Завершение работы на кассовом аппарате

За два-три часа до закрытия магазина кассир подготавливает деньги к сдаче: раскладывает их и подсчитывает, а затем сдаёт материально ответственному за кассу лицу для формирования инкассаторской (денежной) сумки. После закрытия магазина материально ответственное лицо в присутствии кассира снимает показания денежных накопительных суммирующих счётчиков на конец дня и получает ежедневный (фискальный) отчёт. По показаниям денежных накопительных суммирующих счётчиков на начало, и конец дня определяется выручка. На основании расходно-приходных документов материально ответственное лицо определяет остаток денег в кассе на конец дня по формуле

,

где – остаток денег в кассе на конец дня;

– остаток денег на начало дня;

В – выручка за смену;

П – приход;

– сдано наличными;

Р – расход.

Кассир пересчитывает деньги, имеющиеся в кассе, и первым называет их сумму. Сравнивая фактический остаток денег в кассе с остатком, выведенным по формуле, старший кассир определяет результат работы кассира по формуле

,

где - результат работы кассира;

– остаток фактический;

– остаток, выведенный по формуле.

Если разность получается со знаком минус, то у кассира недостача, а если плюс – то излишки. Недостачу кассир вносит в кассу в тот же день по приходно кассовому ордену (предварительно написав письменное объяснение), а излишки приходуются с отнесением на хозяйственную деятельность.

При выявлении больших расхождений выручку определяют по контрольной ленте.

Показания накопительных денежных суммирующих счётчиков на конец дня заносятся в книгу кассира-операциониста и скрепляются подписями кассира и материально ответственного за кассу лица.

Контрольная лента вынимается из кассового аппарата и оформляется. Кассир подготавливает к сдаче возвращенные не­использованные покупателями кассовые чеки, а также другую кассовую документацию, предусмотренную законодательством.

Закончив оформление кассовых документов, кассир гото­вит кассовый аппарат к работе на следующий день. Закрывает аппарат на ключ, который сдается на хранение материально от­ветственному лицу, отключает его от электросети. Материаль­но ответственное за кассу лицо после получения необходимых документов от всех кассиров составляет сводный кассовый от­чет за текущий день. Сводный кассовый отчет вместе с актами, приходно-расходными ордерами предается в бухгалтерию до на­чала работы следующей смены.

Согласно действующим «Правилам ведения кассовых опера­ций и расчетов наличными денежными средствами в Республи­ке Беларусь» предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги на конец рабочего дня в пределах лимита остатка кассы, установленного законодательством.

Лимит остатка кассы — это предельный остаток, макси­мально допускаемая сумма наличных денег, которая может на­ходиться в кассе предприятия (у предпринимателя) по состоя­нию на конец рабочего дня.

Исключение составляют предприятия с круглосуточным режимом работы, религиозные организации, предприниматели, частные нотариусы, а также специализированные кооперативы, общественные организации (объединения), осуществляющие предпринимательскую деятельность, направленную только на ре­шение уставных целей и задач, определенных законодательством Республики Беларусь. Они всю выручку (за исключением остатка фактической потребности в разменных наличных деньгах, но не более пяти базовых величин в расчете на одного кассира) сдают в порядке и в сроки, установленные обслуживающим банком.

Все наличные деньги и другие ценности предприятий (пред­принимателей) хранятся в металлических шкафах или сейфах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются.

Ключи от металлических шкафов и сейфов, печати хранятся у кассира, которому запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах или другой упаковке хранятся у руководителя предприятия (предпринимателя). Не реже одного раза в квартал проводится проверка их наличия. При обнаружении утраты ключа руководителю предприятия (предпринимателю) необходимо сообщить об этом в органы внутренних дел и принять меры к немедленной замене замка металлического шкафа или сейфа.

Отчёты о работе кассы

Современные кассовые аппараты, специальные компьютерные системы выдают множество разных по содержанию отчётов.

Отчёты о работе кассы могут быть использованы для учёта движения товаров и денег внутри самого магазина, для за контроля за работой кассира. К отчётам, формируемым посредством КСА и СКС, относят:

· Отчёт по кассе (Х-отчёт);

· Отчёт по времени;

· Кассовая сводка;

· Отчёт по отделам;

· Товарный отчёт;

· Акт о возврате;

· Отчёт по проведённым скидкам и наценкам;

· Отчёт по авторизациям.

Отчёт по кассе (Х-отчёт) содержит информацию о продажах и возвратах отдельно по каждому кассиру, виду платежа (наличные и по пластиковым карточкам); итоговые значения на данный момент времени отдельно по каждому виду платежа, по продажам и возвратам; данные о количестве чеков и позиций по каждому кассиру в отдельности; сведения о работе с наличными деньгами, о нарастающей продаже (наличной и безналичной), о нарастающем возврате, нарастающем итоге (по продажам, возврату и общей итоговой сумме).

Получение Х-отчёта не вызывает каких-либо изменений в денежных счётчиках. При его выводе данные в фискальную память не записываются. Этот отчёт удобен тем, что в любое время можно проконтролировать работу кассира (количество наличных денег в денежном ящике и сумма, указанная в Х-отчёте должны совпадать). Он позволяет разрешить разногласия по сумме сдачи.

Сменный отчёт (Z-отчёт) – один из основных документов, служащих для контроля правильности отчисления торговым предприятиям налогов. Он является копией Х-отчёта и содержит информацию о продажах и возвратах отдельно по каждому кассиру и виду платежа, итоговые значения за смену по продажам и возвратам, сведения о количестве чеков, нарастающих продажах и возвратах, нарастающем итоге.

Сменный Z-отчёт является фискальным документом, т. е. во время закрытия смены в нём печатается фискальная информация о работе за смену.