Автоматизация работ в офисных приложениях

Цель работы:

§ освоить работу по созданию бланков в виде шаблонов в Word;

§ научиться создавать макросы на примере Excel;

§ освоить работу по созданию форм и бланков с возможностью автоматизации ввода данных и выполнения расчетов в Excel.

Общие сведения

Создание форм и бланков в Word

Программа Word позволяет создавать формы и бланки, которые можно распространять в электронном виде и заполнять на компьютере.

В виде бланков оформляются анкеты, опросные листы и другие документы.

Электронный бланк используется многократно, поэтому он создается не как обычный документ, а как шаблон. Шаблон является основой для других документов, а сам остается неизменным. Для этой цели в шаблоне делаются доступными только поля ввода данных (поля формы), к остальному тексту доступ пользователя закрыт.

Создание шаблона

Создать шаблон можно одним из двух способов:

§ при открытии документа (Файл→Создать, установить переключатель Шаблон;.

§ сохранить готовый документ можно как шаблон (Файл→Сохранить как), установив в диалоговом окне сохранения тип файла Шаблон документа.

Файл, сохраненный как шаблон, имеет расширение .dot. Сохранить шаблон можно в любом месте, но по умолчанию Word сохраняет шаблоны в специальной папке Шаблоны.

Создание бланка

Для создания полей формы бланка используют панель инструментов Формы. В Word возможны три вида полей формы:

§ текстовые поля ‑ служат для ввода текста;

§ флажки – позволяют установить или снять отметку в поле;

§ раскрывающиеся списки ‑ позволяют выбрать один из нескольких вариантов.

Настройку полей выполняют в диалоговом окне Параметры, которое вызывается командой Свойства контекстного меню для выбранного поля.

Размещение полей формы удобнее всего выполнять с помощью таблицы, чтобы удобнее было выравнивать расположение полей.

Созданную форму перед использованием следует защитить.

Защита полей

Для ограничения доступа пользователя при заполнении шаблона следует активизировать кнопку Защита формы на панели инструментов Формы.

Заполнение готовой формы

Если шаблон был сохранен в стандартной папке Шаблоны, то вызвать его можно по команде Файл→Создать, при этом в диалоговом окне Создание документа выбирается имя требуемого бланка.

Поля формы выбираются клавишами [Tab] и [Shift+Tab] (движение в прямом и обратном направлении, соответственно) или с помощью мыши. Заполнив форму, следует сохранить ее в виде обычного документа или распечатать. Пример заполнения фрагмента формы, содержащей три типа полей (текстовый для ввода фамилии, флаг для ввода пола, поля со списком для ввода курса и номера группы):

Создание макросов в Excel

Макрос – это программа, записанная на языке VBA (Visual Basic for Applications – специальная версия языка Visual Basic), и предназначенная для автоматизации вычислений и действий в офисных приложениях фирмы Microsoft (Word, Excel, PowerPoint и других).

Макросы часто используются:

§ для ускорения часто выполняемых операций редактирования или форматирования;

§ для объединения нескольких команд, например, для вставки таблицы с указанными размерами и границами и определенным числом строк и столбцов;

§ для упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах;

§ для автоматизации обработки сложных последовательных действий в задачах.

Создать макрос можно двумя способами: с помощью средства для записи макросов или с помощью редактора Visual Basic.

В данном описании рассматривается только способ работы с макросами для приложения Excel с помощью средства для записи макросов.

Средство записи макросов (Сервис→Макрос→Начать запись) позволяет быстро создавать макросы с минимальными усилиями (нет необходимости знать VBA). При этом все действия, производимые пользователем, автоматически записываются в виде последовательности инструкций на языке VBA.

Запись макроса можно временно приостанавливать и затем возобновлять с того места, где запись была остановлена. Записываемому макросу в диалоговом окне Запись макроса назначается имя (или принимается предлагаемое имя). Назначаемое имя должно обязательно начинаться с буквы и содержать только буквы, цифры и знаки подчеркивания. При записи можно назначить для запуска макроса сочетание клавиш.

