Аудит состояния складского хозяйства, внутрихозяйственного
контроля и системы учета материально – производственных запасов
Аудиторская проверка материально-производственных запасов начинается с ознакомления с материальным отделом бухгалтерского учета: кто ведет бухгалтерский учет движения ценностей (образование, бухгалтерский стаж, родственные связи); какими нормативными документами пользуется бухгалтер данного участка; кому подотчетен данный бухгалтер, кто его проверяет по исполняемой работе; наличие плана (графика) – схемы документооборота и альбома с перечнем и образцами заполненных первичных типовых документов; обоснованность, оптимальность и целесообразность выбора в учетной политике организационных, методических и технических аспектов по данному участку учета; наличие схем постановки учета движения ценностей на счетах; какие методы внутреннего контроля используются (инвентаризация, документирование; партионного раскроя; нормативного учета) для проверки отклонений фактического расхода материалов от норм; соблюдаются ли сроки проведения инвентаризации ценностей и порядок оформления результатов инвентаризации. Следует убедиться в наличии правильно оформленных договоров о материальной ответственности с завскладами (кладовщиками) и другими лицами, которым переданы в подотчет товарно-материальные ценности; наличии журналов регистрации документов (в частности, доверенностей), приказов о постоянно действующей инвентаризационной комиссии, состава комиссии.
Сохранность материальных ценностей зависит от условий их хранения, поэтому следующим этапом контроля является проверка состояния складского хозяйства в данной организации. Аудитор выясняет число и размещение складских помещений, хранилищ, в том числе типовых и приспособленных, их емкость; условия для хранения ценностей; обеспеченность весоизмерительными приборами.
После этого целесообразно провести устное тестирование (табл.) и выяснить: следует ли провести инвентаризацию всех видов ценностей; необходимо ли проведение сплошной документальной проверки отдельных направлений поступления и использования (движения) материальных ценностей. Это достигается путем изучения слабых и сильных сторон внутреннего контроля и системы бухгалтерского учета.
Анкета тестов проверки состояния внутреннего контроля и системы учета МПЗ
за ________________ 20___г.
| № п/п | Содержание вопроса или объекта исследования | Содержание ответа или результат проверки | Символы значений | Выводы и решения аудитора | ||||||||
| А. Внутренний контроль Имеется ли программа внутрихозяйственного контроля? | Имеется, но разделы программы не детализированы по группам и подгруппам ценностей | У2 | Программа носит формальный характер | |||||||||
| Имеются ли служба внутреннего аудита, ревизионная комиссия, постоянно действующая инвентаризационная комиссия? | Нет службы внутреннего аудита и постоянно действующей инвентаризационной комиссии, а есть только ревизионная комиссия | У2 | Ревизионная комиссия на общественных началах | |||||||||
| Имеются ли должностные инструкции или положения о работе службы внутреннего контроля? | Нет | У1 | В составе ревизионной комиссии нет специалистов | |||||||||
| Проводится ли инвентаризация ценностей, когда и сколько раз? | Проводится только в конце года комиссией, назначенной приказом руководителя. Ревизионная комиссия практически не проводит инвентаризации | У2 | Отсутствует фактический контроль со стороны ревизионной комиссии. Необходимо провести выборочную инвентаризацию. | |||||||||
| Выполняет ли ревизионная комиссия программу внутрихозяйственного контроля? | Ревизионная комиссия проводит проверку только по жалобам собственников | У1 | Отсутствует внутренний контроль. Риск контроля высокий | |||||||||
| Проводится ли проверка полноты и своевременности оприходования МПЗ? | Только по первичным документам (выборочно) | У2 | Риск контроля высокий. Необходимо провести выборочную проверку полноты оприходования ценностей | |||||||||
