Документальное оформление поступления, выбытия и внутреннего перемещения основных средств

Поступление, перемещение, выбытие и ликвидация основных средств оформляются типовыми первичными учетными документами. Постановлением Совета министров Республики Беларусь от 24.03.2011г. №360 утвержден перечень обязательных форм первичных учетных документов (их 8). Приказом Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь от 1.07.2011г. №268 установлены примерные формы учетных документов для сельскохозяйственных и иных организаций, осуществляющих производство сельскохозяйственной продукции и продукции рыбоводства, и Инструкции о порядке применения и заполнения примерных форм учетных документов для сельскохозяйственных и иных организаций, осуществляющих производство сельскохозяйственной продукции и продукции рыбоводства.

Основные средства поступают в организации и принимаются к бухгалтерскому учету в следующих случаях: в качестве вкладов в уставный фонд организации; приобретение за плату у других организаций и лиц; капитальные вложения, изготовление в организации; безвозмездные поступления от других организаций и лиц; по договору доверительного управления; финансовая аренда (лизинг); субсидий правительственного органа; оприходования излишков, выявленных при инвентаризации; в обмен на другие активы

Оприходование объектов основных средств, построенных подрядным или хозяйственным способом, производят на основании Акта о приеме-передаче основных средств, который составляет приемочная комиссия. Объект основных средств принимается в эксплуатацию на дату подписания акта приемочной комиссией. Акт о приеме-передаче основных средств составляется в 5 экземплярах.

Приобретение и постановка на учет (тракторов, комбайнов, автомобилей) осуществляется на основании товарно-транспортной накладной (ф. ТТН-1), товарных накладных (ф. ТН-2). В паспортах отражаются основные технические характеристики машины, время ввода их в действие, норма амортизации (износа), в дальнейшем в них отражают все производимые ремонты за время эксплуатации. Сельскохозяйственную технику и оборудование, прибывающее железнодорожным или водным транспортом, принимает работник хозяйства в присутствии представителя транспортной организации. Если при приемке установлена недостача или порча (поломка) техники в пути, ее оформляют коммерческим актом, который служит основанием для предъявления претензии к поставщику или транспортной организации. При приемке поступившей техники комиссия тщательно сверяет поступившие средства со счетами-фактурами, товарно-транспортными накладными поставщиков.

Приобретенные основные средства в райагросервисах представители сельскохозяйственных организаций получают по доверенности.

Для бухгалтерского учета поступления и выбытия основных средств предусмотрена следующая первичная учетная документация:

- акт о приеме-передаче объектов основных средств (ф. ОС-1);

- акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (ф. ОС- 1а);

- накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. ОС-2);

- акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (ф. ОС-3);

- акт о приеме (поступлении) оборудования (ф. ОС-14);

- акт о выявленных дефектах оборудования (ф. ОС-16);

- акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. ОС-4);

- акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (ф. ОС-15);

- акт о списании автотранспортных средств (ф. ОС-4а);

- акт о списании группы объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. ОС-4б).

Акт о приеме-передаче объектов основных средств (ф. ОС-1), акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (ф. ОС-1а) применяются для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в организации или между организациями. Акты утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту прилагается и техническая документация по объекту.

Данные приема и исключения объектов из состава основных средств вносятся в Инвентарную карточку (книгу) учета объектов основных средств (ф. ОС-6, ОС-6а, ОС-6б).

Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. ОС-2) применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка) в другое.

Выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность объекта основных средств сдатчика, третий экземпляр передается получателю. Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объектов основных средств (ф. ОС-6, ОС-6а, ОС-6б).

Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (ф. ОС-3) применяется для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации. Акт подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на прием объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию, и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом, после чего сдается в бухгалтерию.

Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, то акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй экземпляр передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.

Данные ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в Инвентарную карточку учета объекта основных средств (ф. ОС-6).

Акт о приеме (поступлении) оборудования (ф. ОС-14) применяется для оформления и учета поступившего на склад оборудования с целью последующего использования его в качестве объекта основных средств. Составляется комиссией в 2 экземплярах и утверждается руководителем.

Передача оборудования в монтаж оформляется Актом о приеме-передаче оборудования в монтаж (ф. ОС-15). На дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания составляется Акт о выявленных дефектах оборудования (ф. ОС-16). Зачисление смонтированного и готового к эксплуатации оборудования в состав основных средств организации оформляется в установленном порядке по (ф. ОС-1).

Выбытие основных средств имеет место в случаях физического износа, реализации, безвозмездной передачи, частичной или полной ликвидации, при авариях, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных ситуациях, повлекших невозможность дальнейшего использования или нецелесообразность восстановления. Стоимость выбывших основных средств подлежит списанию с баланса организации.