Изменить, просмотреть или удалить макрос можно с помощью диалогового окна Макрос (Сервис→Макрос→Макросы).

Для быстрого запуска макроса можно назначить ему:

§ кнопку из панели инструментов Формы,

§ сочетание клавиш,

§ графический объект на листе.

Кнопка или графический объект должны быть предварительно введены в лист, макрос из списка имеющихся макросов подключается к кнопке при ее вводе, а к объекту ‑ командой Назначить макрос в контекстном меню.

Запустить макрос можно также по команде Сервис→Макрос→Макросы, выбрав из предлагаемого списка имя макроса, который требуется выполнить.

Применение элементов управления Формы в Excel

Элементы управления – графические объекты, размещаемые на листе для отображения или ввода данных, выполнения действий или облегчения восприятия текста.

В Excel имеются два типа элементов управления:

- элементы Active X панели инструментов Элементы управления). Макросы для управления их работой создаются в редакторе VBA;

- элементы управления панели Формы. Макросы для этих элементов создаются с помощью средства записи макросов и не требуют обязательного знания VBA.

Перечень элементов управления панели инструментов Форма представлен в таблице "Элементы управления Excel".

Элементы управления Excel
Название элемента	Описание
Надпись	Текст, который можно вставить в любое место на листе.
Группа	Надпись и рамка, объединяющая в группу связанные между собой элементы переключатели или флажки.
Кнопка	Кнопка, запускающая макрос
Флажок	Включает или выключает действие определенного параметра. На листе или в группе может быть активизировано несколько флажков одновременно (возможно выбрать одновременно несколько параметров).
Переключатель	Элемент, с помощью которого может быть выбрана одна из существующих возможностей. Обычно такие переключатели объединяются в группу. Переключатели разных групп не связаны между собой. Внутри группы активизированным может быть только один элемент.
Список	Поле, содержащее список элементов. Номер выбранного из списка элемента записывается в связанную ячейку.
Поле со списком	Кнопка, позволяющая организовать выбор одного элемента из списка (раскрывающийся список). В связанную ячейку записывается номер выбранного элемента из списка.
Полоса прокрутки	Элемент, позволяющий плавно с заданным шагом и в заданных пределах изменять значение, хранящееся в ячейке, с которой данный объект связан.
Счетчик	Кнопка, позволяющая с заданным шагом изменять значение в связанной с ней ячейке.

Свойства большинства элементов можно изменять. Действия, производимые с помощью объекта управления, задаются в диалоговом окне Формат элемента управления на вкладке Элемент управления (это окно вызывается командой Формат объекта из контекстного меню). У элементов управления Кнопка и Надпись можно изменять только свойства, касающиеся формата.

С помощью элементов форм в Excel можно не просто заносить данные в анкеты и бланки, но и производить анализ введенных данных.

Каждый элемент формы (кроме элементов Кнопка и Надпись) связан с ячейкой. Значение связанной ячейки изменяется в зависимости от состояния элемента или действия с элементом. Для работы элементов Список, Поле со списком, Полоса прокрутки и Счетчик задаются диапазоны ячеек.

Шаблоны в Excel

Шаблон ‑ книга, создаваемая и используемая как начальный вариант всех новых книг. Можно создавать шаблоны книг и листов. Созданный шаблон имеет расширение .xlt.

В Excel содержится ряд встроенных шаблонов: Авансовый отчет, Балансовый отчет, Карточка табельного учета, Рассрочка, Счет-фактура, Финансовый шаблон (книга, содержащая несколько основных финансовых документов). Можно создать документ на основе любого из этих шаблонов, для этого следует вызвать команду Файл→Создать (команда вызывается именно из строки главного меню!), выбрать в появившемся окне создания документа Шаблоны, а затем вкладку Решения.Каждый пользователь может добавить в список стандартных шаблонов свой собственный.

