Соглашения и условия закупок

Часть 3

Виды деятельности в цепи поставок

Снабжение

Определения

Механизм, который фактически запускает материальный поток в действие – это закупки (purchasing) и снабжение (procurement). В цепи поставок каждая следующая организация покупает материалы у предыдущих поставщиков, добавляет к ним ценность и продает следующим потребителям. По мере покупки и продажи материалы перемещаются все дальше по цепи поставок. Своего рода спусковым механизмом, начинающим каждое перемещение, становится закупки. Это по сути сообщение поставщику о том, что «условия оговорены, отправляете нам материалы, мы их оплатим». Многие транзакции подобного рода не стандартны, поскольку включают лизинг, аренду, выполнение подрядных работ, обмен, заимствования, безвозмездную передачу и пр. По этой причине иногда говорят не о закупках, а о приобретении материалов, или о снабжении. Последнее, таким образом, представляет собой более общий термин для всей взаимосвязанной деятельности, необходимой организации для приемки товаров, получения услуг и любых других материалов от поставщиков.

Как правило, снабжение самостоятельно не занимается перемещение материалов, а организует его. Доставку материалов осуществляет другая функция – перевозка. Как следствие, снабжение в основном связано с обработкой информации: сбором данных из разных источников, их анализом и передачей информации в цепь поставок.

Снабжение не только важно как основное звено передачи материального потока между организациями, входящими в цепь поставок, но и как механизм, координирующий его протекание. Кроме того, со снабжением связана существенная доля затрат (у типичного производителя - до 60%).

Цели снабжения:

- создание надежного и беспрерывного материального потока в организацию;

- взаимодействие с подразделениями, использующими эти материалы, для понимания их запросов и развития взаимоотношений;

- поиск поставщиков, взаимодействие с ними, формирование выгодных отношений;

- закупка материалов и гарантия их качества, обеспечение доставки во время и в нужном количестве;

- формирование хорошей цены и условий поставки;

- создание небольших запасов, обеспечение наличия стандартных и доступных материалов;

- быстрое перемещение материалов через цепи поставок;

- постоянное отслеживание текущих условий, в том числе ожидаемых изменений.

Обычно снабжение организуется одним отделом, что позволяет получить выгоды от централизованных закупок (centralized purchasing). К этим выгодам относится:

- объединение всех закупок аналогичных или похожих материалов, что позволяет получать скидки;

- координация связанных видов деятельности для сокращения затрат на транспортировку, хранение и обслуживание;

- устранение дублирования;

- наличие единой точки контактов с поставщиками и предоставления информации;

- получение специальной квалификации и совершенствование операций по снабжению;

- концентрация ответственности за снабжение, облегчающая управленческий контроль.

Организации, работающие на крупной территории, могут находить локальные закупки более предпочтительными, и по расстоянию, и по знанию местных условий.

Выбор поставщика

Квалифицированный поставщик (qualified supplier) обычно должен отвечать следующим требованиям:

- финансовая стабильность и долгосрочные перспективы на рынке;

- наличие мощностей для поставки необходимых материалов;

- отсутствие ошибок при доставке материалов;

- гарантированное качество;

- надежность и короткие сроки поставки;

- приемлемые цены и условия финансирования;

- гибко реагируют на запросы и изменения;

- достаточный опыт;

- репутация;

- удобная и легкая система закупок;

- история и возможность долгосрочных взаимоотношений.

Выбор лучшего поставщика продуктов осуществляется в соответствии со следующей процедурой:

- отыскать потенциальных поставщиков нужной продукции;

- составить список квалифицированных поставщиков;

- проанализировать вошедшие в список организации и удалить не устраивающие;

- вычеркивать организации до получения «короткого списка» из 4-5 компаний;

- подготовить и послать им унифицированный запрос по расценкам;

- получить ответ на запрос;

- провести оценку и вычеркнуть компании, с которыми возможны проблемы;

- провести техническую оценку соответствия продуктов спецификациям;

- провести коммерческую оценку, сравнить расходы и прочие условия;

- подготовить предварительные встречи с оставшимися поставщиками;

- обсудить условия, согласовать характеристики;

- выбрать наиболее подходящего поставщика;

- провести встречу с выбранным поставщиком для уточнения возникших деталей;

- разместить заказ у выбранного поставщика.

