Распорядительные документы

К группе распорядительных относятся документы, создающиеся в процессе функционирования предприятия, учреждения или организации. Они содержат изложенную в повелительном наклонении информацию, обязательную для исполнения.

Порядок подготовки и реализации большинства распорядительных документов имеет следующие этапы:

1. Изучение вопроса

2. Подготовка проекта документа

3. Согласование документа

4. Подписание документа

5. Ознакомление с информацией документа круга лиц, имеющих отношение к его содержанию и исполнению.

УКАЗАНИЕ

Указание - это правовой акт, издаваемый органом государственного самоуправления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления. Указания имеют форму служебного письма. Они подлежат регистрации либо в журнале учета исходящих документов, либо в журнале учета приказов.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными организациями коллективного управления, а также комиссиями, создаваемыми органами местного самоуправления (административной, торговой и т.п.) с целью разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установление стабильных норм, правил, предписаний.

ПРИКАЗ

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач его деятельности.

Приказы подразделяются на две основные группы:

- приказы по основной деятельности (производственным вопросам),

- приказы по личному составу (кадровые приказы).

Приказом по основной деятельности оформляются все решения руководителя, связанные с организацией работы предприятия и структурных подразделений, планированием, отчетностью, финансированием, снабжением и сбытом продукции, оперативным управлением и другими направлениями текущей деятельности. Такие приказы называются инициативными.

Приказы издаются также, когда требуется довести до сведения работников предприятия законодательные, нормативные документы и решения, принятые вышестоящими органами власти и управления, организовать их конкретное исполнение или обеспечить соблюдение требований этих документов в текущей деятельности предприятия. Эти приказы относятся к категории изданных «во исполнение».

Приказ по основной деятельности оформляется на общем бланке или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка. Если приказы издаются чаще 200 раз в год, то экономически целесообразно отпечатать специальный бланк приказа.

Приказ по основной деятельности предприятия .должен содержать следующие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование документа;

- дату;

- регистрационный номер;

- место составления или издания;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись;

- визы или гриф согласования.

Название вида документа (ПРИКАЗ) оформляется прописными» буквами (через пробел) ниже наименования организации: от границы левого поля - при угловом расположении реквизитов, и в центре строки - при продольном расположении реквизитов.

Дата приказа оформляется цифровым способом 26.09.2004. В том случае, если время вступления в силу приказа специально не оговаривается в тексте, датой приказа считается дата его подписания.

Регистрационный номер приказа по основной деятельности проставляется на той же строке, что и дата, в пределах ограниченной площади. Регистрация приказов представляет собой присвоение порядковых номеров в пределах календарного года.

Место составления или издания приказа содержит название на селенного пункта, где предприятие или организация имеет зарегистрированный юридический адрес. Сокращения, применяемые при обозначении географических названий, должны соответствовать почтовым правилам Министерства связи Российской Федерации. Например, г. Белев Тульской обл., с. Вятское Прохоровского р-на Курской обл. При обозначении Москвы и Санкт-Петербурга сокращение «г.» («город») не употребляется.

Заголовок к тексту оформляется в левом верхнем углу от границы левого поля. Заголовок должен кратко отражать содержание документа, быть максимально точным и емким. Он начинается с предлога «о ...», отвечает на вопрос «О чем?» и может состоять, как правило, из 3-5 строк, напечатанных через 1 межстрочный интервал. Необходимо помнить, что заголовок приказа служит не только целям его регистрации и поиска. Он облегчает восприятие текста приказа, может настраивать на его исполнение, влияет на формирование отношения подчиненных к распорядительной деятельности Руководителя, поэтому надо всегда следовать правилу: сначала составляется, редактируется, «шлифуется» текст, а лишь затем к нему формулируется заголовок.

Текст приказа по основной деятельности состоит обычно из Двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части содержится обоснование причин, целей и задач издания приказа, необходимости совершения распорядительных действий.

В инициативном приказе констатирующая часть текста обычно начинается с предлога «Для ...» или со сложных отыменных пред. логов «В связи ...», «С целью ...», которые облегчают формулирование текста и являются типовой его частью.

Например,

«Для подготовки к проведению открытого заседания ...»,

«С целью привлечения дополнительных средств ...»,

«В связи с перераспределением функциональных обязанностей специалистов коммерческого отдела...».