Готовую книгу можно сохранить как шаблон (Файл→Сохранить как), установив в диалоговом окне сохранения тип файла Шаблон документа.

При создании книги на основе шаблона сам исходный шаблон не изменяется.

При создании шаблона выполняют сначала защиту отдельных ячеек (можно защитить ячейку и.или скрыть формулу, хранящуюся в этой ячейке, установив флажки в соответствующих полях вкладки Защита окна Формат ячеек контекстного меню), а затем защищают весь лист (Сервис→Защита→Защитить лист).

Содержание работы

Задание 1. Создание формы в Word

Придумайте анкету, например, читателя библиотеки, и создайте шаблон для ее заполнения, используя поля формы приложения MS Word.

Последовательность создания анкеты:

1. Создайте форму для анкеты, используя поля из панели инструментов Формы. Настройте поля, введя необходимые данные для списков (активизируйте окно настройки параметров поля двойным щелчком по правой кнопке мыши).
2. Защитите форму (кнопка Защита формы на панели инструментов Формы) и убедитесь, что все поля доступны и работают правильно. Если необходимо изменить параметры поля, например, удалить или добавить запись в список в Поле со списком, снимите защиту повторным нажатием на кнопку защиты и выполните необходимые действия.
3. Готовую форму сохраните как шаблон, если она полностью готова, или как обычный документ, если работу по созданию формы следует продолжить позже.
4. Проверьте работу созданного шаблона, создав на его основе несколько анкет, анкеты сохраняйте как обычные текстовые документы.

Задание 2. Создание макроса построения диаграммы в Excel

Создайте Макрос, который позволит автоматически построить диаграмму Стоимость мониторов при нажатии на кнопку «Диаграмма».

Создайте новый лист с именем Макрос и скопируйте на него таблицу, отражающую учет мониторов из лабораторной работы № 6.

Для записи макроса выполните последовательность действий:

· Запустите процесс записи макроса (Сервис→Макрос→Начать запись)

· В поле Имя макроса введите имя нового макроса или оставьте предложенное.

· При желании введите краткое описание макроса в поле Описание.

· Выполните действия, которые следует включить в макрос. В данном случае постройте диаграмму.

· Для окончания записи макроса нажмите кнопку Остановить запись на панели инструментов Visual Basic.

· Подключите панель инструментов Формы, щелкните на объекте Кнопка и установите кнопку, щелкнув в нужном месте страницы. В окне Назначить макрос объекту выберите имя созданного макроса. В контекстном меню измените имя кнопки на имя Диаграмма.

Для проверки действия макроса удалите диаграмму и нажмите кнопку “Диаграмма”.

Ознакомьтесь с текстом программы, соответствующей созданному макросу, для чего в контекстном меню для созданной кнопки выберите Назначить макрос, затем свой Макрос и действие Правка.

Сохраните текст макроса (программы) для отчета (скопируйте и вставьте в новый лист, которому дайте имя Текст_макроса), попытайтесь разобраться в содержании программных команд.

Задание 3. Создание произвольного макроса, запускаемого клавишами, в Excel

Создайте макрос, который при нажатии на клавиши {Control+f} выведет на рабочий лист Ваши фамилию и имя (или Улыбающееся лицо розового цвета), а при нажатии на клавиши {Control+r} сотрет эту надпись (превратит Улыбающееся лицо в грустное сиреневого цвета).

Задание 4. Знакомство со стандартными шаблонами Excel

Ознакомьтесь со встроенными в Excel шаблонами для создания разнообразных бланков (Файл→Создать, выберите Создание с помощью шаблона, в окне Шаблоны выберите вкладку Решения).

Шаблоны книги Финансовые шаблоны не имеют ячеек с формулами.

Остальные шаблоны имеют защищенные от доступа поля; как правило, защищаются ячейки с расчетами и заголовками.

