Анализ труда и заработной платы

4.1 Задачи и источники информации для анализа труда и заработной платы

Значение анализа труда и заработной платы обусловливается необходимостью постоянного определения резервов улучшения качества работы учреждений, повышения эффективности использования рабочей силы и эффективности расходования бюджетных средств, выделяемых на оплату труда работников.

Основными задачами анализа являются:

1) изучение и оценка обеспеченности учреждения трудовыми ресурсами;

2) характеристика движения работников;

3) количественная и качественная характеристика структуры персонала;

4) выявление факторов и причин отклонений фактических показателей состояния штатов от нормативов, оценка негативных тенденций;

5) изучение полноты использования рабочего времени и загрузки каждого работника, характеристика уровней совместительства и совмещения;

5) оценка производительности труда и его эффективности;

6) анализ формирования и рационального использования фонда заработной платы, оптимальности его структуры;

7) выявление резервов повышения эффективности труда, снижения потерь рабочего времени, эффективности расходования средств на оплату труда, разработка мероприятий по мобилизации выявленных резервов.

В качестве источников информации для анализа привлекается планово-учетная документация:

• статистические отчеты по труду (12-т «Отчет по труду», 1-т (некоммерческие) «Отчет по труду», 6-т «Отчет о составе фонда заработной платы и прочих выплат» и др.);

• штатные нормативы;

• штатное расписание;

• тарификационные списки;

• материалы табельного учета и движения кадров;

• отчет об исполнении бюджетной сметы формы № 2;

• основные показатели деятельности организации (развития сети, объема оказываемых услуг и т.п.);

• регистры бухгалтерского учета по начислению заработной платы, лицевые счета работников;

• материалы результатов аттестаций и обследований условий работы персонала и др.

4.2 Анализ состава, структуры и движения работников

Для проведения анализа используется информация о фактическом наличии работников в организации по состоянию на различные даты за ряд лет, имеющихся нормативах по штатам организации (количество, запланированное в штатном расписании, необходимое для выполнения функций организации). Изучается состав работников по различным признакам. В качестве признаков классификации можно рассмотреть: категории персонала (исходя из специфики организации); структурные подразделения организации (отделы, департаменты и т.п.); стаж работы; квалификационные характеристики (присвоенные классы, категории, ученые звания, ученые степени и т.п.); возраст; пол и др.

Наибольший интерес для анализа хозяйственной деятельности представляют первые 4 признака.

Анализ производится, как правило, сопоставлением данных на конец отчетного года или на текущую дату с данными прошлых периодов. При этом целесообразно определить удельный вес отдельных категорий в общей численности, абсолютные и относительные отклонения, темп роста. Сравнение может быть произведено и с плановой потребностью в работниках. Тогда оно характеризует также обеспеченность организации трудовыми ресурсами. А при расчетах целесообразно определить процент выполнения плана.

При этом анализ по таким критериям как стаж и квалификационные характеристики дает понятие о качественном составе работников.

Для того чтобы охарактеризовать движение рабочей силы можно рассчитать коэффициенты оборота по приемы, увольнению и коэффициент текучести. Для этого используются следующие формулы:

Кп=Чп/Чср, (1)

Ку=Чу/Чср, (2)

Кт=Чт/Чср, (3)

где Кп – коэффициент оборота по приему;

Ку – коэффициент оборота по увольнению;

Кт – коэффициент текучести;

Чп – количество принятых работников, чел.;

Чу – количество уволенных работников, чел.;

Чт – количество уволенных только по собственному желанию, за

несоответствие должности и нарушение дисциплины, чел.;

Чср – среднесписочная численность работников, чел.

4.3 Оценка обеспеченности организации трудовыми ресурсами и эффективности труда

Общую картину обеспеченности трудовыми ресурсами учреждения (их наличие) дает анализ изменения среднесписочной численности работников, проведенный по категориям персонала, что одновременно является также анализом состава и структуры трудовых ресурсов. Трудовые ресурсы могут классифицироваться не только по категориям персонала, но и по специальностям, должностям, характеру работы. Указанное сравнение также позволяет сделать выводы о соотношениях между категориями персонала в целом по организации.

