Разработка системы количественных стандартов контроля

После того, как определен и ранжирован перечень контролируемых финансовых показателей, возникает необходимость установления

количественных стандартов по каждому из них*. Такие стандарты могут устанавливаться как в абсолютных, так и в относительных показателях. Кроме того, такие количественные стандарты могут носить стабильный или подвижный характер (подвижные количественные стандарты мо­гут быть использованы при контроле показателей гибких бюджетов для корректировки стандартов при изменении учетной ставки, темпов инфляции и т.п.). Стандартами выступают целевые стратегические нор­мативы, показатели текущих планов и бюджетов, система государ­ственных или разработанных предприятием норм и нормативов и т.п.

5. Построение системы мониторинга показателей, включае­мых в финансовый контроллинг.Система мониторинга (или как ее часто переводят „следящая система") составляет основу финансово­го контроллинга, самую активную часть его механизма. Система финансового мониторинга представляет собой разработанный на предприятии механизм постоянного наблюдения за контролируе­мыми показателями финансовой деятельности, определения раз­меров отклонений фактических результатов от предусмотренных и Выявления причин этих отклонений.

Построение системы мониторинга контролируемых финансовых показателей охватывает следующие основные этапы (рис. 2.11.).

а) Построение системы информативных отчетных показа­телей по каждому виду финансового контроллинга основывается на данных финансового и управленческого учета. Эта система пред­ставляет собой так называемую „первичную информационную базу наблюдения", необходимую для последующего расчета агрегирован­ных по предприятию отдельных аналитических абсолютных и относи­тельных финансовых показателей, характеризующих результаты фи­нансовой деятельности предприятия.

б) Разработка системы обобщающих (аналитических) пока­зателей, отражающих фактические результаты достижения пре­дусмотренных количественных стандартов контроля, осущест­вляется в четком соответствии с системой финансовых показателей. При этом обеспечивается полная сопоставимость количественного вы­ражения установленных стандартов и контролируемых аналитичес­ких показателей. В процессе разработки такой системы строятся ал­горитмы расчета отдельных обобщающих (аналитических) показателей с использованием первичной информационной базы наблюдения и методов финансового анализа.

В) Определение структуры и показателей форм контрольных отчетов (рапортов) исполнителей призвано сформировать систему носителей контрольной информации. Для обеспечения эффективности контроллинга такая форма отчета должна быть стандартизирована и содержать следующую информацию:

— фактически достигнутое значение контролируемого показа­теля (в сопоставлении с предусмотренным);

— размер отклонения фактически достигнутого значения конт­ролируемого показателя от предусмотренного;

— факторное разложение размера отклонения (если контроли­руемый показатель поддается количественному разложению на от­дельные составляющие). Алгоритм такого разложения должен быть определен и доведен до каждого исполнителя заранее;

— объяснение причин отрицательных отклонений по показате­лю в целом и отдельным его составляющим;

— указание лиц, виновных в отрицательном отклонении пока­зателя, если это отклонение вызвано внутренними факторами дея­тельности подразделения.

Форма стандартного контрольного отчета (рапорта) исполните­ля дифференцируется в соответствии с содержанием доведенного ему бюджета (плана).

г) Определение контрольных периодов по каждому Виду финан­сового контроллинга и каждой группе контролируемых показате­лей в целом основывается на рекомендациях, изложенных в табл. 2.2. Конкретизация контрольного периода по видам контроллинга и груп­пам показателей определяется „срочностью реагирования", необходи­мой для эффективного управления финансовой деятельностью на дан­ном предприятии. С учетом этого принципа выделяют:

— недельный (декадный) контрольный отчет;

— месячный контрольный отчет;

— квартальный контрольный отчет.

д) Установление размеров отклонений фактических резуль­татов контролируемых показателей от установленных стандар­тов осуществляется как в абсолютных, так и в относительных пока­зателях. Так как каждый показатель содержится в контрольных отчетах исполнителей, на данной стадии он агрегируется в рамках предприя­тия в целом. При этом по относительным показателям все отклоне­ния подразделяются на три группы:

— положительное отклонение;

— отрицательное „допустимое" отклонение;

— отрицательное „критическое" отклонение.

Для проведения такой градации на каждом предприятии должен быть определен критерий „критических" отклонений, который может быть дифференцирован по контрольным периодам. В качестве крите­рия „критического" отклонения может быть принято отклонение в размере 20 и более процентов по недельному (декадному) контрольно­му периоду; 15 и более процентов по месячному периоду; 10 и более процентов по квартальному периоду.

е) Выявление основных причин отклонений фактических резуль­татов контролируемых показателей от установленных стандартов проводится по предприятию в целом и по отдельным „центрам ответ­ственности", В процессе такого анализа выделяются и рассматриваются те показатели финансового контроллинга, по которым наблюдаются „кри­тические" отклонения от целевых нормативов, заданий текущих планов и бюджетов. По каждому „критическому" отклонению (а при необходи­мости и менее значимым размерам отклонений показателей приоритетов первого порядка) должны быть выявлены вызвавшие их причины. В про­цессе осуществления такого анализа в целом по предприятию использу­ются соответствующие разделы контрольных отчетов исполнителей.

Разработанная система мониторинга должна корректироваться при изменении целей финансового контроллинга и системы показа­телей текущих планов и бюджетов.

6. формирование системы алгоритмов действий по устране­нию отклоненийявляется заключительным этапом построения финан­сового контроллинга на предприятии. Принципиальная система дей­ствий менеджеров предприятия в этом случае заключается в трех алгоритмах:

а) „Ничего не предпринимать". Эта форма реагирования пре­дусматривается в тех случаях, когда размер отрицательных отклоне­ний значительно ниже предусмотренного „критического" критерия.

б) „Устранить отклонение". Такая система действий преду­сматривает процедуру поиска и реализации резервов по обеспече­нию выполнения целевых, плановых или нормативных показателей. При этом резервы рассматриваются в разрезе различных аспектов финансовой деятельности и отдельных финансовых операций. В ка­честве таких возможностей может быть рассмотрена целесообраз­ность введения усиленного режима экономии (по принципу „отсече­ния лишнего"), использования системы финансовых резервов и другие.

в) „Изменить систему плановых или нормативных показате­лей". Такая система действий предпринимается в тех случаях, если возможности нормализации отдельных аспектов финансовой деятель­ности ограничены или вообще отсутствуют. В этом случае по результа­там финансового мониторинга вносятся предложения по корректировке системы целевых стратегических нормативов, показателей текущих финансовых планов или отдельных бюджетов. В отдельных критичес­ких случаях может быть обосновано предложение о прекращении от­дельных производственных, инвестиционных и финансовых операций и даже деятельности отдельных центров затрат и инвестиций.

Внедрение на предприятии системы финансового контроллинга позволяет существенно повысить эффективность всего процесса управления его финансовой деятельностью.

Глава 3.