Оформление кассовых документов
● В «Журнале кассира-операциониста» КМ-4 содержатся следующие графы:
В графе №1 – указывается текущая дата.
В графе №2– номер отдела (секции
В графе №3 – указываются фамилия, имя и отчество кассира-операциониста.
В графе №4 – указывается порядковый номер контрольного счетчика на конец рабочего дня (смены), другими словами, номер Z-отчета, соответствующего текущей дате..
В графе №5 – необходимо поставить прочерк. Показатели в столбце 5 заполняют налоговые инспекторы только при перерегистрации ККТ. Однако, как правило, они этого не делают.
В графе №6 – указываются показания суммирующего денежного счетчика ККМ «Необнуляемый нарастающий итог» на начало смены, которые указываются в Z-отчете.
В графах №7 и №8 соответственно – подписи кассира-операциониста и администратора (старшего кассира).
В графе №9 – показания суммирующего денежного счетчика ККМ «Необнуляемый нарастающий итог» на конец рабочей смены. Называется этот счетчик по-разному для различных контрольно-кассовых машин, например: «главный суммирующий денежный счетчик», «нарастающий итог», «итого», «итоговый счетчик», «гросс-итог» (последнюю формулировку Вы можете увидеть в образце Z-отчета).
В графе №10 – сумма выручки за смену, согласно показаниям счетчика ККМ в Z-отчете. Этот счетчик тоже может фигурировать в документации под разными названиями: «итоговая сумма», «итог», «сменный итог». Определяется как разность между графами №9 и №6.
В графе№11 – указывается сумма полученных от покупателей денежных средств (выручка организации), исключая сумму возвратов покупателям по акту КМ-3 «О возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)» и суммы за покупки, оплаченные банковскими картами.
В графах №12 и №13 соответственно обозначается количество платежных документов (банковских чеков и т.п., если они принимаются организацией) и их общая сумма. При отсутствии данных документов графы №12 и №13 не заполняются, необходимо поставить прочерки.
В графе №14 – указывается общая сумма выручки за смену (№11 + №13) за вычетом сумм денег, возвращенных покупателям по неиспользованным или ошибочным кассовым чекам (акт КМ-3).
В графе №15 – отражается сумма денег, возвращенная покупателям по неиспользованным (в т.ч. ошибочно пробитым) чекам. Сумма граф №14 и №15 должна соответствовать сумме, указанной в графе №10.
В графах №16, №17 и №18 – должны поставить подписи соответствующие должностные лица организации.
Реестр ошибочно сформированных чеков. Порядок оформления кассовых документов:
1. Контрольная лента предназначена для контроля за всеми расчётно-кассовыми операциями. По контрольной ленте можно проверить выданный чек. Для этого нужно найти его порядковый номер на контрольной ленте и сверить реквизиты. При расхождении фактической суммы выручки и суммы показаний по денежным счётчикам правильную выручку можно определить путём сложения сумм, напечатанных на контрольной ленте.
Перед заправкой контрольной ленты в кассовый аппарат её оформляют, т. е. на ней указывают тип и заводской номер кассового аппарата, дату, время начала работы, фамилию кассира. Данные на контрольной ленте заверяются подписями кассира и материально ответственного за кассу лица.
По окончании рабочего дня (смены) контрольная лента тоже оформляется, т. е. указывается тип и заводской номер кассового аппарата, дата, время окончания работы. Записи закрепляются подписями кассира и материально ответственного за кассу лица.
2. Кассовый чек – это платёжный документ, свидетельствующий о проведении кассовой операции и содержащий необходимые сведения о её содержании.
3. Сменный отчёт (Z-отчёт) –один из основных документов, служащих для контроля правильности отчисления торговым предприятием налогов. Он является копией Х-отчёта и содержит информацию о продажах и возвратах отдельно по каждому кассиру и виду платежа, итоговые значения за смену по продажам и возвратам, сведения о количестве чеков, нарастающих продажах, нарастающем итоге.
4. Акт по возврату наличных денежных средств потребителю.
5.По окончании смены кассир оформляет акт (в 2-х экземплярах) по неиспользованным кассовым чекам. Такие чеки кассир гасит перечёркиванием, наклеивает на лист бумаги и вместе с актом сдаёт в бухгалтерию, где они хранятся при текстовых
Если кассир допустил ошибку при вводе суммы, а чек закрыл, то необходимо выполнить операцию «Аннулирование чека», сформировать правильный чек (с разрешения старшего кассира), заполнить реестр ошибочно сформированных чеков и к нему приложить ошибочный чек. Затем сделать соответствующую запись в книге кассира-операциониста.