Непосредственно анализ обеспеченности учреждения трудовыми ресурсами необходимо начинать с выяснения перечня нормативов, используемых в учреждении для планирования труда персонала, а также плановых показателей, утверждаемых вышестоящими организациями. (в т.ч. штатные нормативы, штатное расписание, нормы управляемости и т.п.) Анализ состоит в сравнении фактических показателей с их плановыми и нормативными значениями, а также расчете и оценке изменения ряда производных показателей.

Далее целесообразно рассмотреть показатель уровня укомплектованности, который характеризует полноту соответствия фактически занятых должностей утвержденному их количеству по штатному расписанию. При этом сопоставляются «утверждено по штатному» и «фактически занято должностей», определяются абсолютные отклонения и коэффициент укомплектованности. Анализ проводится, как правило, на определенную дату. Работники делятся по категориям, должностям, отделам и т.п.

Однако сравнение фактически занятых должностей с плановым количеством штатных должностей не позволяет достоверно оценить укомплектованность штатов при наличии отклонений фактического объема работы учреждения от планового. В этом случае необходимо выявить реально требующееся в соответствии с нормативами обслуживания количество штатных должностей, а затем — количество излишних (недостающих) должностей по категориям персонала.

Методика определения недостающих должностей рассмотрена подробно в пособиях Панкова Д.А., Головковой Е.А., Данилова Е.Н.

Как правило, количество сотрудников, работающих в учреждении, меньше количества занятых штатных должностей. В связи с этим анализ обеспеченности учреждения трудовыми ресурсами предполагает оценку уровня совместительства по категориям персонала.

Если наблюдается недоукомплектация штатов, фактический уровень совместительства выше номинального за счет выполнения специалистами в течение основного рабочего времени некоторого объема работ, необходимого для выполнения учреждением своих функций, но не включаемого в объем работы по основной и совмещаемой должностям. Данный объем работы может оформляться и оплачиваться как расширение зоны обслуживания, совмещение профессий, функций и должностей, поэтому в расчете на физическое лицо его можно рассматривать как уровень совмещения.

Выполнение объема работы, не охваченного совместительством, совмещением, расширением зон обслуживания обеспечивается повышением интенсивности труда специалистов, что может сказываться на качестве оказываемых услуг.

Эффективность труда – один из основных показателей труда в организациях, имеющих практическое значение в управлении организацией и оценке ее результатов деятельности. В коммерческих организациях эффективность труда характеризуется выработкой – отношением объема выпущенной продукции (услуг) в стоимостном выражении к численности работников. В бюджетных же организациях результат работы выражается не в объеме выпущенной продукции, а, как правило, в оказанных услугах социально значимого характера, не находящих прямого отражения на счетах бухгалтерского учета и, следовательно не имеющих стоимостного выражения. Таким образом, оценка эффективности труда имеет свою специфику в бюджетных организациях.

Эффективность труда в бюджетных организациях может характеризоваться показателями выработки, нагрузки и уровня обслуживания. Применение того или иного показателя зависит от характера деятельности и измерителей объема оказываемых услуг конкретной бюджетной организации.

В НИИ: Выработка = V собств силами/ Ч

В поликлиниках и библиотеках: Нагрузка = Количество посещений (книговыдачи)/Ч

В больницах, УВО, колледжах и т.п.: Уровень обслуживания = Количество койко-дней (студентов, выпускников, учащихся)/Ч.

При этом показатели эффективности труда могут быть рассчитаны как на 1 специалиста (физическую единицу), так и на 1 должность. Производительность рассчитывается, как правило, по организации в целом и по основной группе работников.

Показатели определяются за период (среднегодовые, среднеквартальные, среднемесячные).

Сопоставление производится с прошлыми периодами (за ряд лет) и с планом. Выявляются тенденции изменения и отклонение от плана.

Обязательно проводится анализ влияния факторов на эффективность труда.

На изменение производительности могут влиять факторы:

-экстенсивные (полнота использования рабочего времени, изменение численности и структуры работников);

-интенсивные (изменение интенсивности труда отдельных работников).

Расчет влияния факторов проводится способами и приемами детерминированного факторного анализа.

