково-дителя банка.

Надолжность секретаря назначается лицо, имеюшее срвднее образование и опыт работы в сфере делопроизводства.

Секретарь назначается и освобождается от эанимаемой должно-сти распоряжением руководителя банка по представлению заведу-ющего службой делопроизводства.

Секретарь в своей деятельности руководствуется:

уставом и учредительными документами банка;

нормативными документами по делопроизводству Центрального банка РФ;

приказами, распоряжениями руководства банка;

инструкцией по делопроизводству банка;

настояшей должностной инструкцией.

Секретарь должен знать: структуру банка, распределение обя-занностей между руководством; функции структурных подраэделе-ний, круг лиц и организаций, с которыми руководителя банка не-обходимо соединять по телефону, государственные стандарты на документацию, правила орфографии и пунктуации, основы на-шинописи, правила работы.с персональным компьютером и орг-техникой.

Должностные обяэанности

Секретарь обязан:

обеспечивать рабочее место руководителя банка необходимыми для работы материалами и документами;

принимать документы на резолюцию или подпись руководитсля банка и личные заявлення в его адрес;

передавать полученные документы после внесення резолюции на регистрацию в службу делопроизводства или структурные под-разделения;

принимать, передавать и учитывать телефонограммы, факсо-граммы, телеграммы;

в отсутствие руководителя банка организовывать оперативное размножение и исполнение срочных документов;

оперативно осуществлять телефонную связь руководителя банка с абонентами, заказывать междугородные телефонные разговоры;

по указанию руководителя банка выполнять машинописные ра-боты;

вызывать на прием руководителей структурных подразделений, других специалистов;

организовывать в установленное время личный прием граждан руководителем банка;

записывать в отсутствие руководителя банка телефонные разго-воры с последующим докладом;

организовывать проведение оперативных совешаний у руково-дителя банка;

выполнять отдельные поручения руководителя банка.

В случае отсутствия в бакке службы делопроизводства секретарь также обязан:

принимать, регистрировать, учитывать, контролировать, фор-мировать, хранить, выдавать входящие, исходящие и внутренние документы;

вести справочную и контрольную картотеки или журналы;

составлять номенклатуру дел банка;

обеспечивать сохранность и передавать дела в архив банка.

Права

Секретарь имеет право:

требовать от исполнителей своевременного исполнения поруче-ний руководителя банка;

требовать от работников представления материалов, необходи-мыхдля проведения оперативных совещаний у руководителя банка;

вносить предложения по усовершенствованию документацион-но'го обеспечения деятельности банка.

Ответственность

Секретарь несет ответственность за невыполнение обязаннос-тей и неиспользование прав, предусмотренных настоящей инст-рукцией.

передавать документы для исполнения ответственным исполни-телям;

формировать справочную картотеку, если регистрируют доку-менты на РКК, и вести справочно-информационную работу по до-кументации;

принимать документы за подписью руководства банка;

передавать зарегистрированные и подписанные руководством банка документы на отправку;

осуществлять контроль своевременного исполнения поручений и распоряжений руководства банка;

заполнять РКК на приказы, распоряжения и поручения руко-водства банка и на остальные контролируемые документы и фор-мировать контрольную картотеку;

вести учет хода исполнения и картотеку контролируемых доку-ментов; при необходимости извещать исполнителей об установлен-ных сроках исполнения документов; выявлять причины неисполне-ния;

информировать руководство банка об исполнении документов и поручений, готовить аналитические справки за определенный пе-риод о ходе исполнения документов и причинах просрочки испол-нения;

оформлять документы, формировать и подшивать их в дела и готовить к сдаче в архив;

участвовать в составлении номенклатуры дел банка;

обеспечивать сохранность документов, РКК и журналов.

Права

Инспектор имеет право:

не принимать для регистрации документы, оформленные с на-рушением требований нормативных документов по делопроизвод-ству;

требовать от исполнителей информацию о ходе исполнения по-ручений контролируемых документов;

напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения контролируемых документов;

вносить предложения по усовершенствованию учета, регистра-ции и справочно-информационной работы с документами и при-влечению к ответственности сотрудников, нарушающих сроки ис-полнения контролируемых документов.