Откройте шаблон Счет-фактура и найдите защищенные и незащищенные поля. Снимите защиту листа (Сервис→Защита→Снять защиту листа). Убедитесь, что защищаемые ячейки имеют галочку в поле Защищаемая ячейка (вкладка Защита окна Формат ячеек контекстного меню).

Защитите лист и создайте с помощью встроенного шаблона заполненный бланк.

Задание 5.Создание собственного шаблона в Excel

Разработайте шаблон, содержащий формулы и защищенные ячейки, на основе одного из шаблонов книги Финансовые расчеты (по заданию преподавателя). В бланк должна автоматически вставляться текущая дата.

Задание 6.Автоматизация ввода данных в бланк

Используя элементы управления Excel, автоматизируйте ввод данных в бланк Счет-фактура из книги шаблонов Финансовые шаблоны для фирмы, имеющей три филиала.

Следуйте указаниям:

· Скопируйте бланк в новую книгу.

· Вставьте в эту книгу три новых листа перед бланком Счета-фактуры и назовите первый лист Форма ввода, а второй лист Поставщики, третий – Покупатели.

· На втором и третьем листах создайте таблицы, содержащие все необходимые данные о Поставщиках и Покупателях (названия полей возьмите из бланка Счет-фактура (Поставщик, Адрес, Телефон, Расчетный счет № и т. д.). Сведения о своей фирме введите в обе таблицы, таким образом, фирма может выступать и в роли Покупателя, и в роли Поставщика.

Первый столбец в таблицах должен быть номером записи по порядку!

· На листе Форма ввода разместите два Элемента управления Список (для выбора Покупателя и для выбора Поставщика). Например:

· Свяжите созданные элементы управления с соответствующими списками на листах Покупатели и Поставщики (настройка свойств элементов управления на вкладке Элемент управления в контекстном меню Формат объекта). Помните, что элемент управления Список возвращает в выделенную ячейку номер выбранного элемента из указанного списка; в качестве такой ячейки можно указать любую свободную ячейку любого листа, например, рядом с соответствующей таблицей.

· В ячейки листа Счет-фактура, содержащие данные из полей созданных Вами таблиц о поставщиках и покупателях, вставьте формулу, содержащую функцию ВПР() с нужными ссылками на таблицы и с номерами полей. С функцией ВПР() ознакомьтесь по справке.

Если все выполнено правильно, данные в Счет-фактуру вводятся при заполнении созданной Вами формы.

· Защитите ячейки книги и саму книгу.

Сохраните книгу.

Задание 7

Пусть фирма выступает только в роли покупателя. Измените созданную в задании 6 книгу так, чтобы данные о Покупателе (теперь это только данные о филиалах исходной фирмы) вводились с помощью элемента управления Переключатель. Переключатели разместите внутри элемента управления Группа, чтобы выбирался только один из филиалов фирмы.

Задание 8

Создайте шаблон бланка в соответствии с заданием преподавателя. Используйте все освоенные Вами возможности автоматизации для ввода данных и выполнения вычислений.

Задание для самостоятельной работы

Используя средство Мастер резюме или любой из встроенных шаблонов для создания резюме в приложении Word, создайте файл-резюме, в котором отобразите сведения о себе (личные данные, образование, навык и опыт работы) для предоставления фирмам-работодателям.

Шаблоны находятся в окне создания документа (Файл→Создать) на вкладке Другие документы в Общих шаблонах.

Контрольные вопросы и задания

1. Чем шаблон отличается от обычного документа или книги?
2. Какое расширение имеют файлы шаблонов, подготовленные в Word и в Excel?
3. Как реализовать автоматическую подстановку в бланк текущей даты?
4. Каково предназначение панели инструментов Формы?
5. В чем отличие элементов управления панели Формы и панели Элементы управления?
6. Как защитить ячейку в Excel?
7. Как защитить лист и книгу в Excel?
8. Какие функции из категории Ссылки и массивы можно использовать для ввода данных с помощью элементов управления?

Приложение 1