4.4 Анализ использования рабочего времени

Величина рабочего времени устанавливается путем планирования дней работы на протяжении календарного периода и регламентации продолжительности рабочей недели и рабочего дня в зависимости от характера должности и условий работы.

Для анализа величины и использования рабочего времени можно использовать данные следующих источников информации:

• НПА об установлении рабочего времени

• Локальные НПА, регламентирующие рабочее время (в т.ч. графики работ, сменности, приказы по кадрам)

• материалов табельного учета;

• статистические отчеты по труду

• штатного расписания, тарификации.

Анализ использования рабочего времени осуществляется путем сравнения фактического количества рабочих дней с плановым в расчете на одну должность и на весь персонал.

При этом выделяются фонды времени:

Календарный фонд – общее кол-во дней в году;

Номинальный фонд = Календарный фонд – праздничные и выходные дни по графику работы организации;

Активный фонд = Режимное рабочее время = Номинальный фонд – нормируемые целодневные невыходы на работу (очередные и учебные отпуска, отпуска по беременности, неявки по болезни и в связи с выполнением государственных обязанностей)

Полезный фонд = Факт отработанное время = Активный фонд – ненормируемые целодневные невыходы на работу (прогулы).

Для оценки уровня использования рабочего времени применяются показатели, характеризующие соотношение между отдельными элементами баланса рабочего времени, которые рассчитываются по следующим формулам:

1) коэффициент использования номинального фонда рабочего времени:

Кном = Такт / Тном;

2) коэффициент эффективного использования номинального фонда рабочего времени:

Кэ.ном = Тпол / Тном;

3) коэффициент потерь рабочего времени:

Кпот = Кпот / Такт;

4) коэффициент работы в выходные и праздничные дни:

Кпразд = Тпразд / Тном;

где Тном — номинальный фонд рабочего времени;

Такт — активный фонд рабочего времени;

Тпол — полезный фонд рабочего времени;

Тпот — потери (ненормированные невыходы);

Тпразд — время, отработанное в выходные и праздничные дни.

В отдельных организациях могут иметь место отличные от других подходы к определению элементов баланса рабочего времени.

Так в стационарных учреждениях здравоохранения (больницах) при анализе рабочего времени календарный фонд включает в себя фонд внерабочего времени (выходные и праздничные дни) и номинальный фонд рабочего времени, который в учреждениях здравоохранения увеличивается на количество дней, отработанных персоналом больницы в выходные и праздничные дни.

К сожалению, в последнее время баланс рабочего времени в практике бюджетных организаций составляется редко.

Необходимо также отметить, что затраты рабочего времени не дают еще полного представления о загруженности работников в течение рабочего дня и отчетного периода в целом, об интенсивности их работы и ее эффективности с точки зрения получения конкретных конечных результатов.

4.5 Анализ формирования и использования фонда заработной платы

В каждой организации определяется фонд заработной платы (далее – ФЗП), т.е. сумма денежных средств, необходимая для оплаты труда за выполнение установленного объема работ.

Потребность учреждения в денежных средствах, используемых на оплату труда персонала, регулируется планом по фонду заработной платы. Фонд заработной платы планируется исходя из планового числа штатных должностей и среднего размера должностных окладов, а также надбавок, доплат и прочих денежных выплат персоналу. При изменении условий оплаты труда в течение года сметные назначения по фонду заработной платы корректируются. Поэтому целесообразно ознакомиться также с расчетами к бюджетной смете и провести сравнение показателей фактического расходы по ФЗП как с откорректированными так и с исходными сметными назначениями, а также проверить обоснованность корректировок.

Анализу подвергается структура фонда заработной платы в разрезе подразделений, должностей, отдельных видов начислений и т.п. Сравнение производится с плановыми значениями и фактическим уровнем предыдущих лет.

Снижение удельного веса и динамики основной заработной платы при одновременном росте величины дополнительной заработной платы свидетельствует о наличии негативных тенденций в существующей в учреждении системе оплаты труда. Потеря основной заработной платой своей значимости является неблагоприятным и недопустимым фактором, влияющим в первую очередь на качество труда.

Также изучается влияние на величину ФЗП таких факторов как численность работников и средняя заработная плата. Расчет влияния производится методами элиминирования.