Такой подход требует времени, но надо помнить – плохой поставщик может вызвать больше проблем, чем плохие материалы. Тем не менее, этот подход не требуется, если:

- организация покупает дешевые материалы;

- имеет одного реально доступного поставщика;

- имеет соглашение с удовлетворяющим ее поставщиком;

- проводит политику выбора конкретных типов поставщиков.

При необходимости обеспечить прозрачное и справедливое снабжение, все поставщики должны иметь возможность представить свои предложения. Для формирования короткого списка поставщиков в таком случае используется реклама или открытая печать, и организация из поступивших предложений выбирает лучшее в соответствии с заранее установленными критеоиями. Это называется открытым тендером (open tender). Его разновидность, когда число подаваемых предложений для снижения трудоемкости рассмотрения ограничивается специальными требованиями (опыт, размер, финансовый статус поставщика), носит название ограниченного тендера (limited tender).

Цикл снабжения

Выбрав поставщика и заключив соглашение о закупках, организация должна следовать некоторой определенной процедуре. Несмотря на неизбежные различия в деталях, зависящих от комбинации свойств товаров и поставщиков, общие шаги цикла закупок можно перечислить в процедуре, показанной на рисунке ниже.

Рис.3.1. Шаги цикла закупок

Типы закупок

Формализованная процедура закупок может быть весьма сложной, требующей значительных временных затрат. Как следствие, она может оказаться дорогостоящей и излишне запутанной для осуществления простой покупки. Чаще всего организации устанавливают правила, определяющие порядок работы в ходе закупок: например, процедуры ad hoc для приобретения дешевой продукции, простую автоматизированную процедуру для закупок стоимостью до 50 000 долларов, более сложный алгоритм для закупок стоимостью до 200 000 долларов и максимально глубокий анализ для закупок более высокой стоимости.

После формулировки подобных правил управленческая система контроля может легко осуществлять мониторинг закупок и проверять, выполняются ли они наилучшим способом.

Следует различать первичный и повторный заказ. Если поставщик в течение длительного времени предоставляет качественные услуги, то организация может отказаться от большей части цикла снабжения и минимально управлять заказами, размещаемыми у этого поставщика. Размещение фактически становится рутинной операцией, в основном уведомляющей поставщика о необходимости повторить те или иные действия. Нетрадиционные закупки требуют от организации более осторожных и изобретательных действий при выборе поставщика и формулировке условий закупки.

Если заказ размещается достаточно часто, возникает еще одна проблема: производить ли данный материал самостоятельно или целесообразнее все-таки закупать его. Существует множество факторов, которое надо принимать во внимание при выборе этого решения. Обычно при этом руководствуются следующими тремя группами критериев:

- финансовыми, связанными с затратами;

- операционными, связанными с оперативностью, гибкостью, надежностью, качеством;

- стратегическими, связанными с долгосрочными последствиями принятых решений для организации.

На практике выгоды аутсорсинга становятся все более привлекательными, и все большее число компаний концентрируются на выполнении своих ключевых функций, оставляя получение нужных материалов специализированным поставщикам.

Соглашения и условия закупок

«Разместив заказ», мы подразумеваем под этим разные вещи; контракт, соглашение о лизинге и пр. Все это описывает одни и те же понятия, но в правовом отношении предполагает некоторые различия. При закупках материалов они остаются собственностью до тех пор, пока заказчик их полностью не оплатит. При кредитном финансировании собственность передается организации, отвечающей за обслуживание долга. Вообще говоря, имеется несколько общих типов заказа;

Заказы на закупку – используются в стандартном подходе к снабжению, описанном выше. Он выполняется в форме письма от одной организации к другой, где в деталях описываются характеристики закупаемых материалов и условия закупок. Такое письмо отсылается в ответ на расценки, полученные от квалифицированного поставщика.

