Расходование денежных средств

Документ "Заявка на расходование средств"

Документ «Заявка на расходование средств» предназначен для фиксации решения о совершении наличного или безналичного платежа (группы платежей) или перемещения денежных средств. Реквизиты документа и порядок их использования в основном аналогичны документам «Платежное поручение (исходящее)» и «Расходный кассовый ордер».

При установленном флаге «Резервировать» производится резервирование указанной в заявке суммы денежных средств по выбранному месту хранения. Также, при установленном виде операции «Оплата поставщику» или «Возврат денежных средств покупателю» производится изменение оперативных расчетов с контрагентами.

На основании документа «Заявка на расходование средств» могут быть введены банковские и кассовые платежные документы. У подобных документов предусмотрен реквизит «Заявка», который заполняется при вводе на основании или может быть заполнен вручную. При проведении платежных документов с указанной заявкой на расходование средств проверяется соответствие суммы документа текущему остатку неисполненных платежей по данной заявке.

Существует возможность при настройке дополнительных прав запретить пользователю проводить платежные документы без указания заявки на расходование средств.

В документе могут храниться ссылки на дополнительную информацию, комментирующие заявку (файлы, образцы документов).

Открыв документ «Заявка на расходование средств» по траектории –«Действие»-«Ввести на основании»-«Платежное поручение исходящее» сформируем его.

Оно не будет проводиться, так как пока на счету просто нет денег. Вернемся к нему после формирования и оплаты «Платежного поручения входящего» (от покупателя), когда деньги на счету появятся. Проведем проведение в пункте «Платежное поручение исходящее».

6.2. Документ "Планируемое поступление денежных средств"

Документ предназначен для отражения планируемых поступлений денежных средств в кассу или на расчетный счет организации. После отражения планируемого поступления в управленческом учете, возможно уже на этом этапе резервировать денежные средства под предстоящие платежи в планируемых поступлениях с помощью документа "Заявка на расходование средств".

Учет планируемых поступлений от контрагентов

Отражение документа в управленческом учете заключается в определении порядка отражения планируемого во взаиморасчетах с контрагентами. При проведении документа изменяется состояние оперативных взаиморасчетов; сумма платежа помещается в регистр «Планируемые поступления денежных средств». Для учета планируемого платежа в оперативных расчетах с контрагентами необходимо указать:

• валюту планируемого поступления;
• контрагента, от которого планируется платеж;

При выбранном виде операции «Оплата поставщику», «Возврат денежных средств покупателю» возможны два варианта отражения оплаты контрагенту:

• по одному договору и сделке;
• по нескольким договорам или сделкам.

Переключение между режимами производится по кнопке «Список» главного меню формы документа.

Отражение планируемого поступления по одному договору и сделке

При отражении планируемого поступления по одному договору и сделке в полях ввода формы документа необходимо указать:

• сумму платежа (изменяется автоматически при редактировании суммы документа)
• договор с контрагентом;
• сделку (при необходимости);
• курс валюты взаиморасчетов по договору, по которому будет учтен платеж во взаиморасчетах или сумму, на которую изменится состояние взаиморасчетов.

Возможно выбрать необходимый договор и сделку для погашения из списка текущих задолженностей по указанному контрагенту. Список открывается по нажатию кнопки «Подбор».

Отражение планируемого поступления по нескольким договорам и сделкам

В этом режиме становится доступной для редактирования табличная часть «Расшифровка платежа». Для каждой строки табличной части необходимо указать:

• договор с контрагентом;
• сделку (при необходимости);
• сумму платежа (часть суммы документа, относимую на данный договор и сделку); итог по колонке «Сумма платежа» должен равняться сумме документа;
• курс валюты взаиморасчетов по договору, по которому будет учтен платеж во взаиморасчетах или сумму, на которую изменится состояние взаиморасчетов.

Возможно подобрать необходимые договоры и сделки для погашения из списка текущих задолженностей по указанному контрагенту. Список открывается по нажатию кнопки «Подбор». Также, можно автоматически заполнить табличную часть на основании информации по непогашенным задолженностям. Обработка для автоматического заполнения вызывается по нажатию кнопки«Заполнить» меню табличной части. В окне настройки автоматического заполнения необходимо указать:

• способ расчета задолженности
• по фактической задолженности (на основании данных о фактическом движении средств и изменении взаиморасчетов с контрагентами);
• по оперативной задолженности (помимо данных о фактическом изменении расчетов указываются заказы покупателей и поставщикам, неоплаченные расчетные денежные документы, отраженные в оперативном учете, а также заявки на расходование средств и планируемые поступления денежных средств);
• порядок погашения задолженности: указывается, какие задолженности будут подбираться для погашения в первую очередь: более ранние или более поздние.
• общую сумму, на которую будут подбираться задолженности при установке соответствующего флага.

6.3.Документ "Платежное поручение (входящее)"

Документ предназначен для учета поступления безналичных денежных средств.

Выбор варианта использования производится из меню, выпадающего по кнопке «Операция».

В управленческом учете документ проводится в два этапа: отражение в оперативном учете (информация о готовящемся поступлении) и отражение движения денежных средств (оплата документа банком, фактическое поступление).

В зависимости от варианта использования документа, существуют различные требования к заполнению его реквизитов. Главным образом, отличия возникают при отражении документа в оперативном учете.