Лекция 9. Оптимизация управленческих решений

Принятие решений. Функции управления экономической системой

Принятие решений является важнейшей функцией управления, так как от качества принятого решения во многом зависит эффективность управления. Решение устанавливает: цель, состав работ, которые необходимо выполнить, средства для выполнения работ, методы и сроки выполнения работ. Таким образом, решение — это нацеленность на конкретный результат, в котором определена деятельность элементов организации (например, поведение коллектива или отдельных работников), относящихся к объекту управления.

Согласно концепции основоположника классической школы управления и менеджмента А.Файоля по этапам управленческого цикла функции управления экономической системой делятся на: планирование, организацию, активизацию (мотивацию и стимулирование), координацию и контроль.

Планирование как функция управления реализуется в составлении прогнозов, планов и программ, которые представляют собой решение будущей деятельности объекта управления. Масштабы, исходные данные и временные параметры разрабатываемых планов и программ отличаются друг от друга, но существо планирования остается неизменным.

В процессе планирования разрабатываются: цели, виды работ или мероприятий, сроки их выполнения, потребность в ресурсах. Планирование обычно рассматривают как начальный или предварительный этап процесса управления, а осуществляют его на основе прогнозирования состояния объекта управления с учетом вероятностного характера внешних и внутренних воздействий на это состояние.

Алгоритм стратегического планирования в экономических системах

В экономических системах применяются следующие алгоритмы стратегического планирования.

1. Американский экономист Р. Бейли выделяет следующие шесть ступеней планирования, применяемого как в частных фирмах, так и в государственных структурах:

первая — определение целей организации. Причем не всегда целью является максимизация прибыли. Организации, функционирующие в интересах всего общества, не являются коммерческими. Поэтому для них вырабатываются другие критерии целей;

вторая — описание и прогноз тенденций динамики экономического развития и других факторов, влияющих на деятельность данной организации;

третья — оценка внутренних активов организации. Следует отметить частую недооценку значения качества человеческих ресурсов как потенциального; источника повышения эффективности деятельности организации;

четвертая — адаптация структуры данной организации к плану;

пятая — осуществление плана;

шестая — оценки влияния плана на экономические и социальные процессы, и внесение в него необходимых корректив. Если цели плана не были достигнуты, следует определить, какие изменения должны быть предусмотрены, чтобы добиться их осуществления.

2. Многоступенчатый метод планирования и принятия управленческих решений широко используется агентствами развития и консалтинговыми фирмами США. Алгоритм этого метода предусматривает следующие ступени:

первая ступень — проведение инвентаризации ресурсов и анализ тенденций;

вторая — прогноз спроса, оценка того, что произойдет при определенных условиях (метод сценариев, построение имитационных моделей);

третья — определение целей и задач. во многих организациях и предприятиях при их формулировке учитывается мнение не только руководителей, но также мнений сотрудников, консультантов, экспертов и представителей делового мира;

четвертая — сопоставление и оценка альтернативных планов с учетом таких показателей, как финансовые возможности, степень соответствия целям, правовые и социальные препятствия осуществлению плана, дополнительная нагрузка на ограниченные мощности имеющейся инфраструктуры;

пятая — выбор наиболее приемлемого плана;

шестая — подготовка детальных планов для различных составляющих общего плана, мощностей местной инфраструктуры и программ;

седьмая — осуществление планов;

восьмая ступень — постоянная оценка всего процесса в целом.

3. Большинство планов экономического развития в США составляются с учетом модели, предложенной в 1950-х годах К. Мейерсоном:

1) в процессе анализа выявляются наиболее актуальные проблемы организации;

2) анализируются материалы, полученные от местных консультативных групп и предложенные ими показатели, касающиеся занятости, уровня зарплаты, объема продаж, налогов и другие;

3) определяются общие цели экономического развития;

4) собираются данные, которые затем анализируются, для общей оценки имеющихся ресурсов;

5) корректируются цели после полученных более точных данных;

6) готовятся альтернативные планы и сценарии развития;

7) оценивается каждый предложенный план и стратегия с точки зрения эффективности его осуществления (общей стоимости, затрат времени, технических трудностей реализации и влияния данной стратегии на другие сферы деятельности и имеющиеся ресурсы);

8) принимается окончательный план развития;

9) осуществляется выполнение плана;

10) производится наблюдение за результатами выполнения плана и их оценка;

11) анализируются полученные результаты и осуществляется их сравнение с целями, поставленными в плане.

4. В Канаде получила распространение методология планирования, предложенная Ф. Хейвудом, состоящая из шести ступеней:

1) общая дискуссия о целях;

2) профессиональный анализ целей и возможностей;

3) выработка методов оценки;

4) выбор соответствующих целей и оценка возможностей;

5) принятие избранной политики;

6) реализация планов.

Коротко эту схему можно сформулировать как «обзор — анализ — решение—план». Последствием принятия такой методологии является процесс диалога, в котором участвуют все заинтересованные лица, определяющие цели и приоритеты.

5. Департамент развития жилищного строительства и городов США в гиде по стратегическому планированию на мезоэкономическом уровне, рассматривает несколько отличную от концепции Р. Бейли последовательность шагов:

анализ конкурентных возможностей города, как экономической системы;

обоснование главной приоритетной цели;

разработка сонаправленных или взаимосвязанных с главной целей и направлений;

создание тематических комиссий;

подготовка частных стратегий в тематических комиссиях:

формирование системы задач и мер стратегического плана;

подготовка первой редакции базовой версии стратегического плана

обсуждение плана с участием заинтересованных лиц, комитетов администрации, комиссий законодательного собрания, профессиональных ассоциаций, общественных организаций, профсоюзов. Доработка и согласование текста в тематических комиссиях.