Общие заказы – дают простую схему закупки дешевых и стандартных товаров (например, канцелярские). При этом размещается единый заказ на все материалы, которые требуются в течение, скажем, года. Поставщик в течение всего установленного времени отправляет партии этих материалов по требованию.

Электронное снабжение – использует электронный обмен данными или Интернет для упрощения закупок и заменяет бумажные процедуры электронными для простых и повторных заказов.

Контракты – подробно описывают соглашения между организациями покупателя и поставщика, точно указывают сферы ответственности, работы и услуги каждой стороны, а так же связанные с этим условия выполнения. Это обычно применяется для долгосрочных услуг или конкретной работы.

Субонтракт – заключается когда поставщик, заключив контракт, передает часть работы субподрядчику. При этом заключаются два соглашения – контракт между организацией и поставщиком и субконтракт между поставщиком и субподрядчиком. При выполнении крупных проектов может быть несколько уровней субподрядчиков.

Соглашение о лизинге и аренде – в которых указываются условия получения материалов. Как правило, они касаются зданий и оборудования, которые будут возвращены владельцу спустя определенное время, оговоренное в соглашении.

Различных типов закупок может быть много, и сопоставить их между собой может быть сложно. На практике решение о закупках производится в два этапа. На первом изучаются доступные продукты, и удовлетворяющие «квалифицирующим» критериям вносятся в короткий список. Затем, на основании качеств, «Характерных для победителя», из этого списка выделяется лучший продукт. Затраты здесь – лишь один из квалифицирующих критериев, но при типовом товаре они обязательны для включения в «характерные для победителя» свойства.

Ценообразование – очень сложный процесс. Например, не в долгосрочных интересах компании заставить поставщиков спустить цены нереально низко, поскольку они выйдут из бизнеса и в следующий раз при необходимости получить материалы окажутся недоступными. В целом, существуют четыре способа установления цены на материалы;

1. Прайс-листы, где поставщиками указываются фиксированные цены, возмжно предоставляя скидку по крупной или специальной закупке.

2. Специальное предложение – назначение цены каждому заказчику. Заказчик подает заявку на расценки, поставщик отвечает своей ценой и условиями.

3. Переговоры – дают определенную гибкость при установлении цены и условий. Поставщик сообщает свою цену, но готов в ходе переговоров изменить ее, если, например, будут предложены повторные заказы. Заказчик может изменить цены при необходимости особых характеристик – например, быстроты поставки.

4. Цены на товарную продукцию. На такие товары, как нефть, уголь, газ, пшеница и пр. цену устанавливает рынок.

Даже при согласовании цены, остаются неясными условия сделок - кто отвечает за транспортировку до конечного пункта, кто берет на себя риск во время перевозки и т.д. Для фиксации этого используется несколько стандартных условий, которые исторически обозначаются терминами морских перевозок: ex works, FAS, FOB, C&F, CIF, DDP.

EXW (ex-works; доставка за счет покупателя): Покупатель принимает материалы «у фабричных ворот», и несет всю ответственность за перевозку, документацию, таможенную очистку, страхование, риск и пр.

FAS (free along ship; франко вдоль борта): Поставщик доставляет материалы в указанный «порт» и располагает их вдоль борта «судна».

FOB (free on board; франко-борт): Поставщик доставляет материалы в указанный «порт» и погружает их на борт «судна», после чего ответственность за перевозку переходит заказчику.

C&F (cost and freight; стоимость и фрахт): Поставщик обеспечивает перевозку до согласованного места, а заказчик принимает на себя любой риск и оплачивает страховку за перевозку.

CIF (cost, insurance, freight; стоимость, страховка и фрахт): Поставщик обеспечивает перевозку до согласованного места и оплачивает страховку за перевозку.

DDT (delivered to; доставлено): Поставщик отвечает за все аспекты перевозки, вплоть до доставки груза заказчику.