Следует помнить, что предлог «В целях ...» до сих пор считается не соответствующим нормам делового стиля русского литературного языка.

В приказе, изданном «во исполнение», констатирующая часть начинается с предлогов «В соответствии...», «На основании...», «В связи...», «Во исполнение...», содержит название вида документа, наименование организации-автора, дату, регистрационный номер, полный заголовок к тексту документа, во исполнение которого издается данный приказ. Для формулирования текста используется стандартная речевая модель.

Например:

«В соответствии с Постановлением правительства Российской Федерации от 00.00.0000 № 000 «О повышении тарифной ставки (оклада) первого разряда Единой тарифной сетки по оплате труда работников бюджетной сферы...».

Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

Разделяет констатирующую и распорядительную части слово «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое всегда оформляется на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами (без пробелов) и заканчивается двоеточием.

Структура распорядительной части обычно выглядит следующим образом:

- «ПРИКАЗЫВАЮ:» (распорядительное действие);

- «кому» (исполнителю или структурному подразделению);

- «что сделать» (указывают конкретную работу);

- «до какого числа» (сроки ее окончания).

Например,

«Коммерческому директору Васильеву А.В. разработать положение об отделе маркетинга к 01.11.2014.».

Часто распорядительная часть содержит несколько пунктов. В ком случае они нумеруются арабскими цифрами, и каждый начинается с красной строки.

Если в приказе содержатся правовые нормы (правила), регулирующие основную деятельность предприятия и рассчитанные на применение в течение длительного времени (нормативные пункты), то они формулируются по примерной речевой модели: что делать с какого срока (или на какой срок).

Например:

«Утвердить штатное расписание коммерческого отдела с 01.01.2014»,

«Внести с 01 декабря 2014 г. следующие изменения в Положение о персонале предприятия:

В случае необходимости руководитель предприятия или организации делегирует свое право контроля за исполнением приказа конкретному должностному лицу. Тогда специальный пункт о контроле исполнения оформляется в распорядительной части текста последним и строится по образцу:

«Контроль за исполнением приказа возложить на коммерческого директора Симонова А. К.»

Архаичные обороты типа: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» при формулировании пункта о контроле не допускаются.

Подпись оформляется через 3-4 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и включает наименование должности лица, подписывающего приказ (сокращенное, т.к. наименование предприятия или организации-автора указано в заголовочной части), личную подпись и ее расшифровку. Расшифровка подписи печатается от 6-го положения табулятора без скобок строчными буквами (кроме заглавных) на уровне последней строки наименования.

Должности. Инициалы располагают перед фамилией, пробел между инициалами и фамилией не делается. Личная подпись руководителя, проставляется на первом экземпляре приказа.

Визы или гриф согласования оформляются до подписания приказа на первом экземпляре его проекта на лицевой стороне последнего листа через 3-4 межстрочных интервала ниже подписи. Если виз и грифов несколько, то они располагаются двумя рядами, от 0-го и 4-го положений табулятора.

В тех случаях, когда нет необходимости в воспроизведении всего текста приказа или это будет экономически нецелесообразно, оформляется такой документ, как выписка из приказа.

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

Выписка из приказа выполняется следующим образом. Реквизиты (наименование организации, дата, место издания и т.д.) оформляются без изменений за исключением названия документа (ПРИКАЗ заменяется соответственно на ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА), при этом дата и номер указываются того приказа, из которого мы делаем выписку. Констатирующая часть текста приказа воспроизводится полностью без изменений, включая слово «ПРИКАЗЫВАЮ:». Из распорядительной части выбирается интересующий нас пункт (один или несколько). Порядковая нумерация его сохраняется. Что касается реквизита «Подпись», выписка из приказа содержит наименование должности лица, подписавшего оригинал приказа, и расшифровку подписи. Руководитель не подписывает выписки из приказа. В отведенном для этого месте делается запись: Подпись. Выписки из приказа обязательно заверяются.

Пример оформления инициативного приказа по основной деятельности:

ООО «Синтез-Абсолют»

ПРИКАЗ

17.12.2004 № 189

г.Чебоксары

О графике работы

структурных подразделений

С целью совершенствования распорядка работы сотрудников фирмы

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию по составлению графика работы структурных подразделений фирмы в составе:

- Анисимов М.И. - зам. директора,

- Чернова А.Н. - начальник отдела кадров,