Сравнительный анализ рассмотренных алгоритмов показывает, что они тесно связаны между собой и, в целом, отражают этапы принятия управленческого решения.

Независимо от последовательности шагов по планированию все исследователи сходятся во мнении, что для успешного стратегического планирования необходимо привлечение заинтересованных лиц (алгоритмы 4, 5, частично 2).

Принятие решений в области планирования рассматриваются в двух взаимодополняющих аспектах: как процесс и как деятельность. Деятельность по планированию — сосредоточена на функциональных аспектах, которые определяют, какие решения являются лучшими с технической и экономической точки зрения, подсчитываются необходимые затраты, интегральный экономический эффект от реализации планов, определяется объем и структура инвестиций, срок их окупаемости и т.д.

Окончательное решение обычно не принимается только на основе технических соображений. Представления специалистов часто противоречат интересам остальных членов сообщества. Поэтому необходим более широкий подход, который и вырабатывается в процессе принятия управленческих решений. Все заинтересованные лица, принимающие участие в определенных решениях имеют различные интересы, что порождает конфликты в отношении целей принятия решений. Таким образом, само решение становится методом выявления разнонаправленных, конкурирующих векторов интересов и создания из них устойчивых комбинаций, необходимых для достижения поставленных целей. Осуществляется это в процессе социального сотрудничества и создания общего перспективного видения проблемы развития организации всеми участниками этого процесса. В этом ракурсе принятое решение представляет собой процесс обмена информацией, примирения противоположных точек зрения и согласования позиций, формирования у участников общей заинтересованности в реализации выработанной стратегии.

Организация, как функция управления, способствует практической реализации разработанных планов на основе принятых управленческих решений. На этом этапе создается структура объекта управления, создаются организации, определяется подчиненность; взаимоотношения, связи подразделений.

Обычно четкого разделения между функциями планирования и организации нет и даже, наоборот, они достаточно тесно переплетаются, но, тем не менее, организация логически вытекает из планирования. Например, проектирование новых и существующих организаций, в том числе развитие и размещение объектов производственной базы, подсистемы комплектации и сбыта во многом зависит от формирования календарных планов.

3. Функции активизации, координации, контроля

Функция активизации (мотивации и стимулирования) проявляется в системе мер по повышению трудовой и творческой актуальности трудовых коллективов и отдельных работников для выполнения результатов планирования. Реализацию этой функции осуществляют посредством убеждения, поощрения, принуждения.

Несмотря на наличие логической последовательности перечисленных функций, они практически взаимно дополняют друг друга: функция планирования производства организуется и контролируется; организация производственной системы планируется, контролируется; контроль планируется, организуется. Продолжительность управленческого цикла определяется временем, необходимым для достижения поставленной перед системой цели, и делится на перспективное, текущее и оперативное.

Перспективное управление охватывает период в 5 и более лет, текущее — год, квартал и оперативное — месяц, неделя, сутки, смена.

Функция координации в наиболее явном виде отражает принцип системного подхода. В рамках этой функции определяется степень достигнутого тактического результата, его вклад в общие стратегические планы и компенсация имеющихся отклонений путем перераспределения имеющихся ресурсов и повышения эффективности их использования.

Отличие функций организации и координации состоит в различном отношении ко времени. Организация проявляет статичные свойства. Поскольку эта функция изменяется относительно редко, то в основном ее задачи сводятся к структурированию необходимой иерархии экономической системы. Координация, как деятельность по восстановлению нарушений и отклонений от заданного алгоритма функционирования, проявляет динамичные свойства. Согласно точки зрения профессора В.Н.Терещенко, управленческие решения сохраняют и совершенствуют организацию как в статике, так и в динамике.

Контроль в процессе управления организацией обеспечивает ее первичной информацией о ходе протекающих процессов. Таким образом, контроль, как компонент информационной системы, активизирует функцию координации.

В практике стран с развитой рыночной экономикой в сложных экономических системах получила распространение концепция контроллинга, как элемента обратной связи системы и средства предотвращения кризисных ситуаций. В принципе контроллинг представляет собой управление по отклонениям на основе сравнения нормативно-плановых и фактических показателей.

Однако отличием контроллинга от традиционного механизма планирования заключается во всеобъемлемости всех элементов системы и направленности на выявление взаимосвязей и взаимозависимости факторов, вызвавших эти отклонения. То есть в отличие от традиционного механизма планирования, реализующего комплексный подход, контроллинг реализует системный подход.

В составе системы контроллинга формируется система мониторинга, иначе «следящая система», по следующему алгоритму:

формирование базы отчетных показателей, составляющих первичную информационную базу;

формирование базы сравнительных показателей;

определение периодичности сравнений;

определение критических значений отклонений в натуральном, стоимостном и процентном выражении;

формирование аналитической отчетности, предусматривающей факторное разложение выявленных отклонений;

формирование сводной отчетности.

На основе такого информационного обеспечения системы, контроллинг предусматривает следующий набор корректирующих воздействий на систему: 1. в отсутствии отклонений или их незначительности — ничего не предпринимать; 2. при наличии отклонений в районе критических значений контролируемых параметров — устранить отклонения путем принятия правильного управленческого решения и реализации соответствующего управляющего воздействия; 3. при невозможности эффективного устранения отклонений — производится корректировка контрольных показателей.