| Проверяется ли использование МПЗ по различным направлениям деятельности? | Проверяются бухгалтерией только первичные и сводные документы | У2 | Нет фактического контроля. Необходимо провести выборочную проверку | |||||||||
| Выявляются ли лица, виновные в перерасходе сырья и материалов? | Нет, не выявляются из-за отсутствия систематического фактического контроля | У1 | Риск контроля высокий. Необходимо провести выборочную проверку | |||||||||
| Сличаются ли первичные данные о расходе МПЗ с данными отчета по движению материальных ценностей, производственным отчетом? | Только в исключительных случаях по поручению руководства организации | У1 | Необходимо провести арифметическую проверку и взаимную сверку документов и регистров выборочно | |||||||||
| Проверяется ли законность, целесообразность расходования МПЗ | Только при их реализации | У1 | Необходимо проверить безвозмездную передачу ценностей, расход кормов, удобрений, семян, натуроплату труда | |||||||||
| Проверяется ли правильность оценки и учета МПЗ внутренними контролями? И т.д. | Ревизионная комиссия в этих вопросах не компетентна | У1 | Риск контроля высокий. Следует проверить оценку ценностей при их поступлении и расходовании | |||||||||
| Б. Система учета Произведена ли классификация МПЗ на соответствующие группы для их учета? | Не практикуется | У1 | Вызывает сомнение правильность организации аналитического учета | |||||||||
| Выбраны ли методы оценки и учета МПЗ на счетах в учетной политике? | Выбраны варианты оценки, но не используются | У1 | Велика вероятность пропуска ошибок, путаницы в учете при использовании произвольных методов оценки | |||||||||
| Разработан ли проект постановки учета на счетах по движению МПЗ? | Определен только рабочий план счетов, а проекта нет | У1 | Велика вероятность ошибок в корреспонденции счетов | |||||||||
| Используется ли расчет среднего процента для списания отклонения от стоимости материалов? | Отклонения без учета принципа пропорциональности (наугад) | У1 | Имеется вероятность пропуска ошибок и искажения издержек, а также финансовых результатов | |||||||||
| Организован ли аналитический учет МПЗ на должном уровне, ведутся ли карточки складского учета? | Аналитический учет ведется только по производственным запасам (счет 10), а по др. – нет | У2 | Необходимо тщательно проверить записи на счетах 41, 43 | |||||||||
| Сдаются ли отчеты о движении материальных ценностей в бухгалтерию согласно документообороту? | Часто с опозданиями (на 2-3 месяца) | У1 | Велика вероятность искажения периодической отчетности организации из-за отсутствия данных для свода | |||||||||
| Выделяется ли НДС отдельной строкой в расчетных, товарных и платежных документах? | Нет, иногда в документах НДС не выделяется, а на счете 19 отражается | У1 | Велика вероятность пропуска ошибок в учете выделенного и списанного (возмещенного) НДС | |||||||||
| Составляются ли акты при списании МПЗ, приходящих в негодность? | Актов списания МПЗ нет, возвратные отходы не учитываются | У1 | Велика вероятность пропуска ошибок, мошенничества, злоупотреблений, хищений. Требуется тщательная проверка движения МПЗ | |||||||||
| Сверяются ли данные аналитического учета и синтетического учета систематически? И т.д. | Только в конце года | У1 | Велика вероятность искажения периодической отчетности организации | |||||||||
*Примечание (значения символов): низкий уровень - У1; ниже среднего уровня – У2; средний уровень – У3; высокий уровень У4.
Из данных тестирования (см. табл.) следует, что в данном примере уровень организации и осуществления внутреннего контроля по вопросам исследования находится на низком (У1) и ниже среднего (У2) уровнях. Организация и ведение бухгалтерского учета также не отвечают современным требованиям, так как по всем исследуемым вопросам их значения не поднялись выше низкого и ниже среднего уровней (У1 и У2). Основной недостаток внутрихозяйственного контроля – это отсутствие фактического контроля за движением материально-производственных ценностей, а поэтому следующим этапом проверки должна стать инвентаризация материально-ответственных лиц.