Результаты принятого комиссией решения о списании пришедших в негодность основных средств оформляются актами о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных) (ф. № ОС-4), о списании автотранспортных средств (ф. № ОС-4а), о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных) (ф. № ОС-4б).

Акты составляются в 2 экземплярах, подписываются членами комиссии, назначенной руководителем организации, утверждаются руководителем или уполномоченным им лицом.

Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.

В случае списания автотранспортного средства в бухгалтерию вместе с актом также передается документ, подтверждающий снятие его с учета в Государственной автомобильной инспекции Министерства внутренних дел Республики Беларусь.

Детали, узлы и агрегаты разобранного и демонтированного оборудования, пригодные для ремонта других объектов основных средств, а также другие материалы приходуются в бухгалтерском учете по ценам возможного использования.

Сельскохозяйственные организации для отражения поступления и выбытия основных средств применяют следующие специализированные формы документов, утвержденные Министерством сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь № 268 от 1.07.2011 г.:

Акт приема-передачи многолетних насаждений и ввода их в эксплуатацию (ф.101-АПК);

Акт на перевод животных (ф. 303-АПК);

Акт на выбраковку продуктивных животных из основного стада (ф. 102-АПК);

Акт на выбраковку рабочих лошадей из основного стада (ф. 103-АПК);

Акт на списание многолетних насаждений (ф. 104-АПК);

Акт на выбытие животных и птицы (ф. 302-АПК).

Акт приема-передачи многолетних насаждений и ввода их в эксплуатацию (ф. 101-АПК) составляется при приеме-передаче плодовых садов и полезащитных полос во время их посадки, при сдаче их в эксплуатацию в результате достижения плодоносящего возраста или эксплуатационного срока, а также при сдаче многолетних насаждений в аренду. На плодовые сады, заложенные силами хозяйства, акт составляется комиссией в 1 экземпляре, а затем утверждается руководителем. При закладке сада специализированной организацией акт оформляется в 2 экземплярах, один из которых остается у подрядчика, а второй передается заказчику.

Перевод молодняка продуктивного, рабочего скота и птицы в основное стадо оформляют актом на перевод животных (ф. 303-АПК), который составляет заведующий фермой или бригадир в 1 экземпляре в день перевода животных и птицы из одной возрастной группы в другую возрастную. При переводе в основное стадо животных в обязательном порядке взвешивают. Акт наряду с зоотехником и руководителем подразделения подписывает лицо, передающее животное, и лицо, принимающее его на ответственное хранение и обслуживание.

Приобретенный взрослый скот от поставщиков приходуют в таком же порядке, как и другие основные средства. Вместе с документами на оприходование животных поставщик прилагает племенные свидетельства.

Данные, отраженные в акте, заносят в книгу учета движения животных и птицы (ф.301-АПК), а затем в сроки, определенные графиком документооборота, их вместе с отчетом о движении скота и птицы на ферме сдают в бухгалтерию хозяйства.

Продуктивный, рабочий скот и другие виды животных могут быть выбракованы из основного стада при утрате ими хозяйственно полезных качеств вследствие значительного понижения продуктивности, способности к воспроизводству, работоспособности, склонных к постоянным болезням, а также неизлечимых болезней, травматических повреждений, пороков, старости и др. Для проведения выбраковки приказом руководителя назначается комиссия в составе: ветврача, зоотехника, руководителя внутрихозяйственного подразделения. При выбраковке животных комиссия руководствуется заключениями со стороны здоровья и назначении животных по данным бонитировки.

После принятия решения о выбраковке животных из основного стада составляются акты в одном экземпляре следующих форм: акт на выбраковку продуктивных животных из основного стада (ф. 102-АПК); акт на выбраковку рабочих лошадей из основного стада (ф. 103-АПК).

Акты составляются в день выбраковки животных из основного стада комиссией, которая осматривает животных, определяет причины и степень потерь хозяйственно-полезных качеств. Акты составляются как на одно животное, так и на несколько животных, закрепленных за одним материально-ответственным лицом. Акты передаются на утверждение руководителю организации.

Списание многолетних насаждений допускается по истечении биологического периода плодоношения или в случае изреженности насаждений свыше 70 % нормы посадки на один гектар, стихийных бедствий или по другим причинам, обусловившим утрату производственного назначения. Для оформления списания составляется акт на списание многолетних насаждений (ф. 104-АПК). Акт составляет комиссия в одном экземпляре, которая осматривает насаждения, определяет и их состояние, излагает причины списания.

Акт на выбытие животных и птицы (ф. 302-АПК) применяется для учета животных и птицы, выбывающих вследствие убоя, прирезки и падежа. Он составляется руководителем подразделения (заведующим фермой) в одном экземпляре в день выбытия животных и птицы. В нем указываются характеристика (инвентарный номер, порода, масть, пол, упитанность, категория) выбывшего животного, птицы, причины их выбытия. Акт ф.302-АПК подписывают руководитель подразделения (заведующий фермой), ветеринарный врач, зоотехник. На оборотной стороне акта отражается наименование, полученной от забоя, прирезки или падежа животных, продукции и ее использование. Указанная продукция сдается на склад организации по требованию-накладной. Акт утверждается руководителем организации, а его данные служат основанием для записей в книге учета движения животных и птицы ф. 301-АПК и вместе с отчетом о движении скота и птицы на ферме ф. 311-АПК представляется в бухгалтерию.

Безвозмездная передача объектов основных средств в собственность другого юридического или физического лица в обмен на другой товар и в других случаях совершается на основании договора и оформляется актом о приемке-передаче основных средств.

На основании оформленных актов на списание основных средств, на списание автотранспортных средств, выбраковку животных бухгалтерия организации производит отметку о выбытии основных средств в инвентарной карточке.

Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому инвентарному объекту основных средств присваивается отдельный инвентарный номер в момент принятия объектов к учету.

В тех случаях, если инвентарный объект состоит из нескольких частей имеющих разные нормативные сроки службы или срока полезного использования, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный номер.

Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним весь период его нахождения в данной организации. Инвентарные номера выбывших объектов не могут присваиваться другим, вновь принятым к учету основным средствам, в течение пяти лет, начиная с года, следующего за годом списания.

Арендуемые основные средства, полученные в аренду, у арендатора могут числиться под инвентарными номерами, присвоенными им арендодателем. Они учитываются на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства».

Аналитический пообъектный учет основных средств ведется бухгалтерией на инвентарных карточках учета основных средств ф. ОС-6. Они открывается на каждый инвентарный объект.

В организациях, имеющих небольшое количество основных средств, учет может осуществляться в инвентарной книге с указанием необходимых сведений об основных средствах по их видам и местам нахождения, а при наличии большого количества основных средств учет может осуществляться в инвентарном списке.

Заполнение инвентарных карточек производится на основе первичной документации. Они составляются в одном экземпляре и хранятся в бухгалтерии организации.

Все основные средства, находящиеся в эксплуатации, закрепляются за соответствующими подразделениями, в которых они находятся, и отражаются в инвентаризационных описях основных средств.

Инвентаризационные описи составляются при проведении инвентаризации основных средств либо полной инвентаризации. Они составляются в 2 экземплярах, один из которых остается у руководителя подразделения, а другой – передается в бухгалтерию.

Инвентарный учет основных средств осуществляется на основании следующих документов: Инвентарной карточки учета объекта основных средств (ф. ОС-6), Инвентарной карточки группового учета объектов основных средств (ф. ОС-6а), Инвентарной книги учета объектов основных средств (ф. ОС-6б), Инвентарной карточки учета многолетних насаждений (ф. 105-АПК).

Вышеназванные инвентарные карточки применяются для учета наличия объекта основных средств, а также учета движения его внутри организации.

Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (ф. ОС-6б) применяется только для учета наличия производственного и хозяйственного инвентаря и принадлежностей.

Инвентарный учет животных основного стада может вестись в книге учета движения животных и птицы или в инвентарных карточках (ф. ОС-6), (ф. ОС-6а).

Все инвентарные карточки хранятся в картотеке основных средств. В ней их расставляют по классификационным группам основных средств и местам нахождения объекта.

На выбывшие основные средства (реализованные, переданные безвозмездно, списанные из-за их непригодности и т.д.) инвентарные карточки с отметкой причины их выбытия помещают в картотеку выбывших основных средств и хранят в течение 3-5 лет, а по истечении этого срока их уничтожают.

Инвентарный учет многолетних насаждений (плодовых, декоративных, полезащитных и др.) ведется в инвентарной карточке учета многолетних насаждений (ф. 105-АПК).

Заполненные инвентарные карточки регистрируются в Описях инвентарных карточек по учету основных средств (ф. ОС-10). Описи инвентарных карточек ведут в бухгалтерии в одном экземпляре по классификационным группам (видам) объектов основных средств. Опись составляется один раз в пять лет. В ней записывают число, месяц, год поступления и первоначальную стоимость объекта. При выбытии учитываемого объекта в описи делают отметку (число, месяц, год выбытия и стоимость), а соответствующая карточка закрывается.

Для учета земель предназначена Земельная кадастровая книга. Она состоит из четырех разделов: в первом отражено разрешение на право пользования землей и ее общая площадь, во втором указан состав земли по видам угодий, в третьем – качество почв, а в четвертом – площадь